Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. При увольнении в ней вносятся записи о прекращении трудового договора, и к этим записям традиционно прилагается печать работодателя. Однако законодательство и практика применения печатей менялись за последние годы. В статье подробно рассматриваются:
- какие печати допускаются к использованию;
- какие печати запрещены;
- какой порядок проставления печати в 2024‑2026 гг.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие оформление записей в трудовой книжке:
- Положение о порядке ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 589н от г.).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, ст. 66, ст. 67).
- Приказы региональных инспекций труда (например, постановление Межрегиональной территориальной инспекции труда в Хабаровском крае).
- Судебная практика (решения судов первой и апелляционной инстанций, опубликованные в КонсультантПлюс);
Какой печать должна ставиться при увольнении?
Основное требование
Согласно пункту 35 и пункту 41 Приказа Минтруда России № 589н, запись об увольнении должна быть заверена печатью работодателя и подписью лица, уполномоченного подписывать такие документы (обычно руководитель организации или уполномоченный сотрудник отдела кадров).
Что считается «печатью работодателя»?
- Печать, содержащая полное наименование юридического лица (например, «ООО «Ромашка»»).
- Печать, на которой указано место нахождения организации (адрес, город).
- Печать, в которой присутствует ИНН/КПП (необязательно, но часто используется).
Если в организации существует отдельная печать отдела кадров, но на ней указано только «Отдел кадров», без указания названия работодателя, такая печать не считается печатью работодателя и её использование при оформлении записи об увольнении считается ошибкой.
Запрещённые варианты печатей
- Печать, содержащая лишь название подразделения (например, «Кадровая служба», «Отдел персонала»).
- Печать, не содержащая полного наименования организации.
- Печати, использованные в прошлом для иных целей (например, печать бухгалтерии, печать филиала без указания головной компании).
- Электронные подписи без печати, если речь идёт о бумажной трудовой книжке (по состоянию на 2026 год печать остаётся обязательной).
Исторический обзор (2023‑2026 гг.)
| Год | Судебная практика / нормативный акт | |
|---|---|---|
| 2023 | Суд первой инстанции (Санкт‑Петербург) отказал в признании записи без печати работодателя. | Отсутствие печати работодателя = нарушение требований Положения о трудовых книжках. |
| 2024 | КонсультантПлюс: исправление записи об увольнении, заверенной неправильной печатью. | Необходимо заменить печать на корректную (с полным наименованием организации). |
| 2025 | Решение Роструда: отделу кадров запрещено ставить собственную печать в трудовой книжке. | Только печать работодателя допускается. |
| 2026 | Электронный журнал «Моя бухгалтерия»: отсутствие необходимости в печати при увольнении в электронных системах, но в бумажной книжке печать остаётся обязательной. | Для бумажных трудовых книжек требование не изменилось. |
Пошаговый порядок проставления печати при увольнении
- Подготовка приказа об увольнении. Приказ подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и печатается печатью работодателя.
- Запись в трудовую книжку. Сотрудник вносит запись о прекращении трудового договора (дата, основание, номер приказа).
- Заверение записи печатью. На странице с записью ставится печать работодателя в правом нижнем углу, рядом с подписью лица, вносящего запись.
- Подпись лица, вносящего запись. После печати ставится подпись (ФИО, должность).
- Проверка читаемости. Печать должна быть чёткой, без размытости; в случае плохой читаемости запись может быть оспорена в суде.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать печать филиала, если в головной компании её нет?
Да, если печать филиала содержит полное официальное наименование организации (например, «ООО «Ромашка», филиал в г. Новосибирск»). Главное, чтобы в печати явно указывался работодатель, а не только подразделение.
Что делать, если в трудовой книжке уже стоит неправильная печать?
Необходимо оформить исправление записи в соответствии с Положением о трудовых книжках: оформить новый приказ, поставить правильную печать и подпись, а в старой записи сделать пометку «Исправлено» с указанием причины.
Требуется ли подпись работника при увольнении?
Согласно последним редакциям Положения (п. 36), подпись работника при внесении записи об увольнении не обязательна. Достаточно подписи и печати уполномоченного лица работодателя.
Можно ли обойтись без печати, используя только электронную подпись?
Для электронных трудовых книжек (в рамках проекта «Электронная трудовая книжка») допускается использование только электронной подписи. Для традиционных бумажных трудовых книжек печать остаётся обязательной.
Практические рекомендации работодателям
- Обновите образцы печатей. Убедитесь, что на печати указано полное название организации, ИНН и адрес.
- Обучите кадровый персонал. Проведите инструктаж по правильному оформлению записей в трудовых книжках.
- Контролируйте читаемость. Регулярно проверяйте, чтобы печати не стирались и не были размыты.
- Храните образцы приказов. Приказ об увольнении должен быть в оригинале, а также в виде копии, прикладываемой к трудовой книжке.
- Ведите реестр печатей. Зафиксируйте, какие печати использовались в каждом филиале, чтобы избежать конфликтов в судебной практике.
В 2024‑2026 годах законодательство о трудовых книжках остаётся неизменным в отношении печатей: запись об увольнении должна быть заверена печатью работодателя. Печати отделов кадров, не содержащие полного названия организации, считаются недопустимыми и могут привести к оспариванию записи в суде. Соблюдение требований Положения о трудовых книжках и актуальная подготовка печатей позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректное оформление трудовой истории сотрудника.
Помните: правильная печать — это не просто формальность, а гарантия того, что ваш работник получит все социальные выплаты и будет правильно учтён в страховом стаже.