Вопрос о том, какую печать необходимо проставить в трудовой книжке при увольнении работника, часто вызывает споры между руководителями, специалистами кадровой службы и инспекционными органами. Ниже – подробный разбор нормативных положений, практических рекомендаций и часто задаваемых вопросов.

Что говорит закон?

По пункту 35 Правил ведения трудовых книжек (утверждённых Постановлением Пленума ВЦИОН РФ от  № 531) все записи, сделанные в книжке за период работы с конкретным работодателем, заверяются печатью работодателя. Это значит, что в момент увольнения необходимо проставить печать, которая:

• принадлежит организации‑работодателю (гербовая печать),
• или является печатью кадровой службы, если она официально уполномочена представлять интересы работодателя.

Таким образом, печать не обязана быть именно гербовой, но она должна быть печатью работодателя. Если у организации есть отдельный штамп кадровой службы, который используется для подписания документации, его использование также считается допустимым.

Что изменилось в 2024‑2025 годах?

В последние годы в официальных разъяснениях Министерства труда и соцзащиты РФ неоднократно подчёркивалось, что:

1. Записи об увольнении в трудовых книжках не требуют заверения гербовой печатью, если иной не предусмотрен внутренними нормативными актами организации.
2. Возможность проставления печати кадровой службы связана с тем, что она является печатью работодателя, если у организации нет отдельной гербовой печати.

Эти разъяснения привели к путанице: одни специалисты советовали ставить гербовую, другие – кадровую. На практике важнее, чтобы печать была официальной печатью организации, а не просто «штампом отдела кадров», если последний не имеет статуса официального представителя работодателя.

Как правильно оформить запись об увольнении?

Ниже – пошаговая инструкция, основанная на официальных рекомендациях и практическом опыте.

Подготовка документа

• Заполнить форму увольнения в соответствии с ТК РФ (ст. 81).
• Указать дату увольнения, основание (по сокращению, по соглашению сторон и т.д.).
• Подписать документ руководителем организации.

Проставление печати

В трудовой книжке в строке, отвечающей за запись об увольнении, необходимо поставить печать. Варианты:

1. Гербовая печать организации – круглый штамп с полным названием организации, ИНН, ОГРН и гербом.
2. Печать кадровой службы – круглый штамп, в котором указано наименование организации и надпись «Отдел кадров» (или аналогичная). Этот штамп считается печатью работодателя, если он официально уполномочен.
3. Если у организации нет гербовой печати (например, у ИП), то печать ИП (круглый штамп с ФИО и ИНН) также допускается.

Важно: печать должна быть проставлена рядом с подписью руководителя (или уполномоченного лица), чтобы документ был полностью завершён.

Пример оформления

Ниже – типовое расположение элементов на странице:

Иванов И.И.
Должность: Бухгалтер
Дата приёма: 
Дата увольнения: 
Основание увольнения: Сокращение штата
Подпись руководителя: ___________________
Печать: [гербовая печать организации] (или [печать кадровой службы])

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли печать при увольнении, если работник ушёл по собственному желанию? – Да, запись об увольнении всё равно должна быть заверена печатью работодателя.
• Можно ли обойтись без печати, если в организации нет гербовой печати? – Если есть официально утверждённая печать кадровой службы, её использование считается достаточным.
• Что делать, если в книжке уже стоит печать, но она не относится к работодателю? – Такую запись следует дополнить правильной печатью, иначе документ будет признан недействительным.
• Можно ли ставить печать в электронных версиях трудовых книжек? – При переходе на электронные формы (ЭКТ) печать заменяется электронной подписью уполномоченного лица.

Итак, какой штамп ставить в трудовой книжке при увольнении?

1. Если у организации есть гербовая печать, её использование – самый надёжный вариант.
2. Если гербовой печати нет, но есть официальная печать кадровой службы, её можно ставить вместо гербовой.
3. Если же у организации нет ни той, ни другой печати (например, ИП), то допускается печать ИП или иной штамп, официально уполномоченный представлять интересы работодателя.

Главное требование – печать должна быть печатью работодателя, а не просто «штампом отдела кадров», если последний не имеет статуса официального представителя. Следуя этим правилам, вы избежите проблем при проверках трудовой инспекции и гарантируете юридическую корректность оформления увольнения.

Полезные ссылки

• Официальный портал Министерства труда и соцзащиты РФ
• КонсультантПлюс – нормативные акты по трудовым отношениям
• Федеральный совет работников – разъяснения по правилам ведения трудовых книжек

Если у вас остались сомнения по конкретному случаю, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или к представителю кадровой службы вашей организации.