Процедура передачи трудовой книжки (ТК) при смене работы регулируется Трудовым кодексом РФ и зависит от формата документа: бумажного или электронного (ЭТК). С 2023 года переход на ЭТК завершен, но работник сохраняет право на бумажную книжку. Это создает несколько сценариев. Разберем каждый подробно.

Ключевые изменения и основные правила

С 1 апреля 2020 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат. Все записи об устройстве, увольнении, переводе вносятся в информационную систему СФР.
• Бумажная трудовая книжка — сохраняется только по письменному заявлению работника. Если заявление не подано, ведется только ЭТК.
• Двойное ведение, если работник оставил бумажную книжку с предыдущего места работы, новый работодатель обязан вести и бумажную, и электронную версии.

Сценарий А: У вас есть бумажная трудовая книжка

Это классическая ситуация. Действия зависят от того, хотите ли вы продолжить вести бумажный документ или перейти на ЭТК.

Если вы хотите оставить бумажную книжку

1. При трудоустройстве предъявите новому работодателю свою бумажную трудовую книжку.
2. Кадровик нового работодателя обязан:
   • Сделать в ней запись о приеме на работу (дата, наименование организации, запись о праве на ЭТК).
   • Передать вам книжку обратно на руки.
3. При увольнении с нового места работы вы получите в бумажной книжке стандартную запись об увольнении (приказ, основание, дата).
4. Важно! Новый работодатель также обязан передать сведения об этом приеме и увольнении в СФР для формирования вашей ЭТК, даже если вы не пользуетесь ею.

Если вы хотите перейти на электронную книжку (оставить бумажную у прошлого работодателя)

В этом случае вы должны были подать заявление предыдущему работодателю об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК.

1. Проверьте в своей бумажной книжке запись о переходе на ЭТК. Она должна быть сделана предыдущим работодателем в день подачи вашего заявления.
2. При приеме на новую работу сообщите кадровику, что у вас есть ЭТК, и бумажная книжка закрыта (или вы от нее отказались).
3. Новый работодатель получит информацию о вашей трудовой истории из СФР (выписку из ЭТК) и будет вести вашу трудовую деятельность только в электронном виде. Бумажную книжку он заполнять не будет.

Сценарий Б: У вас уже есть электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если вы ранее уже оформили отказ от бумажного носителя, вся ваша история хранится в системе СФР.

Как передать данные новому работодателю?

Вы не передаете физический документ. Вместо этого:

1. Уведомите нового работодателя о наличии у вас ЭТК.
2. Новый работодатель вправе запросить у СФР выписку из вашей электронной трудовой книжки. Это стандартная процедура.
3. Вы можете самостоятельно получить выписку из ЭТК:
   • Через личный кабинет на портале Госуслуг (самый быстрый способ).
   • В отделении МФЦ (может потребоваться время на межведомственный запрос).
   • В отделении СФР.
4. Предоставьте выписку новому работодателю по его запросу. Выписка имеет такую же юридическую силу, как и запись в бумажной книжке.

Что делает новый работодатель?

• На основании выписки из ЭТК (или данных из СФР) он вносит информацию о вашем приеме на работу в свою систему кадрового учета и в ЭТК через отчетность.
• Обязанность по формированию сведений об устройстве и увольнении лежит на работодателе. Он подает отчет по форме ЕФС-1 в СФР.
• При увольнении он также подает сведения в СФР, и запись появится в вашей ЭТК.

Пошаговая инструкция для нового работника

Что делать вам, когда получаете новое место работы:

1. Определите формат своей трудовой книжки. Посмотрите на последнюю запись в бумажном варианте или узнайте статус в СФР/на Госуслугах.
2. Сообщите кадровому отделу нового работодателя:
   • «У меня бумажная трудовая книжка, прошу внести запись о приеме».
   • «У меня электронная трудовая книжка (ЭТК), готова предоставить выписку»;
3. Если у вас бумажная книжка — отдайте ее кадровику для внесения записи о приеме и заберите обратно.
4. Если у вас ЭТК — по запросу работодателя предоставьте выписку (часто достаточно согласия на получение данных из СФР).
5. Подпишите заявление о переходе на ЭТК, если новый работодатель переходит на электронный формат, а вы хотите к нему присоединиться (или наоборот, оставить бумажную).

Обязанности работодателя (нового и прежнего)

При увольнении сотрудника (прежний работодатель):

• Внести сведения об увольнении в ЭТК (отчет ЕФС-1 в СФР) не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения;
• Если сотрудник имеет бумажную книжку — сделать в ней соответствующую запись и выдать ее на руки.

При приеме нового сотрудника (новый работодатель):

• Узнать у сотрудника, какой формат трудовой книжки у него есть.
• Запросить выписку из ЭТК (если она есть) или принять бумажную книжку для внесения записи.
• Внести сведения о приеме в ЭТК (отчет ЕФС-1) в установленные сроки.
• Если сотрудник оставил бумажную книжку — вести ее параллельно с ЭТК.
• Уведомить в письменном виде всех сотрудников о переходе на ЭТК и их праве на сохранение бумажного носителя.

Важные нюансы и частые вопросы

• А что, если у меня «смешанная» история? Часть записей в бумажной книжке (до отказа), часть — только в ЭТК. Это нормально. Новый работодатель получит полную выписку из СФР.
• Можно ли отказаться от ЭТК, если у меня уже есть бумажная? Да, вы можете не подавать заявление об отказе от бумажной книжки. Тогда ее будут вести параллельно.
• Кто несет ответственность за утерю? Если вы получили бумажную книжку на руки, ответственность за ее сохранность несете вы. Если она хранится у работодателя — ответственность на нем.
• Как проверить свою ЭТК? Через личный кабинет на Госуслугах или в СФР.

Процесс передачи трудовой книжки при смене работы в 2026 году максимально цифровизирован. Главное правило: четко определите, какой формат документа у вас есть, и своевременно проинформируйте об этом новый кадровый отдел. Для работодателя ключевое — соблюдение сроков подачи отчетности в СФР (форма ЕФС-1) и ведение документации в соответствии с заявлением сотрудника.

Информация в статье актуальна на 22 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ о трудовых книжках.