Вопрос о том, допускается ли использование печати отдела кадров при оформлении записей в трудовой книжке, часто возникает у работодателей, специалистов по кадрам и юристов. Ниже подробно рассмотрены нормативно‑правовая база, практические рекомендации и типичные ошибки, связанные с этим вопросом.

Нормативно‑правовая база

• Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждён постановлением Правительства РФ от  г.) – определяет, какие печати могут использоваться при оформлении трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – вводит единый порядок применения печатей в кадровой документации, в т.ч. в трудовых книжках.
• Разъяснение Роструда (письмо № 2607‑6‑1 от  г.) – уточняет, что печать отдела кадров считается печатью работодателя и может использоваться только в случаях, предусмотренных Порядком.

Что считается «печатью отдела кадров»?

Печать отдела кадров – это отдельный штамп, который обычно содержит:

1. Полное фирменное наименование организации (на русском языке);
2. Сокращённое название подразделения (например, «Отдел кадров»);
3. Местонахождение (город, адрес);
4. При необходимости – реквизиты (ОГРН, ИНН).

Если в организации уже существует официальная печать работодателя (гербовая печать), то печать отдела кадров может использоваться только в том случае, когда она указана в локальном нормативном акте и соответствует требованиям Пункта 35 ПП 2003.

Когда допускается ставить печать отдела кадров в трудовую книжку?

Как правильно оформить печать отдела кадров

Содержание штампа

• Наименование организации полностью (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»»);
• Сокращённое название подразделения – «Отдел кадров»;
• Город и адрес (по желанию, но рекомендуется для идентификации);
• При необходимости – ОГРН, ИНН.

Порядок использования

1. Убедитесь, что в организации принят локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий применение печати отдела кадров.
2. Перед ставкой печати проверьте, что запись в трудовой книжке соответствует требованиям Пункта 35 ПП 2003 (например, правильный шрифт, отсутствие исправлений).
3. Нанесите печать ровно в центре поля, оставив место для подписи ответственного лица.
4. Подпись ставится рядом с печатью – обычно подпись руководителя отдела кадров или уполномоченного лица.
5. Запись считается завершённой только после того, как печать и подпись проверены контролером (например, бухгалтером или юристом).

Преимущества и недостатки использования печати отдела кадров

Преимущества

• Упрощение документооборота. Кадровая служба может самостоятельно заверять свои документы без обращения к главному руководителю.
• Повышение ответственности. Наличие отдельной печати подчёркивает, что запись выполнена именно кадровой службой.
• Скорость оформления. При изменениях в личных данных сотрудника запись в книжку производится быстрее.

Недостатки

• Риск несоответствия требованиям. Если локальный акт не соответствует Пункту 35 ПП 2003, запись может быть признана недействительной.
• Неоднозначность в проверках. При проверках со стороны инспекции труда иногда возникает вопрос, какая печать использовалась, что может привести к дополнительным запросам.
• Необходимость дополнительного контроля. Требуется вести учёт использования печати, чтобы избежать её несанкционированного применения.

Практические рекомендации для работодателей

1. Разработайте локальный нормативный акт. В нём укажите, в каких случаях допускается печать отдела кадров, кто уполномочен её ставить и какие документы требуют гербовой печати.
2. Проведите инструктаж персонала. Сотрудники отдела кадров должны знать порядок использования печати и особенности оформления записей в трудовой книжке.
3. Контролируйте соответствие требованиям ПП 2003. Регулярно проверяйте, чтобы все записи соответствовали пункту 35 (правильный шрифт, отсутствие исправлений, наличие подписи).
4. Храните образцы печатей. Держите в архиве образцы печатей (гербовая и отдела кадров) для подтверждения их подлинности при проверках.
5. Ведите журнал использования печати. Записывайте дату, цель и ответственного лица – это поможет избежать злоупотреблений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать любую печать отдела кадров без согласования?

Нет. По закону печать может использоваться только в том случае, если её применение предусмотрено локальным нормативным актом и соответствует пункту 35 ПП 2003.

Что делать, если в трудовой книжке уже поставлена печать отдела кадров, а позже выяснилось, что она была использована неверно?

Необходимо оформить исправление в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек: написать исправление черновой линией, подписать и поставить печать (гербовую или отдела кадров) с пометкой «исправление». При необходимости – подать заявление в инспекцию труда.

Обязательно ли ставить печать отдела кадров при выдаче дубликата трудовой книжки?

Да, если дубликат выдаётся кадровой службой, печать отдела кадров считается допустимой. При этом в дубликате должна быть подпись уполномоченного лица и указание причины выдачи.

Можно ли ставить печать отдела кадров в электронных трудовых книжках?

Электронные трудовые книжки (ЭТК) оформляются в соответствии с ФЗ «Об электронных документах». Печать в традиционном виде не используется; вместо неё применяется электронная подпись уполномоченного лица.

Печать отдела кадров может ставиться в трудовую книжку, но только при соблюдении ряда условий:

• Наличие локального нормативного акта, регламентирующего её применение;
• Соответствие требованиям Пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек;
• Указание в акте конкретных случаев, когда допускается использование такой печати (изменения личных данных, выдача дубликата, оформление кадровых переводов и т.п.).

При правильном оформлении печать отдела кадров является законным и удобным инструментом для ускорения кадрового документооборота, однако её использование без надлежащего регламента может привести к юридическим спорам и проверкам со стороны Роструда.

Дата публикации: