Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Любые неточности, помарки или неправильное расположение оттисков могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии или на новом месте работы. Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков: с какой стороны ставить печать и каково ее правильное расположение? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки с учетом актуальных требований законодательства на 2024-2026 годы.
Обязательна ли печать в трудовой книжке?
Прежде чем говорить о расположении оттиска, важно прояснить вопрос его необходимости. Согласно действующему законодательству (в частности, Приказу Минтруда), печать проставляется при ее наличии. Это означает, что если организация по закону вправе работать без печати (например, это ООО, отказавшееся от использования печати в уставе), то отсутствие оттиска в трудовой книжке не является нарушением.
Однако, если печать у работодателя есть, ставить ее обязательно. В противном случае записи (особенно об увольнении) могут быть признаны недействительными.
Какую печать можно использовать?
Законодательство позволяет использовать для заверения записей:
- Основную печать организации (общую).
- Печать кадровой службы (при ее наличии);
Оба варианта являются законными. Форма оттиска строго не регламентирована, главное, чтобы печать соответствовала требованиям законодательства о порядке ее оформления и четко читалась.
Где и с какой стороны ставят печать: разбираем ситуации
Расположение печати зависит от того, какую именно запись вы заверяете. Рассмотрим три основных случая.
Печать на ьном листе (первая страница)
ьный лист заверяется при первичном заполнении трудовой книжки. Печать ставится в нижней части ьного листа.
С какой стороны? Оттиск должен располагаться с левой стороны нижней части листа. Печать ставится после того, как работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, поставят свои подписи.
Важное правило: Если предыдущий работодатель не поставил печать на ьном листе при первом трудоустройстве сотрудника, новый работодатель не вправе ставить свою печать на ьном листе вместо него. В такой ситуации нормативно не предусмотрено, что должен предпринять новый кадровик, но исправлять чужую ошибку своей печатью запрещено.
Печать при увольнении (в разделе «Сведения о работе»)
При увольнении работника запись об увольнении также заверяется печатью. Именно здесь чаще всего возникает вопрос о стороне и месте постановки.
С какой стороны листа? Печать всегда ставиться на правой стороне разворота (там же, где и сама запись об увольнении в графе «Сведения о работе»).
Точное расположение: Оттиск проставляется в графе 3 (где написано «Уволен по собственному желанию…»). Печать должна захватывать часть подписи увольняемого работника и часть подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. При этом категорически нельзя перекрывать печатью текст самой записи, дату увольнения (графа 2) и номер записи (графа 1). Печать ставится строго по окончании записи, не допуская ее наложения на читаемый текст.
Печать на внутренней стороне обложки (при изменении данных)
Если у работника меняются персональные данные (например, фамилия при вступлении в брак), эта информация вносится на внутреннюю сторону обложки (с обратной стороны ьного листа).
С какой стороны? Поскольку это левая сторона разворота, печать ставится с левой стороны.
Точное расположение: Уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать с обратной стороны обложки, рядом с записью о документе, на основании которого изменены данные о работнике (например, рядом с реквизитами свидетельства о браке).
Где ставить печать на копии трудовой книжки
Часто работникам требуются заверенные копии трудовых книжек для банков, визовых центров и т.д. Правила здесь отличаются:
- На каждой странице копии ставится надпись «Копия верна».
- Указывается должность лица, заверяющего документ, его подпись и расшифровка подписи.
- Ставится печать организации (если она используется в работе).
- На последней странице копии делается запись: «Работает по настоящее время» (или указывается фраза «Копия заявления» и дата, когда оно было подано работником, в графе 4), после чего запись также удостоверяется подписью директора или уполномоченного работника и печатью.
Рекомендации по правильной постановке печати
Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом и новыми работодателями, соблюдайте следующие правила:
- Четкость оттиска: Краска должна ложиться равномерно, все реквизиты организации (или кадровой службы) должны легко читаться.
- Не перекрывать текст: Главная ошибка — поставить печать так, что она закрывает дату или номер приказа. Печать должна лишь частично заходить на подписи, оставляя текст полностью читаемым.
- Исправление ошибок: Если печать поставлена криво или нечитаемо, не пытайтесь ставить ее повторно поверх (это сделает документ вообще нечитаемым). Лучше заверить запись подписью с пояснением «Печать нечитаема» и проставить новый оттиск рядом, если позволяет место, либо сделать запись о недействительности печати и заверить ее заново.
Правильное расположение печати в трудовой книжке, это залог того, что документ будет иметь юридическую силу. Запомните главное: на ьном листе и внутренней стороне обложки печать ставится с левой стороны внизу, а при увольнении в разделе сведений о работе — с правой стороны, после текста записи, частично захватывая подписи работника и кадровика. Всегда следите за тем, чтобы оттиск не перекрывал важные даты и номера приказов, и помните, что отсутствие печати допустимо только в том случае, если организация официально от нее отказалась.