Ознакомление сотрудника с внесёнными в трудовую книжку сведениями – обязательная процедура, регламентированная трудовым законодательством и внутренними нормативными актами организации. Правильное проведение этой процедуры защищает права работника, исключает споры при увольнении и обеспечивает достоверность учёта трудового стажа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и знакомить работника с её записями;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России от № 337н (действует с ).

Когда необходимо проводить ознакомление?

Ознакомление проводится при каждой новой записи в трудовой книжке, а именно:

1. При приёме на работу (запись о принятии);
2. При переводе на другую должность или в другое структурное подразделение;
3. При изменении условий трудового договора (например, изменение оклада, графика работы);
4. При поощрении или применении дисциплинарного взыскания;
5. При увольнении (запись о прекращении трудового договора).

Кто осуществляет ознакомление?

Обычно процедуру выполняет:

• Специалист отдела кадров (кадровик);
• Руководитель подразделения, если в организации нет отдельного кадрового отдела;
• Уполномоченное лицо, указанное в локальном нормативном акте (например, положение о ведении трудовых книжек).

Как правильно оформить ознакомление?

Согласно действующему порядку (с ) подпись работника ставится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки после указания даты заполнения записи. При этом:

1. Кадровик вносит запись в трудовую книжку и одновременно делает соответствующую запись в личной карточке работника (форма Т-2 или её аналог);
2. После внесения записи работник приглашается для ознакомления;
3. Работник проверяет правильность внесённых сведений (наименование организации, должность, дата приёма/увольнения, основание и т.д.);
4. Если всё верно, работник расписывается под записью в трудовой книжке (на титульном листе) и в личной карточке;
5. Дата подписи указывается рядом с подписью.

Важно: подпись в личной карточке не заменяет подпись в трудовой книжке – оба документа должны содержать подпись работника.

Особенности ознакомления при увольнении

Запись об увольнении имеет свои нюансы:

• После внесения записи о прекращении трудового договора работник обязан расписаться и в трудовой книжке, и в личной карточке;
• Подпись ставится после указания даты увольнения;
• Если работник отказывается расписаться, кадровик делает отметку об отказе и в присутствии двух свидетелей оформляет акт об отказе от подписи.

Что делать, если работник не согласен с записью?

Если сотрудник выявляет неточность:

1. Он имеет право потребовать исправления ошибки;
2. Кадровик вносит исправление согласно установленному порядку (зачёркивание ошибочной записи, внесение правильной, подпись уполномоченного лица и работника);
3. Все исправления заверяются подписью работника и датой.

Электронная трудовая книжка: как меняется процедура?

С введением электронной трудовой книжки (ЕТК) часть сведений дублируется в ПФР. Однако:

• Ознакомление с записями, внесёнными в бумажную трудовую книжку, остаётся обязательным;
• Если работник перешёл на ведение исключительно электронной трудовой книжки, ознакомление производится через личный кабинет на портале «Работа в России» – работник подтверждает ознакомление электронной подписью;
• При наличии одновременно бумажной и электронной формы подпись ставится в бумажном документе, а в ЕТК запись подтверждается автоматически при передаче данных в ПФР.

Пример оформления ознакомления (образец)

Трудовая книжка № 123456
Титульный лист

Дата заполнения записи: 
Запись: Принят на должность менеджера по продажам в ООО «Ромашка» с .
Основание: трудовой договор № 78 от .

Подпись работника: ______________________ Иванов И.И.
Личная карточка работника (форма Т-2)
Запись: Принят на должность менеджера по продажам в ООО «Ромашка» с .
Подпись работника: ______________________ Иванов И.И.

Рекомендации для кадровой службы

• Разработайте внутреннюю инструкцию «Порядок ознакомления работников с записями в трудовой книжке» и утвердите её приказом руководителя;
• Обучите сотрудников отдела кадров правилам внесения записей и получения подписей;
• Ведите журнал учёта ознакомлений (дата, ФИО работника, номер записи, подпись ответственного лица);
• При переходе на электронную трудовую книжку обеспечьте интеграцию с системой кадрового учёта, чтобы автоматически формировались извещения о необходимости ознакомления;
• Храните копии подписанных личных карточек не менее 50 лет, как требует законодательство о хранении трудовых документов.

Ознакомление работника с записью в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный гарант прозрачности трудовых отношений. Соблюдение установленного порядка (внесение записи, проверка сотрудником, подпись в трудовой книжке и личной карточке, фиксация даты) позволяет избежать споров, обеспечивает достоверность учёта стажа и защищает интересы обеих сторон трудового договора.

Следуя вышеописанным рекомендациям и используя актуальные нормативные акты, кадровая служба сможет проводить процедуру ознакомления быстро, корректно и в полном соответствии с требованиями законодательства.