Современные реалии цифровизации затрагивают все сферы жизни, включая кадровую документацию. Одним из самых обсуждаемых вопросов является возможность и законность параллельного ведения трудовых книжек (ТК) в традиционном бумажном и новом электронном формате. Эта тема особенно актуальна в свете завершения переходного периода в России.

Правовая основа: что говорят законы?

Ключевым документом являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ. В них, в частности, предусмотрено, что:

• Работодатель обязан вести трудовую книжку каждого работника.
• С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки необходимо вести на бумажном носителе (как указано в письме Минтруда).

Таким образом, законодательство напрямую не запрещает иметь у одного работника две версии ТК, но и не разрешает их параллельное ведение в качестве равнозначных документов.

Текущая ситуация: переходный период (до 2026 года)

На сегодняшний день (май 2026 года) в России действует переходный режим. Это означает:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) уже внедрена и является основным документом для учета трудового стажа в информационной системе.
2. Бумажная трудовая книжка продолжает выдаваться работникам по их заявлению и может вестись параллельно.
3. Работодатель обязан вносить все сведения об трудовой деятельности в ЭТК. Если у работника есть бумажная ТК, то эти же сведения должны быть внесены и в нее (при ее наличии).

Важно: В случае разногласий между записями в бумажной и электронной версиях приоритет имеет запись в ЭТК, так как она является первичным документом в системе.

Что происходит после 1 января 2026 года?

По истечении переходного периода:

• Электронная трудовая книжка становится единственным обязательным документом для фиксации сведений о трудовой деятельности.
• Выдача и ведение бумажных трудовых книжек прекращается, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом (например, для отдельных категорий граждан по их письменному заявлению, но это требует уточнения в актуальной редакции закона).
• Все новые работники будут получать только ЭТК.

Практические аспекты параллельного ведения

Если работник уже имеет бумажную ТК и получает ЭТК, или работодатель переходит на электронный документооборот, возможна следующая практика:

Для уже работающих сотрудников:
Работодатель обязан создать ЭТК в системе и перенести в нее все имеющиеся данные из бумажной ТК. После этого бумажная ТК может храниться у работника, но все новые записи (о приеме, увольнении, награждениях) вносятся только в ЭТК. Запись в бумажную ТК может быть сделана по заявлению работника, но это не является обязательным для работодателя с точки зрения закона после создания ЭТК.

Для вновь принимаемых сотрудников:
Если работник не имеет бумажной ТК (например, первый рабочий стаж), ему открывается только ЭТК. Бумажная ТК не выдается.

Хранение:
Бумажная трудовая книжка, если она была выдана, хранится у работника. Работодатель хранит только бумажные бланки (если они еще используются) и ведет обязательные бумажные журналы учета их движения.

Преимущества и риски параллельного ведения

Преимущества (в переходный период):

• Для работника: Наличие привычного бумажного документа, который можно предъявить в любом учреждении (пока не все системы интегрированы с ЭТК).
• Для работодателя: Возможность поэтапного перехода, обучение кадров, минимизация ошибок при переносе данных.

Риски и проблемы:

• Дублирование информации: Увеличение административной нагрузки на кадровиков;
• Расхождение данных: Высокий риск ошибок при ручном копировании записей из ЭТК в бумажную ТК и наоборот. Это может привести к спорам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
• Юридическая неопределенность: В случае судебного разбирательства приоритет будет отдан данным из ЭТК, так как это первичный электронный документ, имеющий юридическую силу.
• Затраты: Необходимость закупать бланки бумажных ТК и хранить их.

Мнение профсоюзов и экспертов

Как сообщают агентства (например, ТАСС), профсоюзы выступают против полной замены бумажных трудовых книжек. Их аргументы касаются сложностей для пожилых людей, рисков утери персональных данных в цифровом виде и необходимости гарантированного доступа к информации. Однако государство последовательно движется к полной цифровизации, ссылаясь на удобство, прозрачность и снижение коррупционных рисков.

Параллельное ведение возможно только в переходный период (до 31 декабря 2025 года включительно). После этой даты электронная трудовая книжка становится единственным официальным документом.

Приоритет всегда имеет запись в Электронной трудовой книжке. Бумажная ТК, если она ведется, носит дублирующий и информационный характер для работника.

Работодателю: Необходимо максимально быстро и корректно перевести всех сотрудников на ЭТК, обеспечить их информирование и обучение. Вести бумажные журналы учета бланков и движения ТК обязательно до конца переходного периода.

Работнику: Если у вас есть старая бумажная ТК, убедитесь, что все записи из нее полностью и без ошибок перенесены в вашу ЭТК. Регулярно проверяйте актуальность данных в личном кабинете на портале Госуслуг или в системе вашего работодателя. После 2026 года бумажная ТК утратит юридическую силу как документ, подтверждающий стаж.

Примечание: Статья составлена на основе информации, доступной на май 2026 года. Для получения самой актуальной информации по вашему конкретному случаю рекомендуется обращаться к кадровым службам, профсоюзам или официальным источникам Минтруда России.