В 2026 году вопрос о том, можно ли ставить печать в трудовых книжках сотрудников, работающих в филиале, остаётся актуальным. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на нормативных актах и практике Роструда.
Нормативная база
Печать в трудовых книжках регулируется:
- Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от № 320н «О правилах ведения трудовых книжек»;
- Пояснениями Роструда о возможности использования печати отдела кадров вместо печати организации;
- Трудовым кодексом РФ (ст; 65, ст. 66).
Кто может ставить печать в трудовых книжках
Согласно разъяснениям Роструда, в трудовые книжки может быть поставлена:
- Печать организации (если она существует);
- Печать отдельного подразделения – отдела кадров или другого подразделения, уполномоченного вести кадровый учет;
- Печать филиала, если он имеет отдельный устав и печать.
Использование печати отдела кадров считается законным, если:
- Она содержит сведения о наименовании работодателя и месте его нахождения;
- Печать поставлена на ьном листе при первичном оформлении книжки;
- Все сведения, внесённые на основании паспорта, диплома и иных документов, заверены печатью.
Где и как ставить печать
Печать размещаеться в соответствующем поле на ьном листе трудовой книжки. После заполнения ьного листа необходимо:
- Утвердить все сведения, внесённые на основании паспорта, диплома и иных документов;
- Поставить печать работодателя (или печати отдела кадров) в поле, предназначенном для печати;
- Ознакомить работника с информацией на ьном листе и получить его подпись.
Если в организации нет отдельного отдела кадров, печать может быть поставлена непосредственно работодателем (например, ИП).
Особенности для индивидуального предпринимателя (ИП) и филиалов
Для ИП действуют те же правила, что и для юридических лиц:
- Печать (или печать отдела кадров) ставится на ьном листе;
- Отсутствие у ИП собственной печати не является препятствием – в этом случае может использоваться печать, установленная в соответствии с уставом (если таковая имеется) или подпись руководителя;
- Для филиалов, которые не имеют отдельного уставного статуса, печать ставится печатью головного предприятия или печатью отдельного подразделения, если она уполномочена вести кадровый учет.
Важно: печать не является обязательным элементом трудовых книжек, если иное не предусмотрено уставом организации. Основное требование – наличие информации о работодателе и месте его нахождения.
Порядок заполнения и ведения трудовых книжек в филиале
Заполнение трудовых книжек в филиале происходит в том же порядке, что и в головном офисе:
- При приёме на работу в филиал вносится персональная информация (ФИО, дата рождения, сведения оprofessionе, месте жительства и т.д.);
- Вносится информация о месте работы – название филиала и его адрес;
- При изменении трудового статуса (продвижение, перевод, отпуск) вносиются соответствующие записи;
- При увольнении или прекращении трудового договора в книжке вносятся сведения об увольнении, а также дата и основание прекращения отношений.
Для филиалов, где используется комбинированный способ ведения (частичный ручной, частичный печатный), допускается применение штампов и других приспособлений для постановки печати.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли ввести запись в трудовые книжки при заключении ученического договора? – Нет, поскольку в этом случае не заключается трудовой договор (абз. 3 ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
- Нужна ли печать при оформлении копий трудовых книжек? – Печать не требуется, если только не предусмотрено уставом организации.
- Как поступить, если в филиале нет отдельного отдела кадров? – Печать ставится работодателем (головным предприятием) или уполномоченным представителем.
- Можно ли использовать электронные формы вместо бумажных книжек? – Да, при условии, что они соответствуют требованиям ТК РФ и устава организации.
Печать в трудовых книжках филиалов допускается и может быть поставлена либо печатью организации, либо печатью отдела кадров/филиала. Главное – чтобы печать содержала сведения о работодателе и месте его нахождения, а также чтобы процесс её постановки был оформлен в соответствии с нормативными актами. Для ИП правила те же, что и для юридических лиц, но особых требований к печати не предъявляется.
Соблюдение указанных требований гарантирует корректное заполнение и ведение трудовых книжек, а также уменьшит риск спорных ситуаций при проверках со стороны инспекционных органов.