Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения работника и работодателя․ Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажная трудовая книжка по‑прежнему широко используется, особенно в небольших организациях и у сотрудников, предпочитающих традиционный учёт․ Одним из обязательных элементов оформления записи о приёме на работу является печать организации․ В данной статье подробно рассмотрено, почему печать требуется, кто её ставит, как правильно оформить запись и какие последствия могут возникнуть при её отсутствии․
Нормативная база
Обязанность ставить печать в трудовой книжке закреплена следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66) – требует внесения записи о приёме на работу в трудовую книжку и её заверения подписью уполномоченного лица и печатью организации․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – уточняет, что запись о приёме (и увольнении) должна быть заверена печатью работодателя․
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит образец заполнения и указывает на необходимость печати․
Эти документы действуют на всей территории РФ и не отменялись введением электронной трудовой книжки (ЕТК)․ Для тех, кто продолжает использовать бумажный вариант, требование о печати остаётся обязательным․
Кто и когда ставит печать?
Печать ставит уполномоченное лицо организации, обычно:
- руководитель отдела кадров или его заместитель;
- директор (генеральный директор) организации;
- иное лицо, на которое возложена функция ведения трудовых книжек в соответствии с внутренними локальными актами․
Печать ставится непосредственно после внесения записи о приёме на работу․ Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или «Трудовая деятельность») и содержит:
- дата приёма на работу;
- наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
- должность, которую занимает сотрудник;
- структурное подразделение (если предусмотрено штатом)․
После заполнения этих данных ставится подпись ответственного лица и печать организации․ Печать должна быть чёткой, читаемой и соответствовать утверждённому образцу (обычно круглая печать с названием организации и её ОГРН/ИНН)․
Особенности оформления печати
Для корректного завершения записи важно соблюсти следующие моменты:
- Печать ставится над подписью или непосредственно рядом с ней, чтобы не закрывать текст записи․
- Цвет чернил печати обычно синий или чёрный; использование других цветов допустимо, если это не противоречит внутренним регламентам организации․
- Если организация имеет несколько печатей (главная, филиальная, для отдельных видов документов), для трудовой книжки применяется главная печать организации․
- При наличии филиала или представительства, действующего без отдельного баланса, печать ставится головной организацией; филиал может использовать свою печать только если в локальном акте прямо указано иное․
Электронная трудовая книжка и печать
С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЕТК), ведущаяся в Пенсионном фонде РФ․ При приёме на работу работодатель направляет сведения о приёме в ЕТК через личный кабинет на портале «Работа в России»․ В этом случае:
- бумажная трудовая книжка не заполняется (если сотрудник не предъявил её для ведения одновременно с электронной);
- требование о печати в бумажном документе отпадает, поскольку запись формируется в электронном виде и подтверждается электронной подписью работодателя;
- если сотрудник всё же хочет вести бумажную книжку параллельно с электронной, то в ней всё равно должна быть поставлена печать организации при внесении записи о приёме․
Таким образом, печать остаётся обязательной только для тех случаев, когда используется бумажный формат трудовой книжки․
Последствия отсутствия печати
Отсутствие печати в записи о приёме на работу может привести к следующим негативным последствиям:
- Признание записи недействительной в трудовой инспекции или суде; это может затруднить подтверждение стажа работы при назначении пенсии, пособий или при оформлении кредита․
- Возможное привлечение организации к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение требований к ведению трудовых книжек) – штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организации․
- Сложности при внутреннем аудите или проверке со стороны государственных органов (ФСС, ПФР, трудовая инспекция)․
- Недоверие со стороны сотрудников и потенциальных кандидатов к надёжности кадровой службы организации․
Поэтому рекомендуется всегда проверять наличие печати перед тем, как сотрудник получит свою трудовую книжку на руки․
Практический алгоритм заполнения трудовой книжки при приёме на работу
- Проверка документов – убедиться, что у сотрудника есть трудовая книжка (или заявление о выдаче новой) и что она соответствует установленному образцу․
- Внесение записи – в разделе «Сведения о работе» записать дату приёма, полное наименование организации, должность и подразделение․
- Подпись ответственного лица – поставить подпись уполномоченного сотрудника отдела кадров (или руководителя)․
- Постановка печати – приложить главную печать организации так, чтобы она не затрагивала текст записи, но была чётко видна․
- Контроль – проверить читаемость печати и подписи, отсутствие smudges или размазывания․
- Вручение книжки сотруднику – после завершения оформления передать трудовую книжку работнику под расписку․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать факсимиле печати?
Нет․ Трудовая книжка является документом строгой отчётности, и факсимиле (фотокопия) печати не допускается․ Требуется оригинальное оттискание печати․
Что делать, если печать испорчена или нечитаема?
Необходимо заменить печать на новую, утверждённую в организации, и переделать запись: аккуратно зачеркнуть нечитаемую запись, написать исправление выше и поставить новую печать и подпись․
Нужно ли ставить печать при переводе сотрудника на другую должность внутри той же организации?
Да․ Любая запись о изменении трудовой функции (перевод, совмещение, изменение должности) также должна быть заверена подписью и печатью организации․
А если организация не имеет печати (например, ИП без печати)?
Индивидуальные предприниматели, не имеющие печати, могут обойтись только подписью․ Однако если ИП зарегистрировал печать (что допустимо, но не обязательно), её использование в трудовой книжке рекомендуется дляuniformity․
Постановка печати организации в трудовой книжке при приёме на работу является не просто формальностью, а юридически значимым действием, подтверждающим легитимность записи о трудоустройстве․ Соблюдение этого требования защищает права как работника, так и работодателя, минимизирует риски споров и обеспечивает прозрачность кадрового учёта․ Несмотря на развитие электронных систем, бумажная трудовая книжка остаётся востребованным документом, и знание правил её оформления – важная компетенция специалистов по кадрам и руководителей организаций․
Следуя изложенным выше рекомендациям, вы сможете избежать ошибок при заполнении трудовой книжки и обеспечить её полное соответствие действующему законодательству․