Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённый Приказом Минтруда России № 320н от ) закрепляет ответственность за организацию работы по ведению, учёту, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них на работодателе. Ниже подробно рассмотрены все требования, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать административных и уголовных последствий.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Кто несёт ответственность?
3. Требования к месту и способу хранения
4. Учёт и регистрация трудовых книжек
5. Выдача и возврат трудовых книжек
6. Ответственность за нарушения
7. Рекомендации и лучшие практики
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ № 225 от  «О правилах ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями по состоянию на 2023 г.)
• Приказ Минтруда России № 320н от  «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Приказ Минфина России от  № 55н «Об обязательном наличии в организации бланков трудовых книжек и вкладышей»
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 67)

Все эти документы взаимосвязаны, но именно пункт 45 Постановления 225 определяет обязанность работодателя обеспечить надёжное хранение трудовых книжек и вести их учёт.

Кто несёт ответственность?

Согласно пункту 45:

• Работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) – главный ответственный за организацию хранения.
• Назначается ответственное лицо (обычно кадровик или специалист по документообороту), которое непосредственно контролирует:
  • соблюдение условий хранения;
  • учёт выдачи и возврата трудовых книжек;
  • своевременное пополнение запасов бланков.
• В случае нарушения – работодатель несёт административную и (в редких случаях) уголовную ответственность.

Требования к месту и способу хранения

Физические характеристики помещения

• Помещение должно быть закрытым, ограниченным доступом (замки, система контроля доступа).
• Необходимо обеспечить противопожарную безопасность:
  • использовать несгораемый, опечатанный сейф (класс защиты EI‑2 или выше) или металлический запираемый шкаф, отвечающий требованиям пожарной безопасности;
  • в помещении должны быть установлены противопожарные сигнализации и средства пожаротушения (порошковые, газовые системы).
• Для помещений с окнами обязательна установка решёток или иных средств, исключающих несанкционированный доступ извне.
• Температурный режим – от +5 °C до +25 °C, относительная влажность 30‑60 % (избегать конденсации).
• Запрещено хранить книжки рядом с химическими, электро- и магнитными источниками, которые могут повредить бумагу.

Оборудование для хранения

1. Сейфы – предпочтительный вариант для организаций, где количество книжек превышает 100 штук. Сейфы должны иметь:
   • огнеупорный корпус (минимум 30 минут выдержки при температуре 850 °C);
   • механический или электронный замок с журналом доступа;
   • внутреннюю полку/ящейки, позволяющие разместить книжки вертикально без перегиба.
2. Металлические запираемые шкафы – допустимы, если они:
   • изготовлены из листовой стали толщиной не менее 1 мм;
   • имеют замок с ключом и возможность вести журнал входов‑выходов;
   • установлены в помещении, отвечающем требованиям пожарной безопасности.
3. Контейнеры для временного хранения (например, при переезде) – должны быть герметичными и помещаться в основной сейф/шкаф.

Организация пространства внутри хранилища

• Трудовые книжки хранятся вертикально, в оригинальном виде, без скрепок и скоб.
• Для удобства учёта используют разделители (по подразделениям, датам выдачи, статусу «в работе», «в архиве»).
• Не допускается хранение книжек в сложенных стопках – это повышает риск повреждения и затрудняет поиск.

Учёт и регистрация трудовых книжек

Ведение реестра

В реестре (бумажном или электронном) фиксируются следующие сведения:

Электронный учёт

• Разрешено использовать специализированные программы (1С:Зарплата и кадры, SAP HR и др.).
• Электронный реестр должен быть защищён паролем и регулярно резервироваться.
• При любом изменении (выдача, возврат, утеря) в реестр вносится запись в течение одного рабочего дня.

Сопроводительные документы

• При выдаче книжки сотруднику подписывается акт выдачи (в двух экземплярах – один остаётся у работодателя).
• При возврате – акт возврата (с указанием состояния книжки).
• В случае утери – акт утраты и заявление о выдаче дубликата.

Выдача и возврат трудовых книжек

При приёме на работу

1. Сотруднику вручается оригинальная трудовая книжка, подписывается акт выдачи.
2. В реестр вносится запись о дате выдачи и номере книжки.

При увольнении (прекращении трудового договора)

1. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после даты увольнения.
2. Заполняются все обязательные записи (дата увольнения, причина, подпись работодателя).
3. Подписывается акт возврата.

При переводе внутри организации

Книжка остаётся у сотрудника, но в ней вносятся новые записи о смене подразделения. При необходимости временного изъятия книжки (например, для проверки) оформляется служебная записка.

Ответственность за нарушения

Кроме финансовых санкций, инспекция труда может потребовать временное прекращение деятельности организации до устранения нарушений.

Рекомендации и лучшие практики

• Регулярные проверки – проводить внутренний аудит хранения раз в квартал.
• Обучение персонала – проводить инструктаж ответственных за хранение сотрудников минимум раз в полугодие.
• Резервный план – иметь дублирующий набор бланков трудовых книжек в отдельном, но также защищённом месте.
• Контроль доступа – использовать электронные системы контроля (карточки, биометрия) и вести журнал входов‑выходов.
• Документирование изменений – любые изменения в порядке хранения фиксировать в приказе организации.
• Страхование – рассмотреть возможность страхования от потери или повреждения трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли хранить трудовые книжки в несгораемом сейфе?

Да, если количество книжек превышает 100 штук или если организация относится к категории повышенного риска (производство, склад). Для небольших компаний допускается металлический запираемый шкаф, но он также должен соответствовать требованиям пожарной безопасности.

Можно ли хранить трудовые книжки в обычном офисном шкафу?

Нет. Обычный офисный шкаф без огнеупорных свойств и без надёжного замка не отвечает требованиям пункта 45 и может стать причиной административного штрафа.

Что делать, если книжка потерялась?

1. Составить акт утраты и оформить заявление работника о выдаче дубликата.
2. Внести запись в реестр о потере.
3. Получить новый бланк у уполномоченного органа (Министерство труда) и оформить дубликат.

Как часто нужно проводить проверку состояния книжек?

Рекомендуется проводить проверку каждый квартал. При обнаружении повреждений – заменить книжку на новую (с согласия работника).

Можно ли вести электронный реестр без бумажного?

Да, электронный реестр допускается, но оригинальные трудовые книжки остаются обязательными документами, которые необходимо хранить в соответствии с пунктом 45.

Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек накладывает на работодателя строгие обязательства по организации безопасного, контролируемого и документированного хранения трудовых книжек. Соблюдение требований к помещению, использованию огнеупорных сейфов или запираемых шкафов, ведению реестра и своевременной выдаче/возврату книжек позволяет избежать штрафов, сохранить трудовые права работников и поддерживать порядок в кадровой документации.

При правильной организации процесса хранение трудовых книжек становится простой и надёжной частью кадровой политики любой организации.