Ведение и хранение трудовых книжек – одна из ключевых задач кадрового подразделения․ Ошибки в этом процессе могут привести к серьезным административным и финансовым последствиям для работодателя․ В статье подробно рассматриваются, кто может быть назначен ответственным, какие функции он выполняет, какие нормативные акты регулируют эту сферу и какие ответственности за нарушения предусмотрены․

Кто может быть назначен ответственным

Ответственное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя․ В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от №225, такой человек должен быть уполномоченным и включен в должностную инструкцию․

Обязательные требования к кандидату

• Должность, связанная с кадровым учётом (например, наставник по персоналу, заведующий отделом кадров);
• Наличие соответствующего образования и опыта работы с трудовыми документами;
• Согласие сотрудника на выполнение указанных функций․

Можно ли назначить несколько лиц?

Согласно практике Журнала Кадровое дело, ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя в целом, но конкретное исполнение может делегироваться специально уполномоченному лицу․ Однако не рекомендуется распределять функции между несколькими сотрудниками, так как это усложняет контроль и может привести к конфликту интересов․

Основные функции ответственного

К обязанностям назначенного лица относятся:

1. Организация приема новых сотрудников и оформление их трудовых книжек;
2. Ведение электронных и бумажных записей о трудовой деятельности работников․
3. Обновление данных в Форме СЗВ‑ТД при приёме, переводе, увольнении и иных кадровых событиях․
4. Хранение трудовых книжек в защищённом месте в течение установленного срока (не менее 50 лет после увольнения)․
5. Выдача копий записей сотрудникам по их запросу․
6. Контроль за соблюдением сроков и форм отчётности в ПФР․

Нормативно-правовая база

В следующих документах закреплены требования к работе с трудовыми книжками:

• Приказ Минтруда России от №320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
• Постановление Правительства РФ от №225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»․
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), ст․ 5․27 – ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек․
• Форма СЗВ‑ТД – отчёт в Пенсионный фонд о состоянии трудовых книжек․

Ответственность за нарушения

Несоблюдение требований может привести к следующим последствиям:

• Штрафы в рамках КоАП РФ (до 500 000 руб․ для юридических лиц)․
• Уголовная ответственность в случае умышленного искажения данных․
• Гражданин может потребовать компенсацию за нарушение его прав․
• Повторные проверки и ограничения в работе с персоналом․

Ответственность обычно возлагается на должностное лицо, указанное в трудовом договоре или должностной инструкции․ Если же в договоре нет такой отметки, ответственность может быть возложена на самого работодателя․

Пример приказа о назначении ответственного

Ниже приведён типовой образец приказа:

Приказ № ___
от «__» __________ 2026 г․
Назначить Иванова И․И․, заведующего отделом кадров, ответственным за:

 
Ведение, хранение и выдачу трудовых книжек;
 
Обеспечение своевременной подачи отчётности в ПФР;
 
Контроль соблюдения требований законодательства в области трудовых отношений․


Приказ вступает в силу с момента его подписания․

Как правильно оформить трудовые книжки

Для корректного оформления используются следующие документы:

1. Форма СЗВ‑ТД – приём на работу, перевод, увольнение․
2. Вкладыши к трудовым книжкам (например, вкладка о повышении квалификации)․
3. Подписи и печати уполномоченных лиц․

При отсутствии специалиста по кадрам, сам сотрудник может заверять записи в своей книжке, но только после согласования с работодателем․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли хранить электронные копии трудовых книжек? Да, при условии, что электронные документы соответствуют требованиям Federal Law №152‑ФЗ «О персональных данных» и защищены от несанкционированного доступа․
• Сколько работников может быть под надзором одного ответственного? Ограничений нет, однако размеры workload должны учитывать объём документооборота и сроки обработки․
• Что делать с книжками ушедших сотрудников? Их следует хранить в архиве в течение 50 лет после увольнения, после чего их можно уничтожить в соответствии с установленным порядком․

Ответственный за работу с трудовыми книжками играет ключевую роль в соблюдении трудовых и пенсионных норм․ Правильное назначение, четкое определение функций и соблюдение нормативных требований позволяют избежать штрафов, защитить репутацию компании и обеспечить правовую защиту работников․ При формировании кадровой политики рекомендуется:

1. Официально утвердить ответственного через приказ․
2. Включить функции в должностную инструкцию․
3. Регулярно проводить внутренние аудиты․
4. Соблюдать сроки хранения и подачи отчётности в ПФР․

Только системный подход к управлению трудовыми книжками гарантирует соответствие законодательству и минимизирует риски для организации․