Вопрос о передаче трудовой книжки сотруднику — один из самых частых и важных в кадровом делопроизводстве. Ответ на него напрямую зависит от формата документа: бумажного или электронного. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), что существенно изменило правила. Давайте разберемся по порядку.

Ключевое правило: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по первому требованию работника выдать ему трудовую книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности) при увольнении. Это основополагающий принцип.

Однако с 1 января 2020 года вступил в силу ФЗ № 439, который изменил подход. Теперь подавляющее большинство сведений о трудовой деятельности формируется и хранится в электронном виде в базе данных Социального фонда России (СФР).

Бумажная трудовая книжка: когда её можно и нужно отдать?

Бумажный формат продолжает существовать, но его роль резко сократилась. Выдать бумажную книжку можно и нужно в следующих случаях:

• Если у сотрудника есть стаж, начавшийся до 1 января 2020 года, и он не подал заявление о переходе на ЭТК. Это основная категория. Работник, у которого на руках есть заполненная бумажная книжка, продолжает вести её. При увольнении работодатель обязан сделать в ней последнюю запись и выдать её сотруднику.
• Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года и письменно отказался от электронной трудовой книжки. С 2021 года новичкам по умолчанию оформляют ЭТК. Но если работник подал письменное заявление о желании иметь бумажную книжку (например, для визы или других целей), работодатель обязан её оформить и в дальнейшем вести.
• Для отдельных категорий граждан, установленных законом. Например, для работников, у которых трудовой договор был прекращен до 1 января 2020 года, и они не были вставлены на учет в СФР.

Процедура выдачи бумажной книжки:

1. При увольнении в книжку вносятся все необходимые записи (основание увольнения, дата, подпись).
2. Книжка передается сотруднику под расписку в его трудовой книжке (или в отдельном документе).
3. Работодатель обязан хранить копию последней страницы с записью об увольнении в своем архиве.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): можно ли её «отдать»?

Короткий ответ: нет, физически «отдать» электронную книжку нельзя, потому что её не существует в материальном виде. Это база данных в СФР. Однако у сотрудника есть полное право получить на её основе официальный документ.

Что вместо «отдачи»?

Вместо передачи booklet-а сотрудник имеет право получить:

• Выписку из электронной трудовой книжки. Это бумажный документ, который содержит все сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в СФР (прием, увольнение, должности, награждения). Выдается по запросу в отделе СФР или через портал Госуслуг. Этот документ имеет юридическую силу.
• Справку о трудовой деятельности (форма СТД-СФР). Аналогичный документ, который также подтверждает стаж и трудовую историю.

Важно: При увольнении работодатель не выдает сотруднику «электронную книжку», а передает в СФР сведения об увольнении (через отчет ЕФС-1). После этого эти данные сразу доступны сотруднику в его личном кабинете на портале СФР или Госуслуг. Получить же бумажный подтверждающий документ (выписку) сотрудник должен самостоятельно в СФР.

Как происходит переход с бумажной на электронную книжку?

Если у сотрудника есть старая бумажная книжка, но он хочет перейти на ЭТК (что удобно и соответствует общему правилу), он должен:

1. Написать письменное заявление работодателю о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
2. Работодатель, получив заявление, обязан:
   • Снять с учета бумажную книжку (сделать в ней последнюю запись о переходе).
   • Передать все сведения из бумажной книжки в СФР (это делается автоматически при сдаче отчета ЕФС-1).
   • Уведомить сотрудника о выполнении этих действий.

После этого вся трудовая история сотрудника будет храниться только в электронном виде в СФР. Бумажная книжка больше не ведется, и при увольнении её «отдавать» не нужно, информация уже в цифре.

Алгоритм действий работодателя при увольнении (итоговая таблица)

Ответ на главный вопрос: «Можно ли отдать?»

Да, можно и нужно отдать, только в случае ведения бумажной трудовой книжки. Это прямое требование закона.

Нет, нельзя отдать физический объект — в случае электронной трудовой книжки. Вместо этого работодатель обязан оперативно и корректно передать сведения о трудовой деятельности (включая увольнение) в Социальный фонд России. Ответственность за своевременность и точность этих сведений лежит на работодателе.

Что делать сотруднику, если ему нужен документ?

Сотруднику с ЭТК для предъявления в банк, визовый центр или другую организацию необходимо:

1. Заказать выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР).
2. Получить её в отделении Социального фонда России (СФР) лично или через портал Госуслуг (если есть подтвержденная учетная запись).
3. Документ будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) сотрудника СФР и иметь юридическую силу.

Определите формат для каждого сотрудника: бумажный (если есть стаж до 2020 г. и нет заявления) или электронный (в остальных случаях).

При увольнении действуйте строго по формату: для бумажной — выдайте под расписку; для электронной, сдайте отчет в СФР и сообщите сотруднику.

Сохраняйте документы: для бумажной книжки — копию последней страницы; для электронной, подтверждение сдачи отчета ЕФС-1.

Информируйте сотрудников о том, как получить выписку из ЭТК, если она им нужна.

Уважайте заявление о переходе на электронный формат — это право работника.

Примечание: Статья актуальна на 2026 год. Всегда сверяйтесь с последними изменениями в законодательстве и разъяснениями Минтруда и СФР.