В современных организациях ведение трудовых книжек (ТК) – это не просто формальность, а важная часть кадрового и бухгалтерского учёта․ Ответственное лицо, назначенное приказом работодателя, несёт обязанности по хранению, учёту, выдаче и оформлению ТК и вкладышей в них․ Часто эту функцию выполняет бухгалтер, особенно в небольших компаниях, где кадровый отдел отсутствует или совмещён с бухгалтерией․
Нормативная база
Основным документом, регулирующим порядок ведения и хранения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»․ В пункте 45 указано, что работодатель обязан назначить лицо, ответственное за:
- ведение трудовых книжек;
- их хранение;
- учёт бланков ТК и вкладышей;
- выдачу трудовой книжки работнику при увольнении․
На основании этого пункта издаётся приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них․
Кто может быть ответственным?
Согласно практике и рекомендациям экспертов (КонсультантПлюс, Современный предприниматель), ответственным за ведение ТК обычно назначают:
- специалиста кадровой службы;
- работника бухгалтерии (особенно в малых и средних предприятиях);
- должностное лицо, осуществляющее делопроизводство и документооборот․
В небольших организациях, где нет отдельного отдела кадров, бухгалтер часто совмещает функции учёта заработной платы и ведения трудовых книжек․
Процедура назначения
Назначение ответственного лица оформляется приказом руководителя организации․ Примерная форма приказа (октябрь 2025) выглядит следующим образом:
- В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых постановлением Правительства РФ от № 225, приказываю:
- Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них должность, Ф․И․О․ (например, бухгалтера Иванову Анну Petrovну)․
- Определить порядок взаимодействия ответственного лица с бухгалтерией, кадровой службой и кассой организации․
- Контроль исполнения приказа возложить на руководителя подразделения․
Приказ подписывается директором (или уполномоченным лицом) и доводится до сведения всех сотрудников под роспись․
Обязанности ответственного за ведение ТК
Согласно пункту VIII «Учет и хранение трудовых книжек» (КонсультантПлюс), ответственное лицо обязано:
- Ежемесячно представлять в бухгалтерию отчёт о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также о суммах, полученных за оформленные ТК и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации․
- Обеспечивать правильное заполнение разделов ТК (сведения о работе, наградах, переводах и т․д․) в соответствии с трудовым законодательством․
- Хранить трудовые книжки в условиях, исключающих их повреждение, утрату или несанкционированный доступ (например, в металлическом шкафу с ограниченным доступом)․
- Выдавать трудовую книжку работнику при увольнении под расписку в журнале учёта выдачи ТК․
- Вести учёт полученных бланков ТК и вкладышей, контролировать их расход и своевременно заказывать новые формы․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Ответственное лицо может быть назначено также за ведение ЭТК․ Приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек оформляется аналогично бумажному варианту, но в нём указываются дополнительные обязанности:
- Внесение сведений о трудовой деятельности сотрудника в информационную систему ПФР․
- Контроль корректности данных, загружаемых работодателем в ЭТК․
- Обеспечение конфиденциальности и защиты персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»․
- Ежемесячная сверка данных в ЭТК с данными бухгалтерского учёта (начисления, удержания, выплаты)․
На практике таким лицом часто назначают работника кадровой службы или бухгалтера, поскольку у них уже есть доступ к необходимым сведениям о сотрудниках․
Ответственность за ошибки
Ошибки в ведении трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) могут повлечь административную и, в некоторых случаях, уголовную ответственность работодателя․ К основным последствиям относятся:
- Штрафы за неправильное оформление или отсутствие записи в ТК (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Отказ в приёме на работу из‑за недостоверных сведений в ТК․
- Возмещение ущерба сотруднику, если из‑за ошибки в ТК он лишился пособий, пенсии или других выплат․
- При систематических нарушениях – возможное привлечение к уголовной ответственности по ст․ 199․1 УК РФ (уклонение от уплаты налогов, если ошибка привела к занижению налоговой базы)․
Поэтому важно, чтобы ответственное лицо проходило обучение, регулярно обновляло знания по изменениям в законодательстве и использовало проверенные шаблоны приказов и форм отчётности․
Пример приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (2026 г․)
Приказ № 123 от
О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них
В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждёнными постановлением Правительства РФ от № 225, приказываю:
- Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них бухгалтера Иванову Анну Петровну (табельный номер 1025)․
- Определить, что Иванова А․П․ обязана:
- Вести учёт бланков ТК и вкладышей, ежемесячно предоставлять в бухгалтерию отчёт о их наличии и движении;
- Обеспечивать правильное заполнение разделов ТК при приёме, переводе и увольнении сотрудников;
- Хранить ТК в металлическом шкафу с ограниченным доступом;
- Выдавать ТК работнику при увольнении под расписку в журнале учёта выдачи;
- При переходе на электронные трудовые книжки – вносить сведения в информационную систему ПФР и контролировать их корректность․
- Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера организации Сидорова Ивана Сергеевича․
- Настоящий приказ вступает в силу с дня его подписания;
Директор: _____________________ / Петров П․П․ /
С приказом ознакомлен(а): _____________________ / Иванова А․П․ /
Ответственный за ведение трудовых книжек – ключевая фигура в обеспечении законности кадрового учёта и защите прав сотрудников․ Назначение бухгалтера на эту должность оправдано в условиях, когда бухгалтерия уже занимается начислением заработной платы, удержаниями и отчётностью в фонды․ Чёткое соблюдение нормативных требований, регулярная отчётность и обучение персонала позволяют минимизировать риски ошибок и связанных с ними санкций․
Следует помнить, что успех в данной области зависит не только от правильного оформления приказа, но и от ежедневной дисциплины ответственного лица, его внимательности к деталям и готовности оперативно реагировать на изменения в законодательстве․