Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При внесении любой записи (приём на работу, перевод, увольнение, изменение данных и т.д.) работодатель обязан ознакомить работника с содержанием записи и получить его подпись. В статье рассмотрены нормативные основания, порядок проведения ознакомления, а также приведён образец записи «ознакомлен» в трудовой книжке и в личной карточке сотрудника.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 84.1 (обязанность ознакомления с записями в трудовой книжке).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции от 2022 г.).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» (в части, не противоречащей Приказу № 320н).
• Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс по вопросам ознакомления работника с записями.

Согласно пункту 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работник должен быть ознакомлен под подпись с каждой записью, внесённой в трудовую книжку, а при увольнении – со всеми записями, сделанными за весь период работы.

Когда и как проводится ознакомление

Этапы процедуры

1. Внесение записи в трудовую книжку (по форме, установленной Приказом № 320н).
2. Подготовка личной карточки работника (форма Т-2 или иная утверждённая организацией форма). В карточке делается точно такая же запись, что и в трудовой книжке.
3. Ознакомление работника:
   • Работнику показывают запись в трудовой книжке и соответствующую запись в личной карточке.
   • Работник ставит свою подпись в личной карточке напротив записи, подтверждая, что с ней ознакомлен.
   • При увольнении подпись ставится также в самой трудовой книжке (пункт 5 Порядка).
4. Фиксация даты ознакомления – рядом с подписью указывается дата (день, месяц, год).

Если работник отказывается расписаться, работник делает отметку об отказе и фиксирует причины (например, несогласие с содержанием записи). В таком случае запись считается недействительной до устранения разногласий.

Образец записи «ознакомлен» в личной карточке

Ниже представлен типовой шаблон, который можно использовать в любой организации. Оформление выполняется печатным текстом или рукописным способом, главное – чёткость и читаемость.

Пример записи о приёме на работу

Личная карточка работника
Дата внесения записи: 
Запись: Принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженер-программист, оклад 80 000 руб., трудовой договор № 123 от .
Ознакомлен: _____________________ / Иванов И.И. / 

В трудовой книжке запись выглядит так:

Трудовая книжка
Серия: АБ 1234567
№: 987654
Страница 12
 Принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженер-программист.
Запись внесена согласно Приказу № 320н.
Подпись работника (при увольнении): _____________________


Образец записи при увольнении


Личная карточка работника
Дата внесения записи: 
Запись: Уволен по собственному желанию с . Основание – заявление работника от .
Ознакомлен: _____________________ / Петров С.С. / 
 
В трудовой книжке:
 
Трудовая книжка
Серия: АБ 1234567
№: 987654
Страница 15
 Уволен по собственному желанию с .
Запись внесена согласно Приказу № 320н.
Подпись работника: _____________________


Образец записи при переводе на другую постоянную работу

Личная карточка работника
Дата внесения записи: 
Запись: Переведён на постоянную работу в отдел разработки на должность старший инженер-программист с сохранением среднего заработка.
Ознакомлен: _____________________ / Сидорова А.В. / 
 
В трудовой книжке аналогично делается запись о переводе.
 
 
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
 
Нужно ли ставить подпись в трудовой книжке при каждом ознакомлении?
 
Обычно подпись ставится только в личной карточке. Исключение – запись об увольнении (или прекращении трудового договора), где подпись ставится также в трудовой книжке (п. 5 Порядка).
 
Можно ли использовать электронную подпись?
 
На сегодняшний день законодательство не предусматривает электронную подпись в бумажной трудовой книжке. Электронные трудовые книжки (ЭТК) регулируются отдельными нормативными актами, и там предусмотрена электронная подпись работника.
 
Что делать, если работник потерял личную карточку?
 
Нужно восстановить карточку на основании данных из трудовой книжки и других внутренних документов (приказы, личные дела). После восстановления проводится повторное ознакомление с уже внесёнными записями.
 
Как оформить ознакомление при дистанционной работе?
 
Работнику направляют скан копии записи в трудовой книжке и личной карточке с просьбой подписать документ и вернуть скан подписи. Подпись считается действительной при наличии чёткого изображения подписи и даты.
 
Рекомендации по оформлению
 
 
Используйте один и тот же шаблон личной карточки во всей организации – это упрощает контроль и аудит.
 
Проверяйте соответствие записи в трудовой книжке и личной карточке перед получением подписи.
 
Храните личные карточки в отдельном деле, доступном только уполномоченным лицам (кадровик, бухгалтер).
 
При внесении исправлений в трудовую книжку следуйте пункту 6 Порядка: исправление делается чертой, рядом пишется правильная информация, ставится подпись работника и дата.
 
Регулярно проводите внутренний аудит: сверяйте наличие подписей о знакомлении с записями за последние 12 месяцев.
 
 
 
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке – обязательная процедура, направленная на защиту прав обеих сторон трудового отношения. Правильное оформление подписи «ознакомлен» в личной карточке (а при увольнении – и в трудовой книжке) обеспечивает юридическую значимость записей и минимизирует риски споров. Используя представленные выше образцы и следуя рекомендациям, кадровая служба сможет вести документацию без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством.
 
Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 год.