Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника. Когда работник берёт её домой, а затем теряет, перед работодателем встаёт ряд юридических вопросов:
- Кто несёт ответственность за утрату?
- Какие действия необходимо предпринять, чтобы восстановить запись о трудовом стаже?
- Можно ли требовать от работника компенсацию за потерю?
В этой статье мы подробно разберём правовую основу, практические шаги и рекомендации, которые помогут решить проблему быстро и без конфликтов.
Правовой статус трудовой книжки
Трудовая книжка (ТК) – документ, установленный Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Согласно статье 62 ТК РФ:
- Трудовая книжка выдается работодателем работнику при приёме на работу.
- Работник обязан хранить ТК в надлежащих условиях и возвращать её работодателю по требованию.
- Работодатель обязан вносить в ТК сведения о трудовом стаже, изменениях в условиях труда и т.д.
Таким образом, ТК остаётся собственностью работодателя, а её хранение – обязанность работника.
Кто несёт ответственность за утрату?
Согласно статье 62 ТК РФ, работник несёт материальную ответственность за утрату или порчу трудовой книжки, если:
- Утрата произошла по его вине (небрежность, потеря, кража, уничтожение).
- Работник не предоставил ТК в срок после получения требования от работодателя.
Если же утрата произошла по вине третьих лиц (например, кража в общественном месте), работник всё равно остаётся ответственным, но в этом случае возможна компенсация расходов на восстановление ТК.
Исключения
Ответственность может быть смягчена, если:
- Трудовой договор был расторгнут, и работник уже не имеет обязательств перед работодателем.
- Трудовая книжка была утеряна в результате стихийного бедствия (наводнение, пожар) – в этом случае работник может потребовать возмещение только реальных расходов.
Что делает работодатель при утрате ТК?
Шаг 1. Зафиксировать факт утраты
Составьте акт о факте утраты трудовой книжки совместно с работником. В акте указываются:
- Дата и место утраты (по возможности – обстоятельства).
- Подписи обеих сторон.
- Ссылка на статью 62 ТК РФ.
Шаг 2. Требовать от работника возмещения расходов
Согласно статье 236 ТК РФ, работодатель имеет право потребовать от работника возмещения расходов, связанных с восстановлением ТК. Обычно это:
- Оплата государственной пошлины за выдачу дубликата (в 2026 г. – 200 руб., но уточняйте актуальные тарифы).
- Оплата услуг нотариуса (если требуется заверение заявления).
Шаг 3. Оформление заявления о выдаче дубликата
Работник подаёт в отдел по работе с персоналом (или в территориальный орган Пенсионного фонда) заявление о выдаче дубликата ТК. В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Причина утраты (ссылка на акт).
- Подтверждающие документы (копия паспорта, справка о потере, если есть).
Работодатель подписывает заявление, подтверждая, что сведения о трудовом стаже будут внесены в дубликат.
Шаг 4. Внесение записей в дубликат
После получения дубликата, работодатель обязан заново внести все записи о:
- Дата приёма на работу и дата увольнения.
- Должность, разряд, условия труда.
- Все изменения, отражённые в предыдущей ТК (переводы, повышения, отпуска и т.д.).
Если оригинальная ТК недоступна, работодатель может использовать:
- Копии приказов о приёме, переводе, увольнении.
- Записи в личном деле сотрудника.
- Сведения из Пенсионного фонда (справка о страховом стаже).
Как избежать подобных ситуаций в будущем?
Политика хранения ТК
Рекомендуется включить в локальные нормативные акты (ЛНА) пункт о том, что:
- Трудовая книжка выдаётся сотруднику только при необходимости (например, при переводе в другую организацию).
- При увольнении ТК возвращается работодателю в течение 3 дней.
- В случае утери сотрудник обязан немедленно сообщить об этом и возместить расходы.
Электронные альтернативы
С 2023 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если ваш бизнес использует ЭТК, риск потери физического документа исчезает. При этом:
- Все записи вносятся автоматически через портал Госуслуг.
- Сотрудник может просматривать свою трудовую историю онлайн.
- Утрата бумажного варианта не влияет на наличие официальных данных.
Примерный образец акта о факте утраты
АКТ О ФАКТЕ УТРАТЫ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ г. ____________ «___» ___________ 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: ________________________, директор (или иное должностное лицо) ________________________, действующий(ая) на основании ____________, с одной стороны, ________________________, работник (ФИО), паспорт: ____________, выдан ____________, с другой стороны, составили настоящий акт о том, что работник утратил трудовую книжку (серия ___, № ___) при обстоятельствах, указанных ниже: - Дата и место утраты: «___» ___________ 2026 г., ______________________. - Обстоятельства: ________________________________. Стороны подтверждают, что работник обязуется возместить работодателю расходы, связанные с выдачей дубликата, в размере ___________ рублей, а также предоставить все необходимые документы для восстановления записей. Подписи: _____________________/Работодатель _____________________/Работник
Утрата трудовой книжки – неприятная, но решаемая ситуация. Ключевые моменты, которые необходимо помнить работодателю:
- Трудовая книжка остаётся собственностью работодателя – работник обязан её хранить и возвращать.
- Работник несёт материальную ответственность за утрату, если она произошла по его вине.
- Необходимо оформить акт о факте утраты, потребовать возмещения расходов и оформить заявление на дубликат.
- Для предотвращения подобных проблем рекомендуется использовать электронные трудовые книжки и прописать чёткие правила в локальных нормативных актах.
Соблюдая перечисленные шаги, вы сможете быстро восстановить документ, сохранить правовую чистоту отношений с сотрудником и минимизировать финансовые потери.
Автор статьи: юридический консультант, специализирующийся на трудовом праве.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.