В современном мире документооборота трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим стаж и место работы сотрудника. Чтобы её хранить и вести аккуратно, используют специальные канцелярские папки. В этой статье мы разберём, какие виды папок существуют, как правильно подобрать, где их купить и как оформить.
Что такое папка‑регистратор для трудовых книжек?
Папка‑регистратор – это канцелярская папка с арочным механизмом, предназначенная для хранения нескольких трудовых книжек одновременно. Такая конструкция позволяет:
- удержать до 70‑100 книг;
- быстро находить нужный документ;
- сохранить порядок в кадровой документации.
Размеры типичной модели: 340 × 100 × 65 мм (открытая). Подходит для формата А6, что соответствует размеру большинства бумажных трудовых книжек.
Основные характеристики
- Материал: плотный картон или пластик – обеспечивает долговечность.
- Механизм: арочный (скрепление) – позволяет быстро открывать и закрывать папку.
- Цвет: часто выбирают нейтральные тона (синий, серый, коричневый) для удобства архивирования.
- Дополнительные элементы: кармашки для справок, вкладышей, наклеек с надписями.
Как правильно оформить папку для трудовых книжек?
Оформление папки включает несколько простых шагов:
- Маркировка: на обложке указывают название организации, отдел кадров и период хранения.
- Нумерация: внутри папки размещают листы‑разделители, где указаны ФИО работников и даты поступления.
- Защита от влаги: при хранении в офисных условиях рекомендуется использовать пластиковые конверты для отдельных книжек.
Если требуется электронное хранение, в папку можно добавить QR‑код, ведущий к электронному кадровому порталу.
Пример оформления
Папка № 12 – Трудовые книжки (2024‑2026 гг.) ФИО: Иванов И.И. – с ФИО: Петрова П.П. – с
Где купить папку‑регистратор?
В 2026 году популярными являются онлайн‑магазины офисных товаров, где можно найти:
- Attache А6 на 70 книжек – открытая модель 340 × 100 × 65 мм.
- Папки из пластика с механизмом «скрепка» – более износостойкие.
- Опции с логотипом компании – для корпоративного стиля.
Примеры покупок:
- Офисный магазин «Компас» – Attache А6 на 70 книжек, цена 446 ₽, бесплатная доставка.
- Интернет‑платформа «Ozon» – широкий ассортимент, возможность сравнить цены.
- Сайт «Wildberries» – часто есть акции «Купи 2 – получи 1 бесплатно».
Требования законодательства к хранению трудовых книжек
Согласно Приказу Минтруда от № 320н, организации обязаны вести учёт:
- Бланков трудовых книжек.
- Вкладышей и дополнительных страниц.
- Электронных данных, если они используются.
Хранение должно осуществляться в защищённых от потери и повреждения местах. Папка‑регистратор считается одним из рекомендуемых средств.
Сроки хранения
Обычно:
- Бумажные трудовые книжки хранятся до пенсионного возраста сотрудника + 3 года;
- После увольнения – в течение 3 лет (если сотрудник не запросил их возврата).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли заменить бумажную папку цифровым архивом?
Ответ: Да, но при этом необходимо обеспечить резервное копирование и защиту данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152.
Вопрос: Как оформить дубликат, если оригинал утерян?
Ответ: Подать заявление в отдел кадров, после чего будет изготовлен новый экземпляр по образцу, утверждённому Приказом 320н.
Вопрос: Нужно ли вносить записи в бумажную книжку при удалённой работе?
Ответ: Записи в бумажную книжку вносятся только по запросу работника; иначе сведения передаются в СФР в электронном виде.
Папка‑регистратор – простой, но эффективный инструмент для организации хранения трудовых книжек. При правильном подборе модели, оформлении и соблюдении требований законодательства вы сможете:
- Сократить время поиска нужного документа.
- Обеспечить безопасность и долговечность записей.
- Соответствовать нормативам Минтруда.
При покупке обращайте внимание на размер, материал и наличие дополнительных кармашков. Надежный поставщик, такой как «Attache А6», гарантирует, что ваши кадровые документы будут в надёжных руках.
Обновлено: 22:23:07