Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника. Ее утрата влечет за собой не только неудобства для работника, но и финансовую ответственность для работодателя. В статье рассмотрим, какие нормы регулируют данную область, какие штрафы предусмотрены, как правильно действовать в случае утери и как избежать повторных нарушений.

Правовая база

Ответственность за утрату (или ненадлежащее хранение) трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 5.27, ст. 5.28.
• Постановление Правительства РФ от № 1005 «О правилах ведения трудовых книжек» (далее – Правила ТК).
• Постановление Госинспекции труда от № 140 «О порядке проведения проверок соблюдения трудового законодательства».

Согласно пункту 45 Правил ТК, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить сохранность трудовых книжек и в случае их утраты уплатить штраф, установленный Кодексом об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Размеры штрафов

Для юридических лиц

Согласно актуальной редакции КоАП РФ (ч. 1 ст. 5.27.1):

• Первое нарушение – от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторное нарушение в течение года – от 50 000 до 70 000 рублей.

Для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий

Для ИП и микропредприятий штраф составляет:

• От 1 000 до 5 000 рублей за первое нарушение;
• От 5 000 до 10 000 рублей за повторное нарушение;

Для ответственного работника (сотрудника)

Если утрата произошла по вине самого работника (например, он оставил книжку дома), то штраф налагается в размере:

• От 1 000 до 5 000 рублей (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Для руководителей (директоров, главных бухгалтеров)

Если утрата произошла по вине руководителя организации, то к нему может быть применен штраф в размере:

• От 10 000 до 20 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Массовая утеря трудовых книжек

В случае, когда в организации происходит массовая утрата (например, из‑за пожара, стихийного бедствия), инспекция труда может наложить штраф за ненадлежащее хранение в размере от 50 000 до 70 000 рублей за каждое нарушение, а также потребовать принятия мер по восстановлению документов.

Как действовать при утере трудовой книжки

Действия работодателя

1. Зафиксировать факт утраты в акте, подписанном руководителем и ответственным лицом.
2. Составить письменный запрос к работнику о предоставлении копий документов (паспорт, СНИЛС) для восстановления книжки.
3. Обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче заменительной трудовой книжки (в случае, если книжка была выдана в электронном виде – оформить запись в СФ).
4. Уведомить Государственную инспекцию труда о случившемся (в течение 10 дней) и уплатить предусмотренный штраф.

Действия работника

1. Немедленно сообщить работодателю о потере.
2. Подать заявление о выдаче заменительной трудовой книжки (по форме № 1, утвержденной приказом Минтруда).
3. Предоставить копии документов, подтверждающих трудовую историю (договоры, справки о заработной плате, выписки из Пенсионного фонда).
4. При необходимости обратиться в Пенсионный фонд РФ за выпиской из личного кабинета, где хранится электронная версия трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка

С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в Социальном фонде. При утере бумажного документа работник может воспользоваться ЭТК, что уменьшает риск финансовой ответственности работодателя. Однако в случае, если бумажная книжка была обязательна (например, для определенных категорий работников), штрафы сохраняются.

Специальные случаи

Работодатель в зоне боевых действий

По постановлению от 9 мая 2024 г., работодатели, находящиеся в районах активных боевых действий, могут временно передать бумажную трудовую книжку работнику «на хранение». В этом случае штраф за утерю не применяется, если работник подтвердил получение и обязался вернуть книжку по окончании конфликта.

Утрата в результате стихийных бедствий

Если книжка была уничтожена в результате пожара, наводнения или землетрясения, организация может предъявить документы, подтверждающие обстоятельства (акт пожарной службы, справка МЧС). В таком случае инспекция может смягчить штраф, но обязанность по восстановлению документа сохраняется.

Как избежать штрафов за утерю трудовой книжки

• Внедрить систему контроля – вести реестр выдачи и возврата трудовых книжек.
• Обучать персонал правилам обращения с документами.
• Перевести сотрудников на электронную трудовую книжку, где это возможно.
• Заключать договоры о хранении с ответственными лицами (например, с отделом кадров).
• Регулярно проводить внутренние проверки (аудит) состояния документации.

Утрата трудовой книжки – серьезное правонарушение, за которое предусмотрена финансовая ответственность как для работодателя, так и для работника. Размер штрафов варьируется в зависимости от формы организации (юридическое лицо, ИП, микропредприятие) и от того, является ли нарушение первым или повторным. Чтобы минимизировать риски, рекомендуется вести строгий учет документов, использовать электронные аналоги и своевременно реагировать на любые инциденты.

Помните, что своевременное оформление заменительной книжки и правильное взаимодействие с инспекцией труда позволяют избежать дополнительных финансовых потерь и сохранить трудовые права сотрудников.

Источник информации: публикации в открытых источниках, включая новости от 16 янв. 2026, 11 апр. 2025, 29 янв. 2022, 19 дек. 2016, 21 янв. 2026 и др.