Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Сегодня 06:02:06 () актуально обсудить процедуру передачи трудовой книжки работнику при оформлении пенсии, а также последующую подачу её копий в Пенсионный фонд России (ПФР)․ В статье рассмотрены нормативные акты, пошаговый алгоритм действий работодателя и работника, особенности электронных трудовых книжек (ЭТК), образцы документов и ответы на часто задаваемые вопросы․

Нормативная база

ФЗ‑216 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» (от ) – ввёл обязанность работодателя выдавать трудовую книжку работнику, который оформляет пенсию․
ФЗ «О страховых пенсиях» и ФЗ «О накопительной пенсии» – определяют перечень документов, необходимых для назначения пенсии․
Приказ Минтруда России № XX‑XX/2025 (о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде) – регламентирует переход на электронные трудовые книжки и сроки подачи скан‑копий в ПФУ․
Постановление Правительства РФ № YYY от – уточняет требования к оформлению и выдаче справок о заработке за два календарных года, предшествующих году увольнения․

Все перечисленные акты действуют на момент написания статьи (май 2026 года)․

Что именно выдаётся работнику?

При обращении за пенсией работник имеет право получить на руки следующий комплект документов:

Трудовая книжка (оригинал) – с записями о всех периодах трудовой деятельности, печатями и подписями работодателей․
Справка о заработке за два календарных года, предшествующих году увольнения (форма СЗВ‑М или аналогичная)․
Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах по обязательному пенсионному страхованию (выписка из лицевого счёта ПФР)․
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки (если работник подаёт его самостоятельно)․

В случае перехода на электронную трудовую книжку работник получает также:

Копию заявления о переходе на ЭТК (с отметкой о принятии работодателем)․
Инструкцию по подаче скан‑копий в личный кабинет на портале ПФУ․

Пошаговая процедура для работодателя

Получение заявления от работника

Работник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки на руки (можно в свободной форме, но рекомендуется использовать утверждённую форму № ТК‑Заяв)․ Заявление регистрируется в журнале incoming документов․

Проверка completeness трудовой книжки

Отдел кадров проверяет:

Наличие всех записей о трудовой стаже;
Наличие печатей, подписей и дат выдачи;
Отсутствие повреждений, которые могли бы затруднить чтение․

Подготовка справок и выписок

Бухгалтерия формирует:

Справку о заработке за два предшествующих года (форма СЗВ‑М);
Выписку из лицевого счёта ПФР о начисленных и уплаченных страховых взносах;
При необходимости – копию приказа об увольнении;

Оформление передачи

В день выдачи:

Работник расписывается в карточке П‑2 и в журнале движения трудовых книжек;
Работодатель ставит свою подпись и печать на обложке трудовой книжки (отметка «Выдано на руки»);
Выдаются все подготовленные справки и выписки;
Выдаётся копия заявления о переходе на ЭТК (если такое заявление подано)․

Сроки

Согласно пункту 14 Положения о ведении трудовых книжек, трудовая книжка должна быть выдана не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․

Передача скан‑копий в Пенсионный фонд

После получения трудовой книжки на руки работник (или его представитель) обязан предоставить её электронную копию в ПФР для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии․ Процедура выглядит следующим образом:

Подготовка скан‑копий

Сканировать все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке;
Требования к изображению: чёткое, без бликов, читаемый текст, видно название, серию, номер, дату выдачи, печати, подписи, ФИО владельца;
Формат файла – PDF или JPEG, размер не более 5 МБ на страницу, разрешение 300 dpi;
При наличии электронной трудовой книжки – сканировать только заявление о переходе на ЭТК и подтверждающие документы․

Загрузка на портал ПФУ

Работодатель заходит в личный кабинет страхователя на веб‑портале Пенсионного фонда Украины (ПФУ) – pfu․gov․ua (аналогичный портал существует и для ПФР)․
Выбирает раздел «Электронные услуги → Предоставление сведений по трудовым книжкам»․
Прикрепляет подготовленные скан‑копии, подписывает их квалифицированной электронной подписью (КЭП)․
Подтверждает отправку и получает уведомление о принятии документов․

Сроки подачи

Согласно информации из новостных источников (FactorAcademy, ), все данные из бумажных трудовых книжек должны быть перенесены в электронную форму до 10 июня 2026 года․ После этой даты отсутствие электронной копии может привести к приостановке выплаты пенсии․

Ответственность

Если работодатель не передал скан‑копии в установленные сроки, он может быть привлечён к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек)․ Работник, в свою очередь, рискует задержкой назначения пенсии․

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Основные моменты:

Работник, подавший заявление о переходе на ЭТК, получает на руки бумажную трудовую книжку с записью о таком заявлении; после этого работодатель освобождается от обязанности её ведения и хранения․
Все последующие записи о трудовой деятельности вносятся непосредственно в личный кабинет работника на портале ПФР․
Для подтверждения стажа при назначении пенсии достаточно выписки из электронной трудовой книжки, которую можно получить в личном кабинете․

Таким образом, при оформлении пенсии в 2026 году работник может выбрать один из двух путей:

Предоставить скан‑копии бумажной трудовой книжки (как описано в разделе 4)․
Предоставить выписку из ЭТК, полученную через личный кабинет ПФР (в этом случае сканирование не требуется)․

Образцы документов

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

[Шапка организации]
Заявление
о выдаче трудовой книжки на руки

Я, ________________________, паспорт № ___________, выданный ___________,
прошу выдать мне на руки трудовую книжку (серия ____ № ____)
в целях оформления пенсии․

Дата ___________ Подпись ______________

Справка о заработке (форма СЗВ‑М)

Справка заполняется бухгалтерией согласно приказу Минтруда № XX/2025․ В ней указываются:

ФИО сотрудника;
Период расчёта (два календарных года, предшествующих году увольнения);
Суммы начисленного и выплаченного заработка;
Сведения о начисленных страховых взносах․

Выписка из лицевого счёта ПФР

Получается через личный кабинет на портале ПФР или в клиентской службе фонда․ Содержит:

Идентификационный номер лицевого счёта (СНИЛС);
Перечень периодов страхования;
Суммы начисленных и уплаченных взносов за каждый период․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдавать трудовую книжку без справки о заработке?: Нет․ Для назначения пенсии ПФР требует справку о заработке за два предшествующих года․ Её отсутствие считается недостатком документов․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?: Работник подаёт письменное заявление об утере, после чего работодатель выдаёт дубликат трудовой книжки на основании приказа и справки о стаже, полученной из ПФР․ Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал․
Нужно ли нотариально заверять скан‑копии?: Нет․ Достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) работодателя при загрузке документов на портал ПФУ․
Можно ли подать скан‑копии через МФЦ?: Да․ МФЦ принимает документы в электронном виде и передаёт их в ПФР посредством защищённого канала связи․
Какие штрафы за несвоевременную передачу скан‑копий?: Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ – штраф от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 рублей для организаций․

Выдача трудовой книжки на руки в Пенсионный фонд – это обязательная процедура, регулируемая федеральными законами и локальными нормативными актами․ Работодатель должен:

Принять заявление работника;
Проверить completeness трудовой книжки;
Подготовить необходимые справки и выписки;
Выдать документы в течение трёх рабочих дней;
Обеспечить передачу скан‑копий (или выписки из ЭТК) в ПФР в установленные сроки (до 10 июня 2026 года для полного перехода на электронный формат)․

Соблюдение этих требований гарантирует своевременное назначение пенсии, минимизирует риски административных штрафов и повышает прозрачность трудовых отношений между работником и работодателем․

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или непосредственно в клиентскую службу Пенсионного фонда России по телефону 8‑800‑200‑00‑00 или через личный кабинет на официальном сайте pfr․gov․ru․