В современных условиях трудовые книжки остаются важным документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. Поэтому правильное их ведение, хранение, учет и выдача регламентируются нормативными актами и возлагаются на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
• Пункт 45 указанных Правил прямо указывает, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
• С 1 сентября 2021 года вступил в силу упрощённый порядок учёта бланков трудовых книжек: учёт осуществляется на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, назначенного приказом.
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) действуют аналогичные положения: руководитель компании назначает ответственного за работу с ЭТК, что фиксируется в отдельном приказе.

Кто может быть назначен ответственным?

Согласно практике и разъяснениям контролирующих органов (КонсультантПлюс, Гарант, БУХ.1С), ответственным за трудовые книжки может быть:

1. Специалист отдела кадров – наиболее распространённый вариант, поскольку кадровая служба непосредственно взаимодействует с трудовыми отношениями сотрудников.
2. Бухгалтер – в некоторых организациях учёт трудовых книжек ведётся бухгалтерией, особенно когда книжки используются для начисления страховых взносов.
3. Другое уполномоченное лицо – например, секретарь, юрист или руководитель подразделения, если это предусмотрено внутренними нормативными актами.
4. Руководитель организации – в случае, если приказ о назначении ответственного лица не издан, обязанности по ведению трудовых книжек автоматически переходят к директору (генеральному директору, ИП и т.д.).

Важно: лицо, ответственное за свои собственные трудовые книжки, не может ставить подпись в своей книжке при поступлении на работу и увольнении – подпись ставит уполномоченное лицо (как правило, руководитель или кадровый специалист), а не сам работник.

Процедура назначения ответственного лица

1. Подготовка проекта приказа – включает реквизиты организации, ссылку на пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ФИО и должность назначаемого сотрудника.
2. Согласование с юридической службой (при необходимости) – проверка соответствия внутренним локальным актам и трудовому законодательству.
3. Издание приказа – подписывается руководителем организации (директором, генеральным директором). Приказ может быть оформлен как распоряжение или приказ по личному составу.
4. Ознакомление сотрудника под роспись – назначаемое лицо получает копию приказа и расписывается в журнале ознакомления.
5. Внесение изменений в локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения о кадровой службе) – фиксируются новые обязанности.
6. Обеспечение материально‑технических условий – предоставление шкафа или сейфа для хранения трудовых книжек, журнала учёта movement, бланков и вкладышей.

Обязанности ответственного за ведение трудовых книжек

• Ведение трудовых книжек – запись сведений о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других событиях трудовой деятельности.
• Хранение – обеспечение сохранности книжек в условиях, исключающих повреждение, утрату или несанкционированный доступ (сейф, металлический шкаф, ограниченный доступ).
• Учёт – ведение журнала учёта движения трудовых книжек и вкладышей (приход, выдача, возврат). С учёт бланков осуществляется по запросу ответственного лица.
• Выдача – выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении, а также предоставление выписок и справок по требованию работника или государственных органов.
• Контроль за соблюдением порядка заполнения – проверка правильности записей, отсутствие исправлений, наличие подписей уполномоченных лиц и печатей организации.
• Работа с электронными трудовыми книжками (ЭТК) – при переходе на ЭТК ответственное лицо обеспечивает внесение данных в систему, взаимодействие с ПФР и хранение электронных копий.
• Информирование сотрудников – разъяснение порядка получения трудовой книжки, процедуры её восстановления при утере или порче.

Ответственность за нарушения

На ответственное лицо возлагаются следующие виды ответственности:

• Дисциплинарная – за несвоевременное внесение записей, утрату или повреждение трудовой книжки (выговор, замечание, увольнение по статье ТК РФ).
• Административная – штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек) – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц.
• Материальная – возмещение ущерба, если из‑за неправильного ведения книжки работник понес убытки (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).

В случае отсутствия приказа о назначении ответственного лица, все указанные обязанности и риски ложатся на руководителя организации.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

ПРИКАЗ
№ ___ от «__» __________ 202__ г.
г. _______________

О назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,
утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225
«О трудовых книжках»,
ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу
 трудовых книжек и вкладышей в них Иванова Ивана Петровича,
 должность – специалист отдела кадров.

Возложить на указанное лицо следующие обязанности:
 ー ведение трудовых книжек (внесение записей о приёме, переводе,
 увольнении, награждениях и т.д.);
 ー хранение трудовых книжек в условиях, обеспечивающих их
 сохранность (сейф, металлический шкаф с ограниченным доступом);
 ー ведение журнала учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
 ー выдача трудовых книжек сотрудникам при увольнении и
 предоставление выписок по требованию;
 ー контроль за правильностью заполнения трудовых книжек;
 ー работа с электронными трудовыми книжками (при наличии);
 ー информирование сотрудников о порядке получения и восстановления
 трудовых книжек.

Ознакомить Ivanova I.P. с настоящим приказом под роспись.
Контроль за исполнением приказа возложить на директора
 организации Петрова Сергея Владимировича.

Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Директор ___________________ /Петров С.В./
М.П.

Приказ составляется от имени директора (руководителя организации) и является основанием для внесения изменений в должностную инструкцию ответственного сотрудника.

Ответственный за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек – это специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя в соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ). Основные функции такого сотрудника включают непосредственное ведение записей в трудовых книжках, их надёжное хранение, ведение учёта движения бланков и вкладышей, выдачу документов сотрудникам и контроль за соблюдением установленного порядка.

При отсутствии назначения ответственного лица все эти обязанности автоматически переходят к руководителю организации, который несёт дисциплинарную, административную и материальную ответственность за возможные нарушения.

Соблюдение установленного порядка не только обеспечивает законность кадрового документооборота, но и защищает права работников на подтверждение своего трудового стажа, что особенно важно при назначении пенсий, получении социальных выплат и трудоустройстве.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Гарант, БУХ.1С, образцы приказах) и актуальна на 21 мая 2026 года.