Вопрос о необходимости проставления печати в трудовой книжке при внесении записи о награждении (поощрении) работника остаётся актуальным для кадровых служб и бухгалтеров. Ниже рассмотрены нормативные основания, практика применения, особенности электронной и бумажной форм трудовой книжки, а также даны практические рекомендации.
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение трудовых книжек и определяет, какие сведения вносятся в них, включая сведения о награждениях за трудовые заслуги.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает форму трудовой книжки и порядок её заполнения.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69) – содержит детали о том, какие записи делаются, где ставятся подписи и печати.
Когда требуется печать?
Согласно действующей инструкции, печать организации ставится:
- На записи о приёме на работу (в графе «Дата приёма»).
- На записи о увольнении (в графе «Дата увольнения»).
- На записи о изменении существенных условий трудового договора (например, перевод на другую должность, изменение оклада).
- На записи о прекращении трудового договора по инициативе работника (в некоторых случаях).
Запись о награждении (поощрении) относится к разделу «Сведения о поощрениях и наградах за трудовые заслуги». В инструкции прямо указано, что такая запись не требует проставления печати. Достаточно подписи уполномоченного лица (руководителя или уполномоченного представителя кадровой службы) и указания основания (приказа, распоряжения, постановления и т.д.).
Почему печать не ставится?
- Запись о награждении носит информационный, а не изменяющий статус трудовых отношений характер. Она не влияет на стаж, размер выплат или право на отпуск.
- Трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовой стаж и основные изменения в трудовых отношениях. Награждения относятся к дополнительным сведениям.
- Печать ставится только там, где требуется подтверждение юридической значимости записи (приём, увольнение, перевод и т.д.).
Как правильно оформить запись о награждении?
Согласно пункту 4 статьи 66 ТК РФ и инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о награждении включает следующие реквизиты:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата внесения записи (число, месяц, год).
- Графа 3 – кто и за что награждён (например: «Иванову Ивану Ивановичу за высокие показатели в выполнении производственного плана объявлена благодарность»).
- Графа 4 – основание для награждения (номер и дата приказа, распоряжения, постановления; например: «Приказ № 125 от о объявлении благодарности»).
Подпись ставит уполномоченное лицо (директор, руководитель отдела кадров или иное лицо, уполномоченное локальным нормативным актом). Печать организации в данном случае не ставится.
Электронная трудовая книжка и награждения
С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). В ЭТК отражаются только сведения о:
- приёме на работу;
- увольнении;
- изменении существенных условий трудового договора;
- периодах работы.
Сведения о награждениях не вносятся в электронную версию. Если работник желает сохранить информацию о поощрениях, он может вести бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК или хранить копии приказов о награждении в личном деле.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Убедитесь, что у работника ведётся бумажная трудовая книжка (если требуется фиксировать награждения).
- При оформлении записи используйте бланк трудовой книжки, заполняйте все графы чётко и без сокращений, кроме общепринятых.
- Укажите в графе 4 полные реквизиты документа‑основания (номер, дата, название).
- Подпись ставьте уполномоченным лицом; печать организации ставить не нужно.
- Сделайте копию приказа о награждении и поместите её в личное дело работника – это послужит дополнительным подтверждением факта поощрения.
- При переходе на электронную трудовую книжку информируйте сотрудника, что сведения о награждениях в ЭТК не отражаются, и предложите вести бумажный вариант для сохранения этой информации.
Таким образом, при внесении записи о награждении (поощрении) в трудовую книжку печать организации ставить не требуется. Достаточно правильно заполнить графы 1‑4, поставить подпись уполномоченного лица и указать документ‑основание. Это соответствует действующему законодательству (ст. 66 ТК РФ, инструкция по заполнению трудовых книжек) и принятой кадровой практике. Если organisation использует exclusivamente электронную трудовую книжку, информацию о награждениях следует хранить отдельно (в личном деле или в бумажной книжке), поскольку ЭТК не предусматривает внесения таких сведений.