Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовые отношения гражданина с работодателем.
В ней фиксируются даты приема, увольнения, изменения должности, заработной платы и другие сведения.
Для подтверждения достоверности записей в трудовой книжке ставится печать (или штамп) организации.
Ниже приведён подробный разбор того, как должна выглядеть печать, где и когда её ставят, какие требования к ней предъявляются и какие нюансы стоит учитывать при работе с новым образцом трудовой книжки.

Правовая база

• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»
• Порядок заполнения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда РФ от 26 апреля 2016 г. № 8
• Положение о трудовой книжке, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 29 января 2023 г. № 30
• Положение о печатях и штампах в отделе кадров (согласно рекомендациям Роструда)

Согласно пункту 2.2.2 инструкции Минтруда, печать ставится в трудовой книжке в следующих случаях:

• При выдаче титульного листа (первой страницы) и при первой записи о приёме на работу;
• При каждой записи о приёме, увольнении, переводе, повышении и изменении условий труда;
• При исправлении записей (если исправление производится в оригинальной книжке);
• При заверении копии трудовой книжки (если организация использует печать в работе с копиями).

Важно отметить, что печатка не является обязательной в соответствии с федеральным законодательством.
Однако большинство работодателей используют печать для подтверждения подлинности записей, а отсутствие печати может вызвать вопросы при проверке работодателем, пенсионным фондом или налоговыми органами.

Где ставится печать

2.1 Титульный лист (первый лист)

Титульный лист подписывается ответственным за выдачу трудовых книжек (обычно руководителем отдела кадров).
После подписи ставится печать организации (или печать кадровой службы).
Если в организации нет отдельной печати кадровой службы, ставится печать предприятия.

2.2 Записи о приёме и увольнении

В каждой записи о приёме, увольнении, переводе и т.д. печать ставится в правом нижнем углу страницы.
Печатка должна быть подписана уполномоченным лицом (директором, начальником отдела кадров) и сопровождаться подписью.

2.3 Копии трудовой книжки

При выдаче копии трудовой книжки печать ставится в соответствующей строке «Копия заявления» (графа 4).
Если организация использует печать в работе с копиями, она ставится в правом нижнем углу копии.

2.4 Вкладыш к трудовой книжке (новый образец)

Вкладыш содержит реквизиты организации, дату выдачи и подпись.
Печать ставится в правом нижнем углу вкладыша и подтверждает подлинность данных.

Как должна выглядеть печать

3.1 Форма печати

• Круглая или овальная печать с гравировкой (или штампом) в черном или темно-сером цвете.
• На печати указывается название организации (полное наименование), а также её ИНН, ОГРН и адрес.
• В некоторых случаях добавляется надпись «Печатка кадровой службы» или «Печатка предприятия».
• Печатка может быть изготовлена из металла (стекло, латунь) или из пластика (для штампов).

3.2 Размер и расположение

• Диаметр печати обычно от 25 мм до 35 мм.
• Печатка размещается в правом нижнем углу страницы, но не должна перекрывать текст записи.
• Если на странице несколько записей, печать ставится только в первой строке каждой записи.

3.3 Цвет и качество печати

• Черный или темно-серый тон, чтобы печать была читаемой и не стиралась со временем.
• Печатка должна быть чёткой, без размытостей, чтобы можно было легко распознать текст.
• При использовании штампа важно, чтобы штамп был надёжно закреплён и не смазывался.

3.4 Печатка при отсутствии печати

Если в организации нет печати предприятия, можно использовать печать кадровой службы.
Роструд допускает использование печати отдела кадров, если она подтверждена подписью уполномоченного лица.

Практические рекомендации

4.1 Как правильно ставить печать при увольнении

1. Укажите дату увольнения, причину и подпись руководителя.
2. Подпишите запись уполномоченным лицом.
3. Ставьте печать (печатку предприятия или кадровой службы) в правом нижнем углу страницы.
4. Если печать была поставлена неверно, оформите исправление: подпишите исправление, поставьте новую печать и подпишите исправление.

4;2 Как проверить правильность печати

• Проверьте, что на печати указаны все реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН).
• Убедитесь, что печать не смазана и не размыта.
• Проверьте, что печать ставится в правом нижнем углу и не перекрывает текст.
• Проверьте, что подпись уполномоченного лица соответствует подписи в печати.

4.3 Как использовать печать в электронных системах

С 1 января 2023 г. в России введён новый образец трудовой книжки, который может использоваться в электронном виде.
В этом случае печать может быть заменена электронным сертификатом подписи.
Однако при работе с бумажной копией печать остаётся обязательной (если не предусмотрено иное в локальных правилах).

Часто задаваемые вопросы

5.1 Можно ли использовать печать отдела кадров вместо печати предприятия?

Да, Роструд допускает использование печати отдела кадров, если она сопровождается подписью уполномоченного лица.
В большинстве случаев печать предприятия предпочтительнее, но печать отдела кадров также считается действительной.

5.2 Что делать, если в трудовой книжке была поставлена неправильная печать?

В таком случае необходимо оформить исправление записи.
Подпишите исправление, поставьте новую печать (если она отличается) и подпишите исправление.
В случае исправления копии трудовой книжки следует поставить печать в строке «Копия заявления».

5.3 Нужно ли ставить печать в каждой записи о переводе?

Да, согласно инструкции Минтруда, печать ставится в каждой записи о переводе, повышении, изменении условий труда и т.д.

5.4 Что делать, если печать отсутствует?

Если печать отсутствует, это не является прямым нарушением закона, но может вызвать вопросы при проверке.
Рекомендуется поставить печать в соответствии с рекомендациями руководства кадрового отдела.

Печать в трудовой книжке — важный элемент подтверждения достоверности записей.
Она должна:

• Содержать полное название организации, ИНН, ОГРН и адрес;
• Быть чёткой, без размытостей, в черном или темно-сером цвете;
• Стекаться в правом нижнем углу каждой записи (титульный лист, приём, увольнение, перевод, исправление, копия);
• Сопровождаться подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров).

Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую надёжность трудовой книжки и упрощает её проверку в государственных органах.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к руководству кадрового отдела или в службу поддержки вашего работодателя.