Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Любая неточность в ее заполнении может привести к серьезным проблемам при назначении пенсии. Один из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются кадровики и работодатели: как правильно заверить записи при увольнении и какая именно печать должна стоять в трудовой книжке? Разберемся в актуальных требованиях законодательства на 2024-2026 годы.
Обязательна ли печать при увольнении?
Ответ однозначный: да, обязательна. Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя.
Отсутствие оттиска является нарушением. Судебная практика подтверждает, что записи без печати могут вызвать сложности при подсчете страхового стажа. Например, суды первой инстанции нередко сталкиваются с ситуациями, когда отсутствие четкой печати заставляет Пенсионный фонд исключать периоды работы из стажа. Однако, если из имеющихся оттисков (например, на записи о приеме) видно, кто является работодателем, суды часто встают на сторону работника. Тем не менее, доводить дело до суда не стоит — проставление печати строго обязательно.
Какая именно печать должна ставиться?
Именно этот вопрос вызывает больше всего споров на практике. Может ли работодатель использовать печать отдела кадров или специальную печать «Для документов»?
Печать работодателя (основная или для документов)
Действующие правила требуют проставлять печать работодателя. Это означает, что предпочтительным вариантом всегда является основная (гербовая) печать организации, на которой присутствуют все реквизиты компании;
Однако эксперты Роструда и специалисты портала «КонсультантПлюс» разъясняют: если запись об увольнении заверена не основной печатью, а дополнительной — печатью «Для документов», где также присутствуют все реквизиты организации (ИНН, ОГРН, полное наименование), это не является нарушением. Главное условие — по оттиску можно точно идентифицировать работодателя.
Можно ли ставить печать отдела кадров?
Роструд категорически против. В своих разъяснениях Межрегиональная территориальная государственная инспекция труда указывает на недопустимость заверения печатью отдела кадров записей в трудовой книжке при увольнении.
Из действующих нормативных актов исключено положение, позволявшее работодателям проставлять в трудовые книжки как гербовую печать, так и печать кадровой службы. Это было сделано сознательно. Печать отдела кадров (ПДК) не содержит полных реквизитов юридического лица и не позволяет достоверно установить, кто именно был работодателем. Слишком формальный подход с использованием ПДК существенно затрудняет выполнение обязанностей работодателя при подтверждении стажа в будущем.
- Разрешено: Печать организации (основная).
- Разрешено: Печать «Для документов» (если есть полные реквизиты).
- Запрещено: Печать отдела кадров, печать бухгалтерии и т.д.
Где ставить печать: правила и рекомендации
Оттиск печати должен быть проставлен в строгом соответствии с требованиями к оформлению трудовых книжек. Нарушение правил расположения может привести к тому, что запись будет признана ненадлежащим образом заверенной.
Место для оттиска
Печать ставится после последней записи об увольнении, в специально отведенном месте, на подписи работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также на сведениях о наименовании должности и фамилии этого лица.
Рекомендации по постановке:
- Печать не должна перекрывать подпись увольняемого сотрудника (если он расписывается в книжке) или затруднять чтение текста записи.
- Оттиск должен быть четким, читаемым, без смазываний и «двоений».
- Идеальное расположение, когда печать частично захватывает наименование должности и подпись заверяющего лица, оставляя при этом читаемыми реквизиты самой печати.
Что делать, если поставили неправильную печать?
Частая ошибка — заверение записи печатью отдела кадров или печатью другой организации (например, при реорганизации). Отсутствие правильной печати не относится к случаям, когда можно просто зачеркнуть запись и внести изменения (как это делается при ошибке в сведениях о работе или увольнении).
Если запись об увольнении заверена неправильной печатью, исправление производится в следующем порядке:
- В разделе «Сведения о работе» следующим порядковым номером вносится запись о признании предыдущей записи недействительной.
- Заново дублируется текст приказа об увольнении.
- Новая запись заверяется уже правильной печатью работодателя и подписью уполномоченного лица.
Образец такого исправления (фрагмент трудовой книжки) регулярно обновляется в справочных системах, таких как «КонсультантПлюс», и должен быть под рукой у каждого кадровика.
Другие случаи проставления печати
Помимо увольнения, печать работодателя обязательно ставится в следующих случаях:
- На титульном листе — при первичном оформлении трудовой книжки. Отсутствие печати на титульном листе, грубое нарушение, которое не может быть исправлено просто проставлением печати задним числом.
- При выдаче дубликата, если сотрудник потерял трудовую книжку или документ был массово испорчен в компании.
- При заверении копии, когда сотрудник требует выдать ему копию книжки для предоставления в другую компанию, банк или соцорганы. Чаще всего документ заверяют основной печатью, хотя законно использовать и штамп, содержащий полные реквизиты.
Резюме
Печать в трудовой книжке при увольнении — это не просто формальность, а гарант подтверждения страхового и трудового стажа работника. Запомните главное:
- Печать обязательна при увольнении.
- Используется только печать работодателя (основная или «Для документов» с полными реквизитами).
- Печать отдела кадров недопустима — Роструд строго следит за этим.
- Оттиск должен стоять на подписи заверяющего лица, не перекрывая текст записи.
Соблюдение этих несложных правил защитит работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции, а работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.