Вопрос о том, кто и как должен ставить печать в трудовой книжке при увольнении работника, часто вызывает недопонимание. В этой статье разберёмся, какие требования предъявляет законодательство, какие ошибки допускают работодатели и как исправить ситуацию, если в книжке оказалась неверная печать.

Что такое печать в трудовой книжке?

Печать – это официальная печать организации (или её подразделения), которая подтверждает подлинность и законность записи в трудовой книжке. Печать ставится в «вклад» (вкладка) книжки, рядом с записью о приёме на работу, увольнении, переводе и т.д.

Законодательная база

• Федеральный закон «Трудовой кодекс Российской Федерации» (ст. 106, 107, 108).
• Приказ Минтруда РФ № 106н от 28 января 2004 г. (редакция, действовавшая до 21 марта 2008 г.) – позволял использовать печать кадровой службы.
• Приказ Минтруда РФ № 106н от 28 января 2004 г. (с 21 марта 2008 г.) – уточняет, что печать должна быть печатью работодателя (организации).
• Решения Межрегиональных территориальных инспекций труда (например, Хабаровский край) – подтверждают недопустимость заверения печатью отдела кадров.

Кому принадлежит печать, которую ставят при увольнении?

Согласно последним нормативным актам, печать, заверяющая запись об увольнении, должна принадлежать самому работодателю (организации), а не отделу кадров, филиалу или другому подразделению.

• Правильный вариант: печать организации (напр., «ООО «Рога и копыта»»).
• Неправильный вариант: печать отдела кадров, филиала, другого предприятия.

Почему это важно? Печать организации подтверждает, что запись сделана официально и соответствует действительности. Печать другого предприятия может вызвать сомнения в достоверности данных и привести к отказу в признании трудовой книжки.

Что делать, если у организации нет официальной печати?

Если у работодателя отсутствует печать (например, в небольших компаниях), допускается использовать подпись ответственного лица, сопровождающую запись. В этом случае подпись должна быть подтверждена печатью организации, если она появится в будущем.

Как правильно ставить печать при увольнении?

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записи об увольнении с печатью работодателя.

1. Запись об увольнении оформляется в главной части трудовой книжки, в строке «Увольнение» (дата, причина).
2. Подписывается ответственное лицо (директор, руководитель, сотрудник отдела кадров).
3. Вкладка (вклад) открывается, и в неё ставится печать организации.
4. Печать размещается рядом с подписью, в пределах одной строки, но в отдельном «вкладке».
5. Проверяется, что печать содержит название организации, её официальный символ и дату печати.

Важно: печать должна быть чёткой и читаемой. Если печать плохо оттискалась, запись считается ошибочной и требует исправления.

Что делать, если в трудовой книжке оказалась печать другой организации?

Ситуация, когда в книжке ставится печать другого предприятия, может возникнуть по разным причинам: недоразумение при заполнении, ошибка сотрудника отдела кадров, или попытка «обойти» правила. Вот как исправить ошибку:

1. Обратитесь к руководству организации, чтобы подтвердить, что печать действительно принадлежит другому предприятию.
2. Если печать действительно неверна, оформите акт о исправлении записи (шаблон доступен в «КонсультантПлюс» и других справочных системах).
3. В акте указывается: дата исправления, причина (неправильная печать), подпись руководителя и печать организации.
4. Запись в трудовой книжке аннулируется (чернилами) и заменяется новой записью с правильной печатью.
5. Сохраните копию акта исправления в личном деле работника.

Если печать не была оттискана (пустая строка), можно просто поставить подпись руководителя и оставить пустую строку для печати. В таком случае запись считается законной, но при проверке может потребоваться подтверждение.

Что происходит, если печать отсутствует?

Согласно статье 106 Трудового кодекса, отсутствие печати не делает трудовую книжку недействительной. Однако:

• При проверке в инспекции труда может потребоваться подтверждение факта увольнения.
• При оформлении документов, связанных с трудовой книжкой (например, при открытии пенсионного фонда), отсутствие печати может вызвать задержки.

Поэтому рекомендуется ставить печать, если она есть, или использовать подпись руководителя в качестве подтверждения.

Ключевые выводы

• Печать при увольнении должна принадлежать работодателю (организации), а не отделу кадров или другому предприятию.
• Если печати нет, допустима подпись ответственного лица.
• Неправильная печать (другая организация) требует исправления через акт о корректировке записи.
• Печать ставится в «вклад» рядом с подписью, в пределах одной строки.
• Отсутствие печати не делает книжку недействительной, но может вызвать затруднения при проверке.

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет признана действительной и не вызовет проблем при дальнейшем трудовом стаже работника.