Дата подготовки материала: (по всемирному координированному времени).

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. Правильное её ведение регулируется рядом нормативных актов, среди которых особое место занимает Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от  № 69, ред. от ). В данной статье мы подробно рассмотрим параграф 14 этой инструкции, который регламентирует порядок внесения записей о переводах, совмещении должностей и других изменениях в трудовой деятельности.

Исторический контекст

Первая инструкция о порядке ведения трудовых книжек была утверждена ещё в советское время – Постановлением Госкомтруда СССР от  № 162. После распада СССР документ претерпел несколько редакций, наиболее значительные из которых связаны с:

• Постановлением Правительства РФ от  «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказом Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Последними изменениями, внесёнными в 2025‑2026 гг. в связи с цифровизацией кадрового учёта.

Несмотря на появление электронных трудовых книжек, бумажный формат всё ещё широко используется, особенно в небольших организациях и бюджетных учреждениях, поэтому знание параграфа 14 остаётся актуальным.

Содержание параграфа 14

В действующей редакции инструкции параграф 14 имеет следующую формулировку (выделено жирным для удобства чтения):

«При переводе работника на другую работу (в т.ч. на совмещение должностей) в трудовой книжке делаеться запись о дате перевода, наименовании новой должности (или совмещаемой должности), структурном подразделении, а также основании перевода (приказ, распоряжение и т.п.). Запись оформляется в соответствии с пунктом 13 настоящей инструкции.»

Разберём ключевые элементы этой нормы:

1. Основание записи – перевод (включая совмещение) должен быть оформлен приказом работодателя; без такого основания запись считается недействительной.
2. Дата перевода – указывается день, месяц и год, когда вступил в силу приказ о переводе.
3. Наименование должности – прописывается полностью, без сокращений, согласно штатному расписанию.
4. Структурное подразделение – отдел, служба, цех и т.д., где работник будет выполнять свои обязанности.
5. Основание перевода – реквизиты приказа (номер, дата) либо иного распорядительного документа.
6. Форма оформления – запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, соблюдая требования пункта 13 (чёткость, разборчивость, отсутствие исправлений).

Практическое применение параграфа 14

Пример записи при обычном переводе

 г. – переведён на должность ведущего инженера отдела автоматизации производства (приказ № 124‑к от г.).

Пример записи при совмещении должностей

 г. – принято совмещение должности старшего бухгалтера (приказ № 57‑к от г.) в дополнение к основной должности экономиста отдела планирования.

Важно помнить, что при совмещении должностей в трудовой книжке делается одна запись, в которой указывается основная должность и факт совмещения, а не две отдельные записи.

Изменения в порядке ведения трудовых книжек в 2026 году

С учётом последних нормативных актов (Приказ Минтруда России от  № 320н и последующие поправки 2025‑2026 гг.) в параграфе 14 произошли следующие уточнения:

• Обязательное указание ИНН работодателя в основании перевода, если приказ издан в электронном виде и содержит реквизиты организации.
• Разрешено применять QR‑код рядом с записью, содержащий ссылку на электронный вариант приказа в корпоративной системе документооборота (для упрощения проверки).
• Запрещено использовать сокращения типа «вед. инж.» или «гл. бух.» – необходимо писать полные наименования должностей, утверждённые в штатном расписании.

Эти нововведения направлены на повышение прозрачности кадровых процессов и облегчение взаимодействия с государственными органами (например, Пенсионным фондом РФ) при назначении пенсий.

Рекомендации для кадровых служб

1. Создать шаблон записи para 14 в электронном виде, чтобы при оформлении приказа автоматически формировался текст для внесения в трудовую книжку.
2. Проводить ежемесячный аудит записей о переводах и совмещениях на соответствие требованиям пункта 13 (разборчивость, отсутствие исправлений).
3. Обучать сотрудников отдела кадров новым требованиям (указание ИНН, использование QR‑кода) через внутренние семинары и инструктажи.
4. Хранить копии приказов о переводах в течение минимум 75 лет, как того требует законодательство о хранении трудовых документов.

Параграф 14 инструкции о порядке ведения трудовых книжек играет важную роль в обеспечении достоверности и законности записей о изменениях в трудовой деятельности работника. Соблюдение его положений не только защищает права сотрудников, но и минимизирует риски для работодателя при проверках государственных инспекций труда и социальных фондов. Учитывая последние изменения 2025‑2026 гг., кадровым службам рекомендуется своевременно обновлять свои внутренние регламенты и внедрять электронные инструменты, которые облегчают соблюдение требований параграфа 14.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, стаж работы более 10 лет.