Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В ней фиксируются все этапы профессионального пути: приемы на работу, переводы, увольнения и поощрения. Ситуации, когда необходимо отдать трудовую книжку другому человеку, могут быть разными: от банальной забывчивости при увольнении до тяжелой болезни или даже смерти родственника. Но каковы законные основания для этого и как всё правильно оформить?
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку лично в руки работнику в день его увольнения. Передача документа третьим лицам строго регламентирована. Просто так взять и отдать трудовую книжку постороннему человеку (даже близкому родственнику) без документального подтверждения полномочий — незаконно и чревато серьезными последствиями для кадровика и руководства компании.
В каких случаях можно передать трудовую книжку другому лицу?
Законодательство допускает передачу трудовой книжки доверенному лицу только при соблюдении определенных юридических формальностей. Рассмотрим основные ситуации:
По нотариальной доверенности
Если работник не может лично забрать документ (например, он переехал в другой город или находится в длительной командировке), он имеет право поручить это другому человеку. Для этого оформляется нотариальная доверенность. В ней должны быть четко прописаны полномочия: право на получение трудовой книжки, а также право на подписание всех необходимых сопроводительных документов (например, расписки о получении).
В случае смерти работника
Если сотрудник скончался, его трудовая книжка выдается родственникам. Однако и здесь есть строгий порядок:
- Работодатель делает запись о прекращении трудового договора в связи со смертью.
- Документ выдается под роспись одному из родственников (супругу, детям, родителям) после предъявления свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство.
- Если за книжкой никто не явился, она храниться у работодателя в течение 50 лет как невостребованная.
По заявлению работника (отправка по почте)
Часто бывает так, что человек не может прийти сам, а передать документ другому лично не хочет или не может оформить доверенность. В этом случае, если работник написал заявление с просьбой переслать трудовую книжку по почте, работодатель отправляет ее заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. В этом случае документ передается не лично в руки другому человеку, а сотрудникам почтовой службы, что снимает с работодателя ответственность.
Как работодателю обезопасить себя?
Если кадровик или руководитель отдаст трудовую книжку постороннему лицу без законных оснований, а работник впоследствии заявит, что документ утерян по вине компании, работодателю придется:
- Платить штраф за нарушение трудового законодательства.
- Возмещать работнику материальный ущерб за каждый день задержки выдачи документа (в размере среднего заработка).
- Оформлять дубликат трудовой книжки за свой счет.
Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать строгий алгоритм:
- Проверка документов. При обращении третьего лица обязательно требуйте оригинал нотариальной доверенности (или заверенную копию) и паспорт доверенного лица.
- Фиксация факта выдачи. В Книге учета движения трудовых книжек должна стоять подпись человека, который фактически забрал документ, с расшифровкой его ФИО и указанием реквизитов доверенности.
- Составление расписки. Доверенное лицо должно написать расписку о получении трудовой книжки на имя работника.
Что делать, если вы хотите забрать чужую трудовую книжку?
Если вы выступаете в роли человека, который хочет забрать документ для своего родственника или друга, помните:
- Одних только слов «он просил меня забрать» недостаточно.
- Обратитесь к нотариусу для составления доверенности. Это можно сделать даже в другом городе — работник может выслать доверенность курьером или почтой.
- При визите к работодателю обязательно возьмите с себя паспорт и саму доверенность.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — меняет ли это правила?
С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. Однако бумажный вариант все еще остается актуальным для тех, кто не подал заявление о переходе на ЭТК. Если работник перешел на электронный формат, бумажная книжка выдается ему на руки в обычном порядке (лично или по доверенности), после чего работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Отдать трудовую книжку другому человеку можно, но только при наличии нотариально заверенной доверенности или в случае смерти работника (при подтверждении родства). Нарушение этого правила грозит работодателю серьезными юридическими и финансовыми проблемами. Если вы оказались в ситуации, когда забрать документ лично невозможно, не рискуйте — оформите доверенность или воспользуйтесь услугами Почты России по заявлению работника. Это сбережет нервы, время и деньги всем участникам процесса.