Трудовая книжка – главный документ, фиксирующий трудовой стаж работника․ О том, как и когда работодатель обязан знакомить сотрудника с внесёнными в неё записями, говорит Трудовой кодекс РФ и специальные нормативные акты․ В статье разберём, в каких случаях ознакомление обязательно, как правильно его оформить и какие существуют исключения․

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Когда необходимо ознакомление
3. Порядок проведения ознакомления
4. Образцы и формы документов
5. Исключения из правила
6. Последствия несоблюдения
7. Практические рекомендации работодателю

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ознакомление с записями в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – трудовая книжка признаётся главным документом о трудовом стаже․
• Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – детализирует порядок внесения записей и их заверения․
• Постановление Правительства РФ от № 1595 – регламентирует порядок ознакомления работников с записями в бумажной и электронной трудовой книжке․

Согласно этим документам, ознакомление работника с каждой внесённой записью является обязательным, если иное не предусмотрено законом․

Когда необходимо ознакомление

Ознакомление требуется в следующих ситуациях:

1. При приёме на работу – работник знакомится с записью о начале трудового стажа․
2. При переводе, перемещении внутри организации – запись о переводе в личную карточку и в трудовую книжку․
3. При изменении условий труда (смена должности, изменение графика и т․п․)․
4. При увольнении (за исключением подписи под записью об увольнении, которая ставится только в личной карточке)․
5. При исправлении ошибок в записях – работник должен подтвердить, что ознакомлен с исправлением․

По новым правилам, действующим с сентября 2021 г․, знакомить работников с записями в бумажной трудовой книжке не требуется, если запись сделана в электронном виде․ Однако большинство работодателей сохраняют практику ознакомления в отделе кадров, чтобы избежать спорных ситуаций․

Порядок проведения ознакомления

Ознакомление должно проходить в присутствии уполномоченного лица (специалиста кадровой службы) и оформляться документально․

Шаг 1․ Подготовка записи

• Внести запись в трудовую книжку согласно Приказу № 320н․
• Указать должность лица, вносящего запись, и поставить подпись․
• Поставить печать организации (если это предусмотрено внутренними регламентами)․

Шаг 2․ Приглашение работника

Работодатель (или кадровик) приглашает сотрудника в отдел кадров для ознакомления․ Приглашение может быть оформлено в виде служебного письма или электронного сообщения․

Шаг 3․ Ознакомление и подтверждение

1. Работник осматривает запись, задаёт вопросы․
2. Если запись соответствует действительности, работник ставит подпись в своей личной карточке (не в самой трудовой книжке)․
3. Кадровик ставит отметку «Ознакомлен(а) с записью» рядом с подписью работника․

Шаг 4․ Хранение подтверждения

Копия листа с подписью работника помещается в личное дело сотрудника․ При проверках инспекции труда этот документ служит доказательством выполнения обязательств работодателя․

Образцы и формы документов

Ниже представлены типовые формы, которые могут использоваться в организации․

Личная карточка работника (пример)

Приказ‑пояснение о порядке ознакомления (образец)

Приказ № ___
от "__" _______ 2024 г․

О порядке ознакомления работников с записями в трудовой книжке

Ознакомление производится в отделе кадров в присутствии сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек․
Работник подтверждает факт ознакомления подписью в личной карточке․
Копия листа с подписью хранится в личном деле сотрудника․
․․․

Исключения из правила

• Запись об увольнении – подпись работника под этой записью в трудовой книжке не ставится․ Подтверждение ознакомления фиксируется в личной карточке․
• Если запись сделана в электронной трудовой книжке (по новому порядку с 2021 г․), отдельное ознакомление в бумажной форме не требуется․
• В случае временного отсутствия работника (отпуск, командировка) запись может быть внесена без его присутствия, но подтверждение должно быть получено в течение 5 рабочих дней после возвращения․

Последствия несоблюдения

Нарушение обязательного ознакомления влечёт за собой:

1. Штраф для работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
2. Возможные споры в трудовых спорах – суд может признать запись недействительной, если работник не был ознакомлен․
3. Отказ в проведении проверок со стороны инспекции труда и требование исправить нарушения в установленный срок․

Практические рекомендации работодателю

• Вести журнал ознакомлений – отдельный реестр, где фиксируются даты, тип записи и подписи работников․
• Обучить персонал отдела кадров актуальным требованиям Приказа № 320н и новым правилам электронных трудовых книжек․
• Использовать электронные подписи в случае внедрения электронных трудовых книжек – это упрощает процесс и снижает риск ошибок․
• Регулярно проводить внутренние аудиты соблюдения процедуры ознакомления․
• Включать пункт о необходимости ознакомления в трудовой договор и локальные нормативные акты․

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке – обязательная процедура, предусмотренная Трудовым кодексом и Приказом Минтруда № 320н․ Она должна проводиться при каждой новой записи, а подтверждение оформляется подписью в личной карточке сотрудника․ Исключения существуют лишь для записей об увольнении и при использовании полностью электронных трудовых книжек․ Соблюдение требований помогает избежать штрафов, судебных споров и повышает доверие между работодателем и сотрудником․

Помните: правильное оформление и документальное подтверждение ознакомления – залог юридической чистоты кадровой документации․