Вопрос о необходимости проставления печати (штампа) организации в трудовой книжке, один из самых частых и запутанных. Многие работники и даже работодатели действуют по (привычке), не сверяясь с законодательством. Давайте разберемся, что на самом деле требует Трудовой кодекс РФ и другие нормативные акты.
Краткий ответ: печать НЕ является обязательным требованием по закону
С 1 января 2021 года, с введением электронных трудовых книжек (ЭТК), законодательство четко разделило оформление бумажного и электронного документов. Для бумажной трудовой книжки:
- Обязательными являются подпись ответственного лица (работодателя или уполномоченного им лица) и расшифровка этой подписи (ФИО).
- Печать организации (штамп) НЕ является обязательным реквизитом. Её отсутствие не делает запись недействительной.
Это прямо следует из ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства РФ № 796 (об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения). В перечне обязательных реквизитов записи указаны только дата, подпись и расшифровка подписи. Печать в этом списке отсутствует.
Откуда тогда взялся миф об обязательной печати?
Традиция ставить печать уходит корнями в советские времена, когда это было распространенной практикой. Многие организации продолжают её использовать по привычке, для дополнительной «официальности» или по внутренним правилам. Однако внутренние правила организации не могут противоречить федеральному закону. Требовать печать, ссылаясь на закон, — неправомерно.
Когда печать МОЖЕТ быть использована?
Хотя печать не обязательна, её использование не запрещено. Её могут поставить в двух случаях:
- По инициативе работодателя. Организация вправе, если захочет, проставлять свою печать на записи в трудовой книжке. Это её внутреннее дело, но требовать этого от работника она не может, если сама запись уже содержит все обязательные реквизиты (подпись, ФИО, дату).
- По требованию работника. Если работник хочет, чтобы на записи стояла печать (например, для большей уверенности при представлении документа в другие инстанции), он может попросить об этом работодателя. Работодатель не обязан отказывать, но и не обязан выполнять такую просьбу.
Особые случаи и исключения
Записи, сделанные до 2021 года
Для записей, внесенных в бумажную трудовую книжку до 1 января 2021 года, действовало старое правило: печать была обязательным реквизитом. Если вы получили такую книжку с «старыми» записями, их формальность не ставится под сомнение из-за наличия печати. Но и отсутствие печати на старых записях не должно быть основанием для их оспаривания, если есть подпись и расшифровка.
Руководители организации и их заместители
При записи об избрании (назначении) на должность руководителя или его заместителя, а также при увольнении с этих должностей обязательно наличие подписи лица, подписавшего приказ (например, председателя совета директоров, генерального директора). Печать по-прежнему не обязательна.
Государственные и муниципальные органы
Некоторые государственные или муниципальные учреждения могут иметь внутренние инструкции, предписывающие ставить печать. Однако, если такая инструкция противоречит ТК РФ, она ничтожна. Работник вправе ссылаться на федеральный закон.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года работник имеет право выбрать формат: бумажную книжку или ЭТК. Если выбран вариант с электронной книжкой, то:
- Все записи вносятся в единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Страховой стаж».
- Физический носитель (бумажная книжка) не выдается, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, если работник увольняется и у него уже есть бумажная книжка с записями).
- Понятие «печать» в электронном формате отсутствует. Подтверждением записи являются электронная подпись уполномоченного лица работодателя и реквизиты организации.
Что делать, если работодатель настаивает на печати?
Если ваш работодатель или кадровик отказывается сделать запись без печати, действуйте так:
- Спокойно объясните ссылку на ст. 66.1 ТК РФ и Постановление № 796. Можно распечатать эти документы.
- Напишите заявление на имя работодателя с просьбой внести запись в трудовую книжку в соответствии с требованиями закона (указать, что печать не является обязательным реквизитом).
- Если работодатель упорствует, обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру. Это государственные органы, уполномоченные надзирать за соблюдением трудового законодательства.
- В крайнем случае — через суд. Суд обяжет работодателя внести правильную запись.
Важно: Не соглашайтесь на запись, которая сделана только печатью без подписи! Такая запись не имеет юридической силы. Подпись — главное.
Практические выводы и рекомендации
- Печать в трудовой книжке не обязательна. Обязательна только подпись ответственного лица и её расшифровка.
- Отсутствие печати не является нарушением со стороны работодателя и не делает запись недействительной.
- Требовать печать, незаконно. Если вам настаивают, ссылайтесь на ТК РФ.
- Проверяйте записи. Убедитесь, что в каждой записи есть: дата, четкая подпись, расшифровка подписи (ФИО) и наименование документа (приказ, увольнение и т.д.).
- Будьте внимательны с электронной книжкой. Узнайте у кадровика, в каком формате ведется ваша трудовая книжка, и следите за корректностью записей в системе «Страховой стаж» (можно проверить через личный кабинет на сайте ПФР).
Миф об обязательной печати в трудовой книжке живет по инерции, но он не имеет ничего общего с действующим законодательством РФ. Ключевым и единственным обязательным реквизитом записи является подпись уполномоченного представителя работодателя. Зная свои права, вы можете защитить себя от необоснованных требований и быть уверены в том, что ваши записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) являются законными и достоверными.
Статья подготовлена на основе анализа Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 796. Законодательство может меняться. Для получения точной юридической консультации по вашему конкретному случаю рекомендуется обратиться к юристу.