В процессе работы кадрового отдела часто возникает необходимость передать трудовые книжки между сотрудниками, подразделениями или при изменении структуры организации. Правильное оформление этого процесса гарантирует сохранность трудовых отношений, соблюдение законодательных требований и минимизацию рисков потери или искажения данных.
Правовая основа
Основным документом, регулирующим порядок ведения и хранения трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда. В него включены:
- Пункт 27 – требования к оформлению актов приема‑передачи;
- Пункт 47 – порядок выдачи книжек при прекращении трудового договора;
- Пункт 6 – особенности заполнения сведений о работе и награждении.
С года вступил в силу обновлённый порядок, который в основном закрепил уже существующие нормы, но не внёс кардинальных изменений.
Виды передачи трудовых книжек
Передача может осуществляться в нескольких формах, в зависимости от ситуации:
- При приёме на работу – новый сотрудник получает свою трудовую книжку от предыдущего работодателя или из архива компании.
- При переводе между подразделениями – книжка передаётся в рамках внутреннего перемещения сотрудника.
- При увольнении – работник получает свою книжку на руки, а в кадровом отделе фиксируется акт передачи.
- При потере или повреждении – оформляется дубликат, а в акте указывается причина передачи.
Составление акта приема‑передачи
Акт – это официальный документ, фиксирующий факт передачи трудовых книжек из‑под ответственности одного сотрудника к другому. Оформление акта регулируется пунктом 27 Порядка.
Шаблон акта
В акте обычно указываются следующие реквизиты:
- Номер и дата акта;
- Сведения о передающем и получающем лице (ФИО, должность, подразделение);
- Список передаваемых документов (кол-во книжек, их номерные данные);
- Подписи сторон и печать организации (при наличии).
Для наглядности рассмотрим пример заполнения акта при передаче 28 книжек, из которых показаны только три.
Акт приема‑передачи трудовых книжек № ___ от "___" ______ 2026 г. От ______________________ (ФИО, должность) к ______________________ (ФИО, должность) В рамках передачи следующих трудовых книжек: № 102345 – Иванов И.И., отдел продаж; № 102346 – Петрова П.П., отдел бухгалтерии; № 102347 – Сидорова С.С., отдел ИТ. Подпись передающего ___________________ Дата _________ Подпись получающего ___________________ Дата _________ Печать ________________________________
Подписи и печать
В акте ставится подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать организации (или кадровой службы). Подпись освобождает нового кадрового работника от ответственности за отсутствие документов.
Ответственность сторон
Согласно пункту 27 Порядка, работник, потерявший свою трудовую книжку, обязан незамедлительно сообщить об этом в кадровый отдел. В случае утраты или повреждения:
- Оформляется дубликат;
- В акте указывается причина передачи;
- Работодатель вносит соответствующую отметку.
Несоблюдение требований может привести к административной ответственности и штрафу.
Практические рекомендации
Для обеспечения безошибочной передачи трудовых книжек рекомендуется:
- Завесить процесс передачи в локальном регламенте кадрового отдела;
- Вести электронный реестр передаваемых книжек с указанием даты, номера и получателя;
- Регулярно проверять соответствие актов требованиям Порядка;
- Обучать персонал правилам оформления актов и работе с дубликатами;
- Сохранять копии актов в архиве компании в течение установленного срока.
Передача трудовых книжек – важный и ответственный процесс, требующий строгого соблюдения установленных норм. Правильно оформленный акт, своевременное информирование сторон и документальное подтверждение передачи позволяют избежать юридических рисков и сохранить целостность кадровой документации.
Следуя рекомендациям, указанным в настоящей статье, кадровый отдел сможет эффективно управлять трудовыми книжками, обеспечивая их безопасность и соответствие требованиям законодательства.