Вопрос о том, следует ли работнику передавать свою трудовую книжку работодателю, остаётся актуальным в условиях перехода на электронный формат учёта трудовой деятельности. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические рекомендации и особенности, которые помогут избежать недоразумений.

Что регулирует Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа у данного работодателя является основной для сотрудника. При этом:

• ведение книжки осуществляется работодателем;
• работник имеет право получить свою трудовую книжку при увольнении или по письменному запросу;
• при приёме на работу сотрудник обязан предъявить трудовую книжку (за исключением двух случаев: первое трудоустройство и работа по совместительству).

Бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует dual‑system: работник может вести либо бумажную трудовую книжку, либо электронную (ЭТК), либо оба варианта одновременно. Основные моменты:

• Если сотрудник выбрал ЭТК, бумажная книжка больше не ведётся, но она остаётся у него на руках как подтверждение ранее накопленного стажа.
• При приёме на работу в 2026 году работодатель обязан проверить наличие закрывающей записи в бумажной книжке (если она есть) и убедиться в отсутствии противоречий с данными ЭТК.
• Сведения о текущей трудовой деятельности вносятся только в ЭТК; бумажный документ больше не обновляеться.

Когда работник должен отдать трудовую книжку работодателю?

Обязанность передать трудовую книжку возникает в следующих ситуациях:

1. Приём на работу (не первое трудоустройство и не совместительство) – сотрудник предъявляет трудовую книжку для проверки стажа, наличия закрывающей записи и внесения данных в личное дело.
2. Запрос работника о выдаче книжки – по письменному заявлению работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).
3. Увольнение – в последний день работы работодатель обязан выдать трудовую книжку с записью об увольнении (статья 66 ТК РФ, пункт IV «Выдача трудовой книжки при увольнении»).

Во всех остальных случаях (например, при внутреннем переводе, отпуске, больничном) трудовая книжка остаёться у работника.

Особенности при приёме на работу в 2026 году

Согласно информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Банки.ру и др.), при приёме на работу в 2026 году:

• Бумажная трудовая книжка остаётся у работника; в неё больше не вносятся сведения.
• Работодатель проверяет наличие закрывающей записи (если она есть) и использует форму СТД‑Р или СТД‑ПФР, полученную от предыдущего работодателя или Пенсионного фонда, для оформления личного дела.
• Если сотрудник впервые устраивается на работу или работает по совместительству, предъявление трудовой книжки не требуется.

Что делать, если работодатель задерживает трудовую книжку?

Согласно части 6 статьи 84.1 ТК РФ, после получения письменного уведомления от работника о необходимости выдачи трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за её несвоевременную выдачу. Рекомендуемый алгоритм действий:

1. Написать заявление работодателю с требованием выдать трудовую книжку (указать два способа получения: лично или через почту России).
2. Сохранить копию заявления и подтверждение его получения (например, расписку или электронное подтверждение).
3. Если в течение трёх рабочих дней книжка не выдаётся, обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового договора работодатель обязан:

• В день увольнения (последний рабочий день) выдать трудовую книжку с записью об увольнении;
• Если книжка электронная – предоставить выписку из ЭТК, заверенную подписью и печатью организации;
• При невозможности выдачи в день увольнения – направить книжку почтой заказным письмом с уведомлением о вручении, одновременно уведомив работника о способе получения.

Таким образом, необходимость отдавать трудовую книжку работодателю зависит от конкретной ситуации:

• При приёме на работу (не первое трудоустройство и не совместительство) – да, нужно предъявить книжку для проверки стажа и оформления личного дела.
• При работе по совместительству или при первом трудоустройстве – нет, предъявление не требуется.
• При увольнении – работодатель обязан выдать книжку (или выписку из ЭТК) в последний день работы.
• По запросу работника – работодатель должен выдать книжку не позднее трёх рабочих дней после получения письменного заявления.

Соблюдение этих правил гарантирует защиту прав работника и соблюдение законодательства работодателем. При возникновении споров рекомендуется фиксировать все запросы и ответы в письменной форме и, при необходимости, обращаться к государственным органам по труду.