Ознакомление сотрудника с внесенными в его трудовую книжку сведениями – обязательный процедурный момент, регулируемый Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от  № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек». Ниже изложены основные требования, пошаговая инструкция и примеры оформления.

Что именно нужно ознакомить

Работодатель обязан предоставить сотруднику информацию о всех записях, которые вносятся в его трудовую книжку. К таким записям относятся:

• приём на работу;
• изменения личных данных (фамилия, имя, отчество, место работы);
• переводы, переводы в другие подразделения;
• внесение сведений об обучении, повышении квалификации;
• записи об увольнении или прекращении трудового договора;
• другие сведения, предусмотренные внутренними нормативными актами.

Как правильно оформить ознакомление

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, ознакомление оформляется так:

1. Подпись в личной карточке – работник ставит подпись в своей личной карточке (или в электронном виде, если используется электронный трудовой договор). Подпись в самой книжке не требуется.
2. Подтверждение факта ознакомления – в случае невозможности личного знакомства (например, сотрудник находится в отпуске или временно не на месте) работодатель оформляет соответствующую записку и направляет уведомление.
3. Запись в книжке – после подписи работодатель вносит отметку о том, что сотрудник ознакомлен с записью. Эта отметка фиксируется в книжке рядом с соответствующей записью.

2.1 Примеры оформления

Ниже приведен пример оформления записи об увольнении:

Запись: «Увольнение с » 
Подпись сотрудника: ______________________ 
Подпись руководителя: ______________________ 

Сроки и порядок выдачи книжки

По закону, после внесения записи о прекращении трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в последний день работы или в последний рабочий день перед увольнением. Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, запись вносится в последний рабочий день перед отпуском.

Особенности новых правил (2022 г.)

В 2022 году вступил в силу новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России № 320н. Основные изменения:

• Подпись сотрудника в книжке не обязана ставиться – достаточно подписи в личной карточке.
• Запись об увольнении фиксируется в книжке, но подпись об ознакомлении ставится только в книге, а не в карточке.
• Для записей, сделанных до вступления новых правил, допускается их исправление в соответствии с Приказом Минтруда.

Как оформить акты и подтверждения

Для подтверждения того, что сотрудник ознакомлен с записью, часто используют расписку или акт ознакомления. Пример оформления:

1. Наименование документа: «Акт ознакомления с записью в трудовой книжке».
2. Дата и место составления.
3. ФИО сотрудника, должность.
4. Содержание записи (например, «Увольнение с »).
5. Подпись сотрудника и руководителя.
6. При необходимости – печать организации.

Частые вопросы и рекомендации

• Требуется ли подпись в самой книжке? – Нет, подпись ставится в личной карточке; в книге указывается лишь факт ознакомления.
• Что делать, если сотрудник отсутствует? – Оформляют записку о невозможности ознакомления и направляют уведомление о необходимости получения книжки (по почте или вручную).
• Можно ли изменить уже сделанную запись? – Да, в соответствии с Приказом № 320н допускается исправление ошибок, но только при соблюдении установленных процедур.
• Какие документы следует приложить к акту? – Копию записи в книжке, приказ об увольнении, приказ о переводе и др.

Пошаговая инструкция для руководителей

1. Подготовьте документ‑акт о ознакомлении.
2. Убедитесь, что запись в книжке полностью соответствует требованиям Порядка.
3. Вручите сотруднику копию акта и попросите поставить подпись.
4. Сохраните акт в личном деле сотрудника (бумажный или электронный архив).
5. При необходимости оформите уведомление о выдаче книжки.

Ознакомление сотрудника с записями в трудовой книжке – важный элемент юридической дисциплины, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдение установленных формальностей (подпись в карточке, акт ознакомления, своевременная выдача книжки) позволяет избежать споров при проверках и облегчает документальное оформление всех трудовых отношений.

Для более детального ознакомления с образцами актов, форм и рекомендаций по заполнению трудовых книжек рекомендуем обратиться к специализированным ресурсам (например, КонсультантПлюс) или к юридическому отделу вашей организации.