Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовой стаж и непрерывность занятости работника. Поэтому правильное её оформление имеет большое значение как для сотрудника, так и для работодателя. Вопрос о необходимости проставления печати при внесении записи о приёме на работу часто вызывает споры. Ниже рассмотрены нормативные акты, практика применения и рекомендации по оформлению.

Нормативная база

• Правила ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69) – пункт 35 регламентирует, какие сведения заверяются печатью организации.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – содержит детали оформления каждой графы.
• Федеральный закон № 4‑ФЗ «О трудовой книжке» (в ред. от ) – устанавливает, что организации могут работать без печати, если иное не предусмотрено законодательством.
• Письма Роструда и разъяснения КонсультантПлюс (2024‑2026 гг.) – уточняют, когда печать обязательна, а когда её отсутствие не является нарушением.

Когда печать ставится обязательно?

Согласно пункту 35 Правил ведения трудовых книжек, печать организации (или печать кадровой службы) ставится:

1. При внесении записи о увольнении работника;
2. При внесении записи о награждении или поощрении за особые заслуги;
3. При оформлении ьного листа новой трудовой книжки (например, при её выдаче по заявлению работника).

Записи о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу и изменении квалификации в перечне обязательного заверения печатью не содержатся.

Печать при приёме на работу: что говорит практика?

Множество официальных разъяснений (в т.ч. письма Роструда от и комментарии КонсультантПлюс за 2024‑2026 гг.) прямо указывают:

«Запись о приёме на работу не нужно заверять печатью работодателя.»

Причина проста: запись о приёме относиться к разделу «Сведения о работе» (графа 3), а заверение печатью требуется только для записей, непосредственно связанных с прекращением трудового отношения (увольнение) или с поощрением.

Что делать, если в организации нет печати?

С года акционерные общества и ООО получили право работать без печати (ФЗ‑4 от ). В этом случае:

• Запись о приёме на работу заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика, бухгалтера и т.п.);
• Подпись должна быть расшифрована (ФИО, должность) и сопровождаться датой внесения записи;
• Если в организации печать всё же имеется, её можно использовать, но это не является обязательным требованием для записи о приёме.

Как правильно оформить запись о приёме на работу?

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись в графе 3 содержит следующие элементы:

1. Дата приёма на работу (число, месяц, год);
2. Полное наименование организации (как указано в учредительных документах);
3. Должность, на которую принят работник;
4. Трудовой функционал (краткое описание обязанностей) – необязательно, но допустимо;
5. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с расшифровкой и датой.

<p>
 г. <b>ООО «Ромашка»</b> <br>
 Должность: <b>менеджер по продажам</b> <br>
 Подпись: _____________________ <b>Иванов И.И., специалист отдела кадров</b> <br>
</p>

Если в организации есть печать, её можно поставить рядом с подписью, но это не меняет юридической силы записи.

Что делать, если работник пришёл с трудовой книжкой без печати?

Отсутствие печати на ьном листе или в предыдущих записях не является основанием для отказа в приёме на работу или для признания трудовой книжки недействительной, при условии:

• Все записи о трудовой деятельности внесены правильно и соответствуют требованиям Инструкции;
• Отсутствие печати не связано с подделкой или умышленным искажением сведений;
• Работник может предоставить подтверждающие документы (трудовой договор, приказы о приёме, выписки из трудовой книжки предыдущего места работы).

В таком случае кадровая служба должна:

1. Проверить достоверность уже внесённых записей (сверка с приказами, договорами);
2. При необходимости внести недостающие сведения (например, дату приёма, если она отсутствует) и заверить их подписью ответственного лица;
3. Сделать пометку о проверке в внутреннем журнале кадрового делопроизводства.

• Печать организации не ставится при внесении записи о приёме на работу в трудовую книжку;
• Обязательное заверение печатью требуется только для записей об увольнении, награждении и оформлении ьного листа новой книжки;
• Если у организации нет печати, запись заверяется подписью ответственного лица с расшифровкой и датой;
• Отсутствие печати в ранее внесённых записях не делает трудовую книжку недействительной, если все сведения корректны и могут быть подтверждены иными документами;
• Рекомендуется вести внутренний контроль: сверять записи в трудовой книжке с приказами о приёме, договорами и другими кадровыми документами, чтобы избежать ошибок при последующем увольнении или подтверждении стажа.

Соблюдение этих правил обеспечит корректное ведение трудовых книжек, защитит права работников и избавит работодателя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции и судов.