Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ От правильности ее заполнения зависит будущее человека, в частности, назначение пенсии․ Несмотря на то, что в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК), миллионы граждан продолжают использовать бумажный вариант․ И одной из самых распространенных ошибок кадровиков является постановка печати на левой странице трудовой книжки․
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая ошибка, чем она грозит сотруднику и работодателю, а также как грамотно ее исправить․
Как должна выглядеть правильная печать?
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда от № 69), печать организации или кадровой службы ставится только на правой странице разворота трудовой книжки․
Печать проставляется в следующих случаях:
- При увольнении работника — на правой странице, в разделе «Сведения о работе», она заверяет подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также подпись самого работника;
- На титульном листе — при первичном оформлении документа или при внесении изменений в анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т․д․)․
Оттиск печати должен частично захватывать текст, но при этом не искажать его читаемость․ Обычно печать ставится на подпись лица, заверяющего запись․
Почему печать ставят на левой странице?
Ошибка с «левой печатью» чаще всего происходит по следующим причинам:
- Невнимательность кадровика․ При быстром закрытии вкладыша или самой книжки печать механически переносится на левую часть разворота (страницу с предыдущими записями)․
- Неправильная оценка объема записей․ Кадровик начинает ставить печать на правой странице, но в этот момент понимает, что место для подписи и печати на правой стороне закончилось (строка ушла вниз), и инстинктивно переносит оттиск на левую, чистую сторону․
- Оттиск «прошел» насквозь․ Если кадровик слишком сильно прижимает печать, краска может пропечататься на оборотную сторону листа (которая является левой страницей следующего разворота)․
Чем грозит печать на левой стороне?
С точки зрения закона, печать на левой странице — это нарушение установленного порядка ведения трудовых книжек․ Однако давайте оценим реальные риски:
Риски для работника
Самая большая опасность кроеться в будущем, когда работник выйдет на пенсию․ Специалисты Социального фонда России (СФР, бывший ПФР) придирчиво изучают бумажные трудовые книжки․
- Сомнения в подлинности․ Печать не на своем месте может вызвать подозрения в подделке документа․
- Неподтвержденный стаж․ Если печать стоит на левой стороне, а на правой ее нет вообще, СФР может счесть запись об увольнении (или приеме) незаверенной и отказать в зачете этого периода в стаж․ Потребуется дополнительное подтверждение стажа через архивы или суд․
Риски для работодателя
- Административная ответственность․ Нарушение правил ведения трудовых книжек может быть расценено как нарушение трудового законодательства (ст․ 5․27 КоАП РФ), что влечет штрафы для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, а для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей․
- Обязанность выдать дубликат․ Если работник или проверяющий орган потребует устранить нарушение, работодателю придется выдавать дубликат трудовой книжки без лишних печатей․
Как исправить ошибку с левой печатью?
Порядок действий зависит от того, как именно была поставлена печать․ Рассмотрим три основные ситуации:
Ситуация 1: Печать поставлена на левой стороне, а на правой ее нет
Это самый сложный случай․ Просто перечеркнуть печать или попытаться поставить ее еще раз на правой стороне категорически нельзя․ Исправления в трудовой книжке производятся только путем признания записи недействительной․
Инструкция:
- На левой странице рядом с ошибочной печатью (если там есть свободное место) или под ней ничего не пишется․ Зачеркивать печать нельзя!
- На правой странице (в разделе «Сведения о работе») под последней записью в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»․
- Ниже делается правильная запись о приеме/увольнении (дублирование предыдущей записи)․
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится правильная запись․
- Новая, правильная печать ставится на правой стороне, заверяя новую запись и подписи․
Ситуация 2: Печать частично попала на левую страницу (пропечаталась сквозь страницу)
Если основная часть оттиска находится на правой стороне и заверяет подпись как положено, а на левой стороне остался лишь слабый след краски, ничего исправлять не нужно․ Это техническая погрешность, которая не искажает смысл записей и не является нарушением правил заполнения․
Ситуация 3: Печать поставлена на левой стороне, но на правой стороне запись заверена другой, правильной печатью
Иногда по невнимательности кадровик ставит печать дважды․ Если на правой стороне всё оформлено корректно, печать на левой стороне является просто «лишней»․
В этом случае также не нужно зачеркивать или стирать левую печать․ Достаточно на левой странице, рядом с ошибочным оттиском (если позволяет место), сделать пометку от руки: «Печать поставлена ошибочно», заверить эту пометку подписью ответственного лица с указанием даты․ Это снимет любые вопросы у проверяющих органов в будущем․
Чего категорически нельзя делать!
- Использовать корректирующие жидкости («штрих»), ластики или лезвия․ Трудовая книжка — это строгий документ․ Любое механическое или химическое удаление текста или печати делает документ недействительным и вызывает мгновенные подозрения в подделке․
- Зачеркивать печать․ Перечеркивание крест-накрест или горизонтальной линией не допускается․
- Игнорировать проблему․ Если на правой стороне печати нет, а висит она слева, закрывать книжку и отдавать сотруднику нельзя — это прямой путь к проблемам с пенсией для работника․
Левая печать в трудовой книжке — это неприятная, но решаемая проблема․ Главное правило кадровика при любой ошибке в бумажной трудовой — не паниковать и не пытаться скрыть следы преступления с помощью штриха или ластика․ Все исправления должны быть прозрачными и соответствовать Инструкции Минтруда․
Чтобы избежать подобных ситуаций, специалистам по кадрам следует всегда проверять, на какой именно странице они ставят оттиск, и не торопиться при закрытии документа․ А работникам при увольнении стоит внимательно осматривать свою трудовую книжку — вовремя замеченная ошибка сэкономит вам годы хождения по инстанциям в пенсионном возрасте․