В 2026 году процедура взаимодействия работника и работодателя в вопросах учета трудового стажа претерпела значительные изменения благодаря повсеместному внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако вопросы передачи бумажных документов, их хранения и выдачи остаются критически важными для соблюдения трудового законодательства РФ. В данной статье мы подробно разберем, как правильно происходит передача трудовой книжки работодателю, какие существуют нюансы для дистанционных работников и как оформляется документооборот.

Переходный период: бумажная и электронная формы

С 1 января 2020 года в России запущен проект по формированию электронных трудовых книжек. Несмотря на то, что сегодня май 2026 года, многие граждане до сих пор являются обладателями бумажных трудовых книжек.

Ключевые принципы текущего периода:

• Добровольность перехода: Для работников, начавших трудовую деятельность до 2021 года, переход на электронную форму был добровольным.
• Параллельное ведение: Если у работника есть бумажная трудовая книжка и он не написал заявление о переходе исключительно на электронный формат (или сохранил право на бумажную), работодатель обязан вести обе формы одновременно.
• Новые сотрудники: Для граждан, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки в бумажном виде больше не заводятся. Вся информация о них формируется только в электронном виде.

Как происходит передача трудовой книжки при приеме на работу

Согласно действующему законодательству, при приеме на работу сотрудник не передает свою бумажную трудовую книжку работодателю на постоянное хранение в том виде, как это было ранее, если только он не принял решение полностью перейти на ЭТК и не подал соответствующее заявление в прошлом.

Сценарий 1: У работника есть бумажная трудовая книжка

Если работник ранее не отказался от бумажной трудовой книжки:
Работодатель не забирает документ на хранение.
Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности (выписку) из предыдущих мест работы или через портал Госуслуг/Социального фонда России (СФР).
На основании полученных данных вносится запись о приеме на работу в бумажную трудовую (которая остается у работника) и формируется запись в электронной базе СФР.
Бумажная трудовая книжка хранится у работника.

Сценарий 2: Переход на электронную трудовую книжку

Если работник ранее выбрал электронную трудовую, но желает предоставить данные новому работодателю:

• Работник может скачать выписку из личного кабинета на портале Госуслуг.
• Работодатель использует эти данные для формирования отчетности.
• Физическая передача бланка не требуеться, так как основной реестр ведется в СФР.

> Важно: Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки только при увольнении, переводе на другую постоянную работу или по письменному заявлению работника для оформления пенсии/пособий. В период работы она хранится у сотрудника, если он не подал заявление о переходе на ЭТК ранее и не сдал книжку работодателю для внесения последней записи перед «заморозкой» бумажного формата.

Особенности дистанционного трудоустройства

С развитием удаленной работы изменились и правила передачи документов. Согласно актуальной информации:

• При дистанционном трудоустройстве данные о трудовой деятельности и стаже можно подать в электронном виде без прямого физического взаимодействия.
• Если требуется бумажная трудовая: Необходима ее передача по почте (заказным письмом с описью вложения) или через курьерскую службу.
• Работодатель обязан обеспечить сохранность полученного документа и внести необходимые записи, после чего вернуть книжку работнику (если она не была сдана на хранение в рамках перехода на ЭТК в более ранние периоды).

Хранение и учет: Акт передачи

Даже в эпоху цифровизации, если бумажные трудовые книжки находятся у работодателя (например, они были сданы работниками до массового перехода на ЭТК или для внесения конкретных записей), они считаются бланками строгой отчетности.

При смене ответственного лица за ведение трудовых книжек или при реорганизации компании обязательно составляется Акт о передаче трудовых книжек.

Что фиксируется в акте:
Факт перехода бланков от одного сотрудника к другому.
Количество переданных книжек.
Отсутствие расхождений между журналом учета движения трудовых книжек и фактическим наличием документов.

Без правильно оформленного акта ответственность за утерю или порчу документов несет предыдущее ответственное лицо, что может привести к судебным разбирательствам и необходимости восстановления стажа через суд.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Это самый критичный момент взаимодействия. Согласно Трудовому кодексу РФ:

• Срок выдачи: Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).
• Содержание: В документ должна быть внесена запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
• Если работник отсутствует: Если в день увольнения работник не явился, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
• Ответственность: За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность и обязан выплатить работнику компенсацию за все время задержки.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери бумажного документа работником или работодателем, стаж восстанавливается через сбор справок с предыдущих мест работы. Если это невозможно, факт трудовой деятельности и стаж могут быть установлены в судебном порядке на основании показаний свидетелей и других косвенных доказательств.

Нужно ли вносить записи о награждениях?

Да, сведения о награждении (объявлении благодарности) вносятся в трудовую книжку, если награждение связано с трудовой деятельностью. Для этого используются соответствующие образцы записей, утвержденные инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Как перевести внутреннего совместителя в основные работники?

При переводе внутреннего совместителя на основную работу в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу по основной должности. Запись о работе по совместительству могла быть внесена ранее по желанию работника.

Передача трудовой книжки работодателю в 2026 году — это процесс, который зависит от формата ведения стажа (бумажный или электронный), выбранного работником. Основное правило: бумажный оригинал чаще всего остаеться у владельца, а работодатель работает с электронными данными и вносит записи по согласованию. Соблюдение правил оформления актов передачи, сроков выдачи документов при увольнении и корректное ведение электронных реестров в Социальном фонде России — залог отсутствия проблем с трудовым стажем и пенсией в будущем.

Работодателям следует помнить, что даже при наличии электронной системы, ответственность за правильность вносимых записей и сохранность бумажных носителей (если они находятся в организации) полностью лежит на них.