Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему играет важную роль, а его утрата может стать серьезной проблемой для сотрудника. Кто несет ответственность за потерю этого документа, каковы последствия для работодателя и что делать работнику? Разберемся в этих вопросах подробно.
Кто несет ответственность за сохранность?
Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель (или уполномоченное им лицо) несет полную ответственность за учет, хранение и выдачу трудовых книжек. Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка находится в ведении кадрового отдела или руководства. Именно на работодателе лежит бремя доказывания того, что документ был возвращен работнику или направлен ему надлежащим образом.
Например, если работодатель отправляет трудовую книжку уволенному сотруднику по почте, а тот заявляет, что в письме был другой документ или оно вовсе не дошло, доказывать факт отправки именно трудовой книжки придется компании. В трудовых спорах презумпция виновности работодателя работает не всегда, однако обязанность хранить и выдавать документ лежит именно на нем.
Виды ответственности за утрату трудовой книжки
Если работодатель потерял трудовую книжку, законодательство предусматривает для него несколько видов ответственности:
Административная ответственность
Утрата трудовой книжки является нарушением трудового законодательства. В качестве меры ответственности к работодателю могут быть применены административные взыскания и штрафы за нарушение правил хранения и учета кадровых документов.
Материальная ответственность
Это самый ощутимый для работодателя вид наказания. На основании статьи 234 Трудового кодекса РФ, работодатель несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки и обязан компенсировать работнику заработок, неполученный вследствие этого нарушения.
Если из-за отсутствия трудовой книжки бывший сотрудник не мог устроиться на новую работу, фирма, виновная в утрате, обязана возместить материальные потери (неполученный заработок) за весь период вынужденного прогула. Судебная практика подтверждает: если работодатель не может доказать, что вернул документ (например, отсутствуют подписи в журнале учета), суд встанет на сторону истца.
Обязанности работодателя при утрате документа
Если факт утери трудовой книжки установлен, закон возлагает на работодателя четкий алгоритм действий:
- Восстановление документа. Работодатель обязан взять на себя все обязанности по оформлению новой трудовой книжки (выдача чистого бланка, заполнение данных о текущем месте работы);
- Содействие в получении сведений. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы на предыдущих местах (пункт 32 Правил). Это означает, что кадровики должны делать запросы в архивы и бывшим работодателям сотрудника для восстановления его истории.
- Выплата компенсаций. При наличии требования от работника, выплата компенсации за период, когда он был лишен возможности трудиться.
Что делать работнику, если работодатель потерял трудовую книжку?
Если вы оказались в ситуации, когда при увольнении вам заявляют, что трудовая книжка якобы не была сдана, или работодатель признает ее утрату, необходимо действовать последовательно:
- Собрать доказательства. Если вы передавали трудовую книжку при свидетелях, обязательно укажите их имена и контакты. В суде или при разбирательстве в трудовой инспекции их показания станут весомым аргументом.
- Написать заявление. Работник должен написать заявление на имя руководителя с требованием выдать дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой по вине работодателя.
- Привлечь к административной ответственности. Для этого необходимо подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Инспектор проведет проверку и может оштрафовать компанию.
- Потребовать материальную компенсацию. Если из-за отсутствия документа вы лишились нового места работы, направьте работодателю претензию о возмещении неполученного заработка (ст. 234 ТК РФ). В случае отказа — обращайтесь в суд.
Особенности с учетом электронной трудовой книжки
С 2021 года при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится — сведения ведутся только в электронном виде. Однако как быть, если новичок утверждает, что ранее работал, но трудовую книжку потерял (или ее потерял предыдущий работодатель)?
В таком случае:
- Новый работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку (по заявлению работника) или вести сведения только в электронном виде (ЭТК).
- Для подтверждения предыдущего стажа работник должен предоставить документы (справки, выписки из архивов, договоры).
- Если трудовая книжка была утеряна прошлым работодателем, именно он должен был оказать содействие в сборе этих документов.
Также важно помнить о защите персональных данных. При восстановлении стажа и запросе сведений с прошлых мест работы, работник может потребовать от текущего или прошлого работодателя разъяснений: какие согласия на обработку персональных данных и кому он должен предоставить, чтобы его права не были нарушены в процессе обмена информацией между компаниями.
Потеря трудовой книжки работодателем — это серьезное нарушение, которое влечет за собой как административные штрафы, так и значительные материальные убытки для компании в виде компенсации неполученного работником заработка. Бремя доказывания и обязанность по восстановлению документа полностью лежат на виновной стороне. Работнику же важно не пускать ситуацию на самотек: фиксировать факты передачи документов, привлекать свидетелей и защищать свои права через ГИТ и суд.