С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н от , который утверждает новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. В данном документе особое внимание уделяется параграфу 31 – ключевому положению, регулирующему оформление записей при увольнении сотрудника и выдачу дубликата трудовой книжки. Ниже представлен всесторонний анализ этого пункта, практические рекомендации и типичные ошибки, которых следует избегать.
Содержание параграфа 31 (из Приказа № 320н)
«При увольнении работника записи, внесённые в трудовую книжку за время работы на текущем месте, заверяются подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации. При выдаче дубликата трудовой книжки в случае её утери, повреждения или иной необходимости, записи, сделанные в оригинале, переносятся в дубликат под тем же порядком и с теми же requisites, что и в оригинале, и также заверяются подписью и печатью».
Таким образом, параграф 31 регламентирует два важных момента:
- Заверение записей при увольнении.
- Перенос и заверение записей при выдаче дубликата.
Почему параграф 31 важен для работодателей и кадровых специалистов?
- Юридическая сила записей. Только заверенные подписью и печатью записи имеют доказательственное значение в суде и при обращении в Пенсионный фонд.
- Защита прав работника. Корректное оформление гарантирует, что трудовая история сотрудника будет сохранена без пробелов, что особенно важно при назначении пенсии и пособий.
- Избежание штрафов. Нарушение порядка заверения может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
Практическое руководство по выполнению требований параграфа 31
Подготовка к увольнению
- Убедитесь, что все записи о приёме, переводах, наградах и увольнениях внесены в трудовую книжку полностью и без ошибок.
- Проверьте соответствие дат и наименований организаций действующим документам (трудовому договору, приказу о приёме/увольнении).
Заверение записей при увольнении
- После последней записи (обычно это запись об увольнении) поставьте подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер по кадровому учету или иное уполномоченное лицо).
- Рядом с подписью разместите печать организации (круглую, с полным наименованием и ИНН/КПП). Если у организации нет печати, допускается использование факсимиле, но только при наличии внутреннего положения, разрешающего такое применение.
- Сделайте отметку в журнале учета движения трудовых книжек о выдаче книжки сотруднику при увольнении (дата, номер книжки, ФИО сотрудника).
Выдача дубликата трудовой книжки
- При утере, повреждении или иной необходимости выдачи дубликата сотрудник подаёт письменное заявление.
- Кадровик проверяет оригинал трудовой книжки (если он сохранился) либо восстанавливает записи на основании приказов, трудовых договоров и иных документов.
- Все записи переносятся в дубликат в том же порядке, с теми же реквизитами (дата, наименование организации, должность, характер работы).
- После заполнения дубликата ставятся подпись ответственного лица и печать организации, аналогично оригиналу.
- В журнале учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата (номер дубликата, дата, основание).
Хранение бланков и журналов
Согласно пункту 32 того же приказа, бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. Журналы учета движения и учета бланков также должны находиться в доступном для проверки месте (например, в отделе кадров) и вестись в электронном или бумажном виде с обеспечением их сохранности на протяжении всего срока действия приказа (по 1 сентября 2027 года).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить/предотвратить |
|---|---|---|
| Отсутствие печати при заверении записей | Запись может быть признана недействительной; риск штрафа. | Всегда ставить печать; если печать отсутствует – оформить внутреннее положение о применении факсимиле и получить согласие руководителя. |
| Неправильная дата в записи об увольнении | Нарушение непрерывности трудового стажа; сложности при назначении пенсии. | Сверять дату с приказом об увольнении и трудовым договором перед внесением записи. |
| Перенос записей в дубликат с пропуском строк или изменением формулировок | Несоответствие оригиналу и дубликата; возможные споры при подтверждении стажа. | Создавать чек‑лист полного переноса; после заполнения дубликата сверять его с оригиналом построчно. |
| Не ведение журнала учета движения трудовых книжек | Отсутствие подтверждения выдачи/получения книжки; сложности при инспекционных проверках. | Ввести обязательную процедуру регистрации каждой операции (выдача, прием, дубликат) в журнале. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заверять записи электронной подписью?
- На момент действия Приказа № 320н электронная подпись не предусмотрена для заверения трудовых книжек. Требуется собственноручная подпись и печать организации.
- Что делать, если у организации нет печати?
- Можно использовать факсимиле, но только при наличии внутреннего нормативного акта, разрешающего его применение, и при условии, что факсимиле хранится под контролем ответственного лица.
- Нужно ли заверять каждую запись отдельно или достаточно одной подписи в конце?
- Согласно пункту 31, заверяются все записи, внесённые за время работы на текущем месте, то есть достаточно одной подписи и печати после последней записи (обычно после записи об увольнении). Однако каждая запись должна быть чётко читаема и не содержать исправлений.
- Как хранить дубликат трудовой книжки после выдачи сотруднику?
- Дубликат остаётся у работника. У работодателя сохраняеться только запись о выдаче дубликата в журнале учета движения трудовых книжек.
Параграф 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек является фундаментальным элементом, обеспечивающим легитимность и сохранность трудовой истории работника. Соблюдение его требований – это не только выполнение законодательных норм, но и гарантия защиты прав сотрудников и снижения рисков для организации. Рекомендуем:
- Регулярно проводить внутренние аудиты ведения трудовых книжек.
- Обучать кадровых сотрудников актуальным изменениям в законодательстве.
- Внедрять чек‑листы и журналы учета, которые минимизируют вероятность ошибок.
- Хранить все сопроводительные документы (приказы, договоры, заявления) в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности.
Соблюдая эти простые, но важные правила, ваша компания сможет уверенно проходить любые проверки и обеспечивать надёжную защиту трудовых прав своих сотрудников.