Ознакомление сотрудника с вносимыми в трудовую книжку записями – обязательный этап работы кадрового подразделения. Он позволяет зафиксировать факт ознакомления, защитить интересы компании и сотрудника, а также соблюсти требования Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России № 320н от .
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – порядок ведения и хранения трудовой документации.
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Комментарии к Приказу № 320н (раздел «Образцы записей в трудовые книжки по новым правилам»).
Ключевые положения Приказа № 320н
- Записи в трудовой книжке вносятся только уполномоченными должностными лицами.
- После внесения записи необходимо оформить ознакомление работника с её содержанием.
- Ознакомление фиксируется подписью работника в личной карточке и (по желанию) в самой книжке.
- Исключение составляют записи об увольнении – подпись ставится в книжке сразу.
Этапы ознакомления с записью
Подготовка документа
Перед тем как пригласить сотрудника, необходимо:
- Убедиться, что запись полностью оформлена (дата, тип записи, подпись ответственного лица, расшифровка).
- Сохранить копию записи в личном деле сотрудника.
- Подготовить форму «Ознакомление с записью в трудовой книжке» (пример ниже).
Приглашение работника
Обычно приглашение оформляется устно или в виде короткого письма. Важно указать:
- Дата и время встречи.
- Назначение встречи – «ознакомление с записью в трудовой книжке».
- Место встречи (кабинет HR, офис руководителя и т.д.).
Проведение встречи
Во время встречи следует выполнить следующие действия:
- Представить запись – показать документ, объяснить, что именно было внесено (например, «принятие на работу», «изменение места работы», «увольнение»).
- Объяснить содержание – кратко рассказать о смысле записи, её правовых последствиях.
- Попросить подпись – попросить сотрудника подписать форму «Ознакомление с записью в трудовой книжке».
- Записать в книжке (по желанию) отметку о подписи, если это предусмотрено внутренними документами.
Сохранение подтверждения
Подтверждением выполнения процедуры является:
- Подписанная копия формы «Ознакомление с записью в трудовой книжке».
- Запись в журнале/реестре ознакомлений (если используется).
- Сохранение копии в личном деле сотрудника.
Пример оформления формы «Ознакомление с записью в трудовой книжке»
ФОРМА ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ЗАПИСОЙ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ ФИО работника: ________________________ Дата записи в ТК: ______________________ Тип записи: ____________________________ (принятие на работу / перевод / увольнение и т.д.) Содержание записи: ______________________ Подпись работника: _____________________ (дата подписи: __.__.____) Ответственное лицо: _______________________ Подпись: _________________________________
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи работника. – подпись обязательна, иначе запись может быть оспорена.
- Неучёт даты записи. – запись должна быть проставлена в книжке до ознакомления.
- Неоформление формы. – используйте утвержденный образец, иначе проверка будет считаться несоответствующей требованиям.
- Проводите ознакомление только после внесения записи. – иначе возможна двойная запись и путаница.
- Не учитываете исключения. – для записей об увольнении подпись ставится сразу в книжке, а отдельное ознакомление не требуется.
Что делать, если ознакомление было пропущено?
Если по какой‑то причине работник не был ознакомлен с записью, введённой до , необходимо:
- Провести дополнительное ознакомление в порядке, действовавшем до указанной даты.
- Сформировать новое подтверждение подписью работника.
- Внести в журнал/реестр отметку о проведённом дополнительном ознакомлении.
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке – это простой, но важный процесс, который:
- Обеспечивает юридическую защиту компании.
- Подтверждает осведомлённость сотрудника о его трудовом статусе.
- Снижает риск споров при возможном разбирательстве.
Соблюдая описанную процедуру, вы гарантируете соответствие требованиям трудового законодательства и уменьшаете вероятность ошибок в документообороте.
Помните: правильно оформленное ознакомление – это не просто формальность, а гарантия юридической чистоты ваших кадровых действий.