С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это изменение затрагивает не только порядок ведения кадровой документации, но и распределение правовых обязанностей между работодателями, работниками и специалистами, обеспечивающими работу информационных систем․ Ниже подробно рассмотрены основные аспекты ответственности, связанные с ЭТК․

Нормативная база

Основные документы, регулирующие электронные трудовые книжки:

• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (с поправками, вступившими в силу с );
• Приказ Минтруда России от № 489н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работникам в электронном виде»;
• Постановление Правительства РФ от № 1234 «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек»;
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (в части обработки данных, содержащихся в ЭТК)․

Ответственность работодателя

Обеспечение доступа к ЭТК

Работодатель обязан:

• Обеспечить каждому сотруднику возможность ознакомиться с электронной трудовой книжкой в личном кабинете на портале «Работа в России» (или иной утверждённой системе);
• Своевременно вносить сведения о приёме, переводе, увольнении, награждениях и иных событиях, влияющих на трудовой стаж;
• Предоставлять работнику выписку из ЭТК по его требованию в электронном виде без взимания платы․

Сохранность и конфиденциальность данных

На работодателя возлагается ответственность за:

• Защиту персональных данных от несанкционированного доступа, уничтожения, искажения или распространения (ст․ 18‑21 ФЗ‑152);
• Обеспечение резервного копирования и восстановления данных в случае сбоя информационной системы;
• Соблюдение требований по хранению электронных документов не менее 50 лет после прекращения трудового отношения (ст․ 66 ТК РФ)․

Ответственность за ошибки и недостоверные сведения

Если в ЭТК будут внесены неверные данные (например, о дате приёма, должности, причине увольнения), работодатель несет:

• Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб․);
• Возможную гражданско‑правовую ответственность за вред, причиненный работнику (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии);
• Дисциплинарную ответственность должностных лиц, ответственных за ведение кадровой документации․

Ответственность работника

Работник также имеет определённые обязанности в отношении ЭТК:

• Своевременно информировать работодателя о изменениях личных данных (ФИО, паспортные данные, номер СНИЛС), необходимых для корректного ведения книжки;
• Проверять достоверность внесённых сведений (например, через личный кабинет) и в случае выявления неточностей немедленно сообщать об этом работодателю;
• При отказе от бумажной трудовой книжки подать соответствующее заявление в письменной форме (электронный документ с ЭЦП)․

Нарушение этих обязанностей может повлечь:

• Предупреждение или замечание со стороны работодателя;
• В случае умышленного предоставления ложной информации – дисциплинарное взыскание (выговор, увольнение по статье 81 ТК РФ) и возможную административную ответственность за дачу ложных показаний․

Ответственность поставщиков программного обеспечения и операторов информационных систем

Компании, разрабатывающие и поддерживающие платформы для ведения ЭТК, несут:

• Ответственность за соответствие своих продуктов требованиям ФЗ‑152 и приказам Минтруда (сертификация, прохождение аттестации);
• Гражданско‑правовую ответственность за ущерб, вызванный сбоями в системе (например, потеря данных, невозможность формирования выписки);
• Обязанность обеспечивать техническую поддержку и своевременное обновление систем в соответствии с изменениями законодательства․

Особенности переходного периода и одновременного использования бумажных и электронных книжек

Согласно действующим нормам, до 31 декабря 2025 года работник мог выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки․ С 01 января 2026 года:

• Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, обе формы считаются действительными одновременно;
• В случае противоречий между бумажным и электронным вариантами приоритет отдается сведениям, внесённым позже, при условии их подтверждения документально;
• Работодатель обязан обеспечить синхронизацию данных между двумя формами, иначе может быть привлечён к ответственности за недостоверность трудового стажа․

Рекомендации по минимизации рисков

1. Провести внутренний аудит кадровых процессов и адаптировать их под требования ЭТК (внедрение чек‑листов по внесению данных, контрольные точки перед отправкой в систему)․
2. Обучить сотрудников отдела кадров и руководителей работе с электронной системой, включая вопросы защиты персональных данных․
3. Внедрить многофакторную аутентификацию и шифрование данных при передаче и хранении․
4. Регулярно проводить резервное копирование и тестирование восстановления данных․
5. Установить чёткий регламент взаимодействия с работником по проверке и подтверждению сведений в ЭТК (например, ежемесячная выписка на электронную почту)․
6. При обнаружении ошибок немедленно вносить исправления с указанием даты и основания исправления, а также уведомлять работника․

Внедрение электронных трудовых книжек направлено на повышение прозрачности, доступности и надёжности учёта трудовой деятельности․ Однако успех этой реформы напрямую зависит от корректного распределения ответственности между всеми участниками трудовых отношений․ Соблюдение законодательных требований, обеспечение защиты данных и своевременное исправление ошибок позволяют минимизировать правовые риски и гарантировать, что трудовой стаж каждого работника будет учтён корректно и защищён от потери․