В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С 1 января 2020 года в Трудовом кодексе РФ введены электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажная форма остаётся актуальной в ряде случаев. Важным аспектом работы с трудовыми книжками является их передача по годам – то есть своевременное внесение записей, передача данных работодателю, а при увольнении – выдача или передача в электронном виде. Ниже разберём, как правильно организовать этот процесс, какие требования к работодателю и какие ошибки чаще всего допускают кадровики.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий вопросы оформления трудовых книжек.
- Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» от 1 января 2020 года – вводит обязательность ведения ЭТК для всех работодателей.
- Положение ПФР о передаче данных из ЭТК в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТ) – регламентирует формат и сроки передачи.
- Постановление Правительства РФ от 27 марта 2026 года – уточняет порядок отправки электронных данных при увольнении.
Что такое «передача по годам»?
Термин «передача по годам» обозначает систематическое внесение сведений о трудовой деятельности сотрудника в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение каждого календарного года. Это позволяет:
- Обеспечить полноту и достоверность данных.
- Соблюдать сроки, установленные ТК РФ (обычно в течение 30 дней с даты начала работы).
- Упростить проверку работодателем и государственными органами.
Как вести передачу в бумажной трудовой книжке
Внесение записей
Каждый новый год начинается с новой страницы в трудовой книжке. На ней фиксируются:
- Дата начала работы.
- Должность, место работы, вид деятельности.
- Условия труда (срок работы, зарплата, режим работы).
- Периодический отпуск, больничные, командировки.
Записи делаются на официальном бланке, подписываются руководителем и печатаются печатью организации. Важно, чтобы все данные были точными и соответствовали трудовому договору.
Передача данных при увольнении
При увольнении работник получает копию трудовой книжки. Если работник в день увольнения отсутствует, СТД‑Р (согласованная трудовая документация) должна быть направлена заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Такой подход снижает риски при проверке.
Частые ошибки
- Отсутствие записи о начале работы в новом году.
- Неправильные даты, несовпадение с договором.
- Неправильное указание должности или места работы.
- Отсутствие подписей и печати.
Как вести передачу в электронной трудовой книжке (ЭТК)
Техническая подготовка
Работодатель обязан обеспечить возможность передачи данных в электронном виде. Это включает:
- Регистрацию в системе «ПФР» и получение доступа к API.
- Интеграцию с кадровыми программами (Контур.Экстерн, Клерк.ру и др.).
- Обучение персонала работе с системой.
Внесение записей
В ЭТК данные вводятся в электронном виде, а затем автоматически передаются в ПФР. Важно соблюдать формат, указанный в техническом задании ПФР, и проверять корректность данных перед отправкой.
Передача при увольнении
Если работник отказывается получить бумажную копию, работодателю необходимо отправить электронные данные в ПФР и, при необходимости, направить заказным письмом подтверждение о передаче (см. пункт 3.2).
Частые ошибки
- Несвоевременная передача данных в ПФР.
- Отсутствие подтверждения о получении данных.
- Неправильный формат данных (не соответствует требованиям ПФР).
- Отсутствие резервного копирования данных.
Переход с бумажной на электронную трудовую книжку
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны переходить на ЭТК. При этом:
- В бумажной трудовой книжке фиксируется запись о переходе.
- В ЭТК создаётся новый профиль сотрудника с указанием даты перехода.
- Все предыдущие записи сохраняются в системе для исторической справки.
При переходе важно удостовериться, что все данные из бумажной книги корректно перенесены в электронную систему.
Практические рекомендации для кадровиков
- Создайте календарь с напоминаниями о сроках внесения записей.
- Проверьте, что все сотрудники имеют актуальные паспортные данные, СНИЛС, ИНН.
- Регулярно проводите внутренний аудит трудовых книжек.
- Обучайте персонал работе с ЭТК и правилам заполнения.
- Храните резервные копии данных в безопасном месте.
- При возникновении сомнений консультируйтесь с юристом.
Передача трудовых книжек по годам – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения правовых требований и обеспечения прозрачности трудовых отношений. С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более удобным, но требует соблюдения новых правил и технической готовности. Следуя рекомендациям, вы минимизируете риски ошибок, обеспечите своевременную передачу данных и будете готовы к проверкам со стороны государственных органов.
Успешное ведение трудовых книжек – залог доверия сотрудников и репутации работодателя. Не забывайте обновлять свои знания о законодательных изменениях и поддерживать систему в актуальном состоянии.