Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Ведение, учет и хранение этих документов требует строгой дисциплины и внимания․ Кто именно несет ответственность за этот процесс в организации? Как правильно назначить ответственного сотрудника и какие нюансы стоит учитывать, особенно в свете последних разъяснений Минтруда? Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье․
Кто такой сотрудник, ведущий трудовыми книжками?
Согласно законодательству, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек несет работодатель․ Однако напрямую эти функции выполняет назначенный им сотрудник․ Как правило, это специалист отдела кадров, бухгалтер или офис-менеджер (в небольших компаниях)․
Назначение ответственного лица происходит путем издания приказа (распоряжения) работодателя․ В этом документе прописывается, кто именно возлагает на себя обязанности по работе с трудовыми книжками, а также кто будет заменять этого сотрудника в случае его отсутствия (отпуск, больничный)․
Основные обязанности ответственного сотрудника
Работа с трудовыми книжками включает в себя широкий спектр задач, которые можно разделить на несколько ключевых направлений:
Оформление и ведение трудовых книжек
- Внесение записей о приеме на работу, переводе, увольнении и награждении․
- Внесение записей об изменении квалификационного разряда, класса или воинской специальности․
- Оформление дубликата трудовой книжки в случае ее утери или порчи․
- Внесение записей о работе по совместительству (по желанию работника и на основании подтверждающих документов)․
- Выдача вкладыша в трудовую книжку, если все страницы соответствующего раздела заполнены․
Учет и хранение
- Ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
- Ведение Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․
- Обеспечение надежного хранения бланков строгой отчетности и заполненных трудовых книжек (обычно для этого используется запирающийся несгораемый сейф)․
Выдача документов
- Выдача трудовой книжки работнику в день его увольнения под роспись в Книге учета․
- Выдача выписок из трудовой книжки или копий по заявлению работника (в течение 3 рабочих дней)․
Правовые нюансы: должностные обязанности и позиция Минтруда
В последнее время участились споры о том, имеет ли право работодатель в одностороннем порядке менять должностные обязанности сотрудника․ Недавно Минтруд выпустил важное разъяснение: работодатели могут не составлять должностные инструкции для сотрудников как отдельный документ․ Однако это не отменяет необходимости фиксировать трудовые функции․
Если должностная инструкция не оформлена, обязанности сотрудника, ведущего трудовые книжки, должны быть четко прописаны в трудовом договоре․ В противном случае работник формально может отказаться от выполнения тех или иных задач, ссылаясь на то, что они не входят в его прямые обязанности․
На портале Онлайнинспекции․рф также поднимался вопрос: может ли работодатель изменить должностные обязанности без согласия сотрудника? Ответ однозначный — нет․ Если работодатель хочет официально возложить на работника функцию по ведению трудовых книжек (если это не было оговорено при приеме на работу), это является изменением условий трудового договора․ Для этого необходимо:
- Получить письменное согласие работника․
- Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору․
- Издать приказ о возложении дополнительных обязанностей (с обязательной доплатой за совмещение должностей или расширение зоны обслуживания, если это предусмотрено)․
Материальная ответственность
Сотрудник, ведущий трудовыми книжками, несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный работодателю․ Если по вине ответственного лица бланки трудовых книжек были испорчены, утеряны или незаконно выданы, сотрудник обязан возместить работодателю понесенные затраты․
Кроме того, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении работника по вине ответственного сотрудника, организация обязана выплатить уволенному средний заработок за все время вынужденного прогула․ Работодатель вправе впоследствии взыскать эти убытки с виновного сотрудника в порядке регресса․
Электронный формат: меняются ли обязанности?
С переходом на электронные трудовые книжки (ЕФС-1) часть функций изменилась․ Теперь сотрудник, ведущий трудовыми книжками, обязан:
- Своевременно (не позднее следующего рабочего дня) передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)․
- Выдавать работникам бумажные трудовые книжки на руки по их заявлению․
- Вести учет заявлений работников о выборе способа ведения трудовой книжки (на бумаге или в электронном виде)․
Несмотря на цифровизацию, обязанность вести бумажные трудовые книжки для тех сотрудников, которые не подали заявление о переходе на электронный формат, сохраняется․
Сотрудник, ведущий трудовыми книжками, это не просто «человек, который ставит печати»․ Это ответственный специалист, от действий которого зависит стаж, пенсионные права и репутация коллег․ Возложение этой обязанности должно быть грамотно оформлено в трудовом договоре или должностной инструкции, а любые изменения функций требуют обязательного согласия работника․ Строгое соблюдение инструкций и актуальных требований законодательства — залог того, что процесс работы с трудовыми книжками будет проходить без штрафов и судебных разбирательств․