С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это исторический момент для рынка труда: бумажный документ окончательно уступает место цифровому формату‚ однако юридические обязанности работодателей никуда не исчезли. Напротив‚ в новых условиях вопрос назначения ответственного лица становится критически важным.
Многие руководители небольших организаций и индивидуальные предприниматели ошибочно полагают‚ что с переходом на «цифру» необходимость в назначении ответственного за ведение трудовых книжек отпала. Это опасное заблуждение. Отсутствие приказа о назначении ответственного лица или невыполнение этим лицом своих функций влечет за собой серьезные административные последствия.
Почему ответственный нужен даже в эпоху ЭТК?
Несмотря на то‚ что основным документом о трудовой деятельности теперь является запись в информационном ресурсе Социального фонда России (СФР)‚ бумажный документооборот полностью не упразднен. Вот ключевые причины‚ почему ответственный сотрудник необходим:
- Работа с «бумажными» трудовыми: Сотрудники‚ которые в 2020 году сделали выбор в пользу бумажной трудовой книжки‚ продолжают ее вести. Если такой сотрудник приходит к новому работодателю‚ именно назначенное лицо обязано внести запись о приеме на работу.
- Ведение книг учета: Согласно действующему законодательству и разъяснениям Минтруда‚ Книгу учета движения трудовых книжек и Книгу учета бланков трудовой книжки необходимо вести исключительно на бумажном носителе. Эти книги должны быть прошнурованы‚ пронумерованы и заверены подписью руководителя и печатью (при наличии).
- Архивное хранение: Ответственное лицо обеспечивает правильное хранение бумажных трудовых книжек не принятых на работу лиц (если такие остались) и контроль за выдачей сведений о трудовой деятельности.
- Исправление ошибок: В случае выявления ошибок в записях‚ сделанных ранее‚ или при необходимости внести изменения‚ требуеться компетентный сотрудник‚ знающий инструкции по заполнению.
Кто должен нести ответственность?
Законодательство не содержит жесткого требования о том‚ что это должна быть отдельная штатная единица. В зависимости от размера организации‚ функции по ведению трудовых книжек могут быть возложены на:
- Сотрудника отдела кадров (наиболее частый вариант).
- Бухгалтера.
- Секретаря или делопроизводителя.
- Самого работодателя (если речь идет об индивидуальном предпринимателе или малом предприятии без кадровой службы).
Важно: Если в организации нет приказа о назначении ответственного‚ то по умолчанию вся полнота ответственности (и штрафов) ложится на руководителя организации (генерального директора или ИП).
Риски и штрафы за отсутствие ответственного
Отсутствие назначенного лица или ненадлежащее исполнение обязанностей по учету трудовых книжек квалифицируется как нарушение трудового законодательства. Контролирующие органы (Роструд‚ прокуратура) при проверке в первую очередь запрашивают приказ о назначении ответственного.
В случае выявления нарушений применяется статья 5.27 КоАП РФ («Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов‚ содержащих нормы трудового права»):
- Для должностных лиц и ИП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы значительно возрастают: для должностных лиц — до 20 000 рублей (или дисквалификация)‚ для юридических лиц — до 70 000 рублей. Кроме того‚ отсутствие ответственного может привести к утрате трудовых книжек‚ что повлечет за собой необходимость восстановления стажа работников через суд и выплаты компенсаций морального вреда.
Алгоритм действий при обнаружении проблемы
Если вы обнаружили‚ что в вашей организации отсутствует приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек‚ необходимо действовать немедленно:
Шаг 1. Издание приказа
Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного лица. В документе указывается:
- ФИО и должность назначаемого сотрудника.
- Перечень его обязанностей (учет‚ хранение‚ внесение записей‚ ведение книг учета).
- Право подписи в трудовых книжках и книгах учета.
- Срок вступления приказа в силу (обычно сразу после подписания).
Шаг 2. Ознакомление сотрудника
Назначенный сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Также рекомендуется провести инструктаж по правилам ведения и хранения трудовых книжек.
Шаг 3. Проверка документации
Необходимо проверить наличие и правильность ведения:
- Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Книги учета бланков трудовой книжки и вкладышей.
- Наличия приходно-расходной книги по учету бланков.
Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
Хотя ЭТК заполняются в цифровом виде через систему СФР‚ ответственность за достоверность и своевременность передаваемых данных несет работодатель. Назначенное ответственным лицо:
Как заполнить? Данные вносятся в программное обеспечение работодателя или через личный кабинет на портале Госуслуг/СФР‚ после чего формируется отчет для фонда.
Когда заполнить? Сведения о приеме на работу‚ переводе и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
При увольнении: Работнику по его заявлению выдается справка о трудовой деятельности (форма СТД-Р)‚ подписанная ответственным лицом и заверенная печатью организации. Если работник вел бумажную трудовую‚ в нее также вносится запись об увольнении.
Завершение переходного периода на электронные трудовые книжки в 2026 году не отменяет необходимости строгого документооборота. Отсутствие ответственного за ведение трудовых книжек, это «мина замедленного действия»‚ которая может взорваться при первой же проверке или жалобе сотрудника. Своевременное издание приказа и наладка учета защитят бизнес от штрафов‚ а сотрудников — от проблем с подтверждением стажа.
Помните: даже в цифровую эпоху порядок в документах начинается с назначения конкретного человека‚ который за этот порядок отвечает;