Ситуация, когда работник умирает, всегда тяжела для семьи. Одной из практических задач, которая встает перед родственниками и работодателем, является вопрос: куда и кому передать трудовую книжку умершего? Неправильное оформление может привести к проблемам при получении пенсии или других документов. В этой статье разберем порядок действий, правовые основы и частые вопросы.
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс и Правила
Основным документом, регулирующим этот вопрос, является Постановление Правительства РФ от № 1719 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…». Ключевое положение содержится в пункте 37 этих Правил.
«Трудовая книжка работника, прекратившего трудовые отношения с работодателем в связи со смертью работника либо признанием его умершим или безвестно отсутствующим, выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников».
Таким образом, закон прямо указывает на двух возможных получателей:
- Член семьи (супруг, дети, родители и т.д.), который лично приходит в организацию и предъявляет свидетельство о смерти.
- Любой родственник (братья, сестры, дедушки, бабушки и т.д.), который написал письменное заявление с просьбой выслать книжку по почте.
Порядок действий для работодателя: пошаговая инструкция
- Получение документа о смерти. Работодатель должен получить от родственников свидетельство о смерти (оригинал или нотариально заверенную копию). Это главный документ, подтверждающий факт.
- Оформление увольнения. На основании свидетельства о смерти издается приказ об увольнении (форма Т-5 или аналогичная). В приказе указывается основание: «в связи со смертью работника» (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
- Внесение записи в трудовую книжку. В трудовую книжку умершего вносится запись об увольнении с указанием даты смерти (как даты прекращения трудового договора) и основания. Пример: «Уволен в связи со смертью. ». Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации.
- Передача трудовой книжки.
- При личном обращении члена семьи: Трудовую книжку выдают под расписку. В расписке указываются ФИО лица, получившего документ, его паспортные данные, дата выдачи и подпись. Расписка хранится у работодателя в деле.
- При заявлении родственника о почтовой отправке: Трудовую книжку упаковывают в конверт, отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении. Копия заявления и почтовая квитанция также хранятся у работодателя.
Кто считается ближайшим родственником и членом семьи?
Закон не дает исчерпывающего перечня в данном контексте, но отсылает к Семейному кодексу РФ.
- Члены семьи (приоритетные получатели при личном обращении): супруг, дети (включая усыновленных), родители (усыновители), бабушки, дедушки, внуки, а также другие родственники и нетрудоспособные иждивенцы, проживавшие совместно с работником.
- Родственники (для почтовой отправки): все лица, связанные родством (братья, сестры, дяди, тети, племянники и т.д.).
Важно: Если несколько родственников претендуют на получение, работодатель вправе запросить нотариально заверенное соглашение между ними о том, кому передать документ, или решение суда. Это защитит организацию от возможных претензий.
Частые вопросы и спорные ситуации
Что делать, если обратились и мать, и жена?
По закону, при личном обращении может получить любой член семьи с свидетельством о смерти. Если оба претендуют на личный вызов, работодателю следует:
- Попросить стороны договориться между собой.
- В случае конфликта — потребовать нотариальное соглашение или судебное решение о передаче трудовой книжки конкретному лицу.
- Не отдавать документ до разрешения спора, чтобы не стать стороной в возможном судебном процессе.
Можно ли выдать трудовую книжку бывшей жене?
Да, если она является членом семьи (бывший супруг, не состоящий в браке, не считается членом семьи, если не проживал совместно и не был иждивенцем). Однако если она является родственником (что маловероятно), она может получить книжку только по почте по письменному заявлению. Для личного получения ей нужно доказать свой статус члена семьи (например, свидетельство о браке и факт совместного проживания).
Нужно ли вносить запись о смерти в саму трудовую книжку?
Нет. В трудовую книжку вносится стандартная запись об увольнении с указанием даты прекращения трудового договора (даты смерти) и основания. Фраза «умер» или «скончался» не используется. Запись должна быть корректной и соответствовать форме.
А что с заработной платой и другими выплатами?
Выплаты, начисленные работнику до дня смерти, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке, даже если их выплачивают наследникам после смерти. Порядок выплаты этих средств регулируется Гражданским кодексом РФ (наследственное право) и ТК РФ. Трудовая книжка, это отдельный документ.
Краткий итог и памятка для работодателя
- Основание для выдачи: только свидетельство о смерти (для личного получения) или письменное заявление родственника (для почтовой отправки).
- Кто получает: при личном обращении — член семьи; по почте — любой родственник по заявлению.
- Обязательно: оформить приказ об увольнении, сделать запись в трудовой книжке, получить расписку о выдаче.
- При споре родственников: не отдавайте книжку до предоставления нотариального соглашения или судебного решения.
- Запись в книжке: «Уволен в связи со смертью. [Дата смерти]».
Соблюдение этого порядка позволяет работодателю корректно выполнить свои обязанности и избежать юридических рисков, а родственникам — получить необходимый документ для дальнейших действий (назначение пенсии по случаю потери кормильца и т.д.).