Трудовая книжка (ТК) — главный документ, фиксирующий трудовой стаж, должности, условия работы и другие сведения о трудовой деятельности работника. Ознакомление работника с содержанием ТК является обязательной процедурой, предусмотренной действующим законодательством. Ниже приведены подробные правила, которые помогут работодателю и сотруднику правильно выполнить эту процедуру.
Юридическая база
- Трудовой кодекс РФ – 66‑я статья: «Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника и его трудовую деятельность. Работодатель обязан вести трудовую книжку и предоставлять работнику копию всех записей.
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». В нём описаны требования к оформлению записей, подписи, печати и порядок их проверки.
- Федеральный закон «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» – регламентирует учет стажа для расчёта страховых пенсий.
Кому и когда требуется ознакомление?
- При приёме на работу – работодатель обязан предоставить работнику копию трудовой книжки и объяснить содержание записей.
- При увольнении – работник должен ознакомиться с последней записью о приёме и увольнении, а также с начисленным стажем.
- При изменении условий работы – при переводе, повышении, смене должности и т.д. работник получает копию новой записи.
- При выдаче трудовой книжки – если работник ранее не имел ТК, работодатель обязан выдать её и пояснить содержание.
Как оформляется ознакомление?
Ознакомление подтверждается следующими действиями:
- Подпись работника в специальном поле «Ознакомлен» в личной карточке трудовой книжки.
- Подпись и печать лица, ответственного за ведение трудовых книжек, после последней записи.
- В электронных трудовых книжках (ЭТК) – подтверждение в системе «Электронная трудовая книжка» с использованием электронной подписи.
После подписания работник подтверждает, что ознакомлен с содержанием всех записей, включая сведения о стаже, начислениях и причинах увольнения.
Что делать, если в записи есть ошибка?
- Проверить запись в личной карточке и в оригинальной трудовой книжке.
- Если ошибка обнаружена, работодатель обязан внести исправление в соответствии с пунктом 5.2 Порядка ведения ТК.
- Исправление оформляется новой записью с указанием «Исправление» и датой внесения.
- Работник подписывает исправление, подтверждая, что ознакомлен с изменениями.
Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
- ЭТК создаётся в системе «Электронная трудовая книжка» Минтруда РФ.
- Все записи автоматически сохраняются и доступны для проверки в любой момент.
- Ознакомление подтверждается электронным сертификатом, который хранится в системе.
- При необходимости можно запросить печатную копию ЭТК через портал «Госуслуги».
Как проверить корректность записей?
- Проверить наличие подписи и печати в последней записи.
- Сравнить данные в трудовой книжке с данными, указанными в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) и в системе «Госуслуги» (для физических лиц).
- Запросить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» и сравнить с бумажной копией.
- В случае несоответствий обратиться в отдел кадров с заявлением о корректировке.
Практический пример оформления записи о приёме и ознакомлении
Ниже приведён образец записи, соответствующий требованиям Порядка ведения трудовых книжек:
№ 1 Дата приёма: Должность: Специалист по продажам Обязанности: ... Ставка: 30 000 руб. Ознакомлен: ___________________ (подпись работника) Подпись руководителя: ___________ (подпись, печать)
После увольнения аналогичная запись оформляется с датой увольнения и подписью работника, подтверждающей ознакомление с содержанием.
- Всегда проверяйте наличие подписи и печати в последней записи трудовой книжки.
- При любом изменении условий работы оформляйте новую запись и подтверждайте ознакомление работника.
- Используйте электронную трудовую книжку для упрощения и ускорения процесса.
- Регулярно проводите внутренний аудит записей в ТК, чтобы избежать ошибок и конфликтов в будущем.
Следуя этим правилам, вы обеспечите законность и прозрачность трудовых отношений, а также защитите интересы как работодателя, так и сотрудника.