Вопрос о необходимости проставления печати в трудовой книжке при приёме сотрудника часто возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, кто и когда ставит печать, какие сведения должны сопровождать оттиск, а также особенности оформления при увольнении.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регламентирует ведение трудовых книжек и внесение в них записей о приёме, переводе и увольнении.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – уточняет порядок заполнения, включая требования к печати.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – содержит конкретные указания о проставлении печати и подписи.
Кто ставит печать в трудовой книжке?
Согласно пункту 4.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, печать ставит уполномоченное лицо организации, которое отвечает за ведение кадрового учёта. Обычно это:
- специалист отдела кадров (кадровик);
- руководитель подразделения, если в организации нет отдельного кадрового отдела;
- бухгалтер, осуществляющий кадровые функции (в небольших компаниях).
Важно, чтобы лицо, ставящее печать, имело право подписи на соответствующих документах (приказе о приёме, трудовом договоре).
Когда ставится печать при приёме на работу?
Печать проставляется одновременно с внесением записи о приёме в трудовую книжку. Последовательность действий выглядит так:
- Оформляется приказ о приёме на работу (форма Т-1 или Т-1а).
- Сотрудник подписывает трудовой договор.
- В трудовой книжке делается запись:
- в колонке «Дата приёма» – день, месяц, год;
- в колонке « profession, должность » – наименование должности;
- в колонке «Примечание» – наименование структурного подразделения (если требуется).
- Под записью ставится подпись уполномоченного лица и оттиск печати организации.
Таким образом, печать является обязательным элементом оформления записи о приёме.
Что должно сопровождать печать?
Рядом с оттиском печати указываются:
- Подпись уполномоченного сотрудника (ФИО полностью);
- Расшифровка подписи (должность);
- Дата подписания (обычно совпадает с датой приёма).
Если в организации используется штамп с наименованием учреждения, то он ставится вместо печати, но при этом всё равно требуется подпись и расшифровка.
Особенности при увольнении
При увольнении порядок аналогичен:
- В трудовой книжке делается запись об увольнении (пункт 4.2 Инструкции);
- Ставится подпись уполномоченного лица и оттиск печати организации;
- Указывается дата увольнения и основание (приказ № … от …).
Отсутствие печати при увольнении считается нарушением и может повлечь признание записи недействительной.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Проверяйте наличие действующей печати организации перед каждым оформлением приёма/увольнения.
- Ведите журнал учёта использования печати (дата, ФИО ответственного, номер документа).
- Обеспечьте хранение печати в надёжном месте, доступном только уполномоченным лицам.
- При переходе на электронный документооборот сохраняйте бумажный вариант трудовой книжки с печатью до момента её передачи сотруднику.
- Регулярно проводите инструктаж сотрудников кадрового отдела по правильному заполнению трудовой книжки.
Да, при приёме на работу в трудовой книжке обязательно ставится печать организации вместе с подписью и расшифровкой уполномоченного лица. Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ, Постановлении Правительства № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Отсутствие печати делает запись о приёме (или увольнении) неполной и может привести к спорам с трудовыми инспекциями или судом. Следовательно, соблюдение данного порядка является важной частью корректного ведения кадрового учёта.