Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда необходимо знакомить работника с записью
3. Порядок ознакомления и оформление личной карточки
4. Образец подписи «Ознакомлен» в личной карточке
5. Типичные ошибки при оформлении
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Ознакомление работника с каждой записью в трудовой книжке регулируется несколькими актами:

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 66, 67, 68 – обязательность ознакомления работника с записью о приёме, переводе, увольнении.
• Постановление Правительства РФ № 354 от  г. – уточнение формы личной карточки работника.

Важно: с 1 сентября 2021 г. вводятся новые формы личных карточек, однако записи, внесённые до этой даты, могут быть ознакомлены в порядке, действовавшем ранее.

Когда нужно знакомить работника с записью

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с записью в трудовой книжке в следующих случаях:

• При приёме на работу (запись о начале работы).
• При переводе на другую постоянную работу в пределах организации.
• При изменении условий труда (например, смена должности, изменение графика).
• При увольнении (запись об увольнении обязана быть подтверждена подписью работника как в трудовой книжке, так и в личной карточке).

Если запись касается дисциплинарного взыскания, подпись «Ознакомлен» в личной карточке не требуется, но рекомендуется зафиксировать факт ознакомления.

Порядок ознакомления и оформление личной карточки

Где проводится ознакомление

Ознакомление производится в отделе кадров (или в подразделении, где ведётся личная карточка). Работник получает возможность лично прочитать запись, после чего ставит подпись в своей карточке.

Что фиксируется в личной карточке

В личной карточке повторяется содержание записи из трудовой книжки и ставится подпись работника со словом «Ознакомлен». Пример формулировки:

Дата | Запись в трудовой книжке | Подпись работника
------ | --------------------------------------------------- | -----------------
 | Приём на работу: инженер‑технолог, ООО «Техно» | Иванов И.И. (Ознакомлен)
 | Перевод на должность старший инженер‑технолог | Иванов И.И. (Ознакомлен)
 | Увольнение по собственному желанию | Иванов И.И. (Ознакомлен)

Как оформить подпись

• Подпись ставится печатными буквами, без сокращений.
• Под подписью пишется слово «Ознакомлен(а)» (для женщин – «Ознакомлена»).
• Указывается дата подписи (обычно совпадает с датой внесения записи).

Что делать, если работник отказывается подписать

Согласно ТК РФ, отказ работника от подписи считается нарушением трудовой дисциплины. Работодатель может оформить акт о невозможности ознакомления, который подписывается обеими сторонами и хранится в личной карточке.

Образец подписи «Ознакомлен» в личной карточке

Ни один нормативный акт не предписывает фиксированный шаблон, однако рекомендуется использовать следующий образец, одобренный большинством кадровых служб:

Для записи об увольнении подпись ставится также в самой трудовой книжке, а в личной карточке – в виде отдельной строки «Увольнение», как показано в примере выше.

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие подписи работника. Запись считается незаверенной, что может привести к спорам при проверках.
• Неправильная дата. Дата подписи должна соответствовать дате внесения записи в трудовую книжку.
• Сокращения в подписи. Требуется полное ФИО без инициалов.
• Запись в личной карточке без повторения содержания. В карточке должно быть точное воспроизведение записи из книжки.
• Неоформление отказа от подписи. Если работник отказывается, необходимо оформить акт о невозможности ознакомления.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить подпись «Ознакомлен» в самой трудовой книжке?

Нет. Подпись ставится только в личной карточке. Исключение – запись об увольнении, где подпись работника требуется и в книжке, и в карточке.

Можно ли использовать электронную подпись?

С 2022 г. допускается электронный вариант личной карточки, если он хранится в системе электронного документооборота и подпись соответствует требованиям ФЗ «Об электронной подписи».

Что делать, если запись была внесена до 1 сентября 2021 г., а карточка оформлена по новым правилам?

Можно оформить ознакомление в порядке, действовавшем до , но рекомендуется привести карточку к актуальному образцу для единообразия.

Обязательно ли ставить подпись при дисциплинарных взысканиях?

Не обязательно, однако рекомендуется фиксировать факт ознакомления, чтобы избежать споров в дальнейшем.

Как хранить образцы подписей?

Образцы (шаблоны) хранятся в отделе кадров в виде бумажных форм и/или в электронном виде в системе HR‑M.

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке – важный процесс, который защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. Правильное оформление личной карточки, своевременная подпись «Ознакомлен(а)» и соблюдение нормативных требований позволяют избежать проверочных замечаний и судебных споров.

Используйте приведённый выше образец, адаптируйте его под внутренние регламенты вашей организации и регулярно проверяйте соответствие актуальному законодательству.

Помните: каждый раз, когда в трудовую книжку вносится новая запись, обязанность работодателя – удостовериться, что работник ознакомлен и подтвердил это своей подписью.