В современном цифровом мире даже такие консервативные документы, как трудовые книжки, претерпевают изменения. Термин «переезд на трудовую книжку» в 2026 году чаще всего означает переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Это процесс, который позволяет работникам и работодателям отказаться от бумажного носителя в пользу защищенного цифрового формата.

Ниже мы подробно разберем, что такое ЭТК, как правильно оформить переход, какие записи вносятся в документы и можно ли вернуться к бумажному варианту.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина. Данные хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР).

Ключевые преимущества перехода на ЭТК:

• Безопасность данных: Сведения не потеряются, не сгорят при пожаре и не испортятся от воды.
• Доступность: Получить выписку можно за пару минут через портал Госуслуг, не обращаясь к работодателю.
• Мобильность: Идеально подходит для дистанционной работы и переездов в другие регионы.
• Прозрачность: Работник в любой момент может проверить актуальность записей о стаже.

> Важно: С 1 января 2021 года для всех впервые трудоустраивающихся граждан ведутся только электронные трудовые книжки. Бумажный формат для них не оформляется.

Как происходит «переезд»: Правила и сроки в 2026 году

На текущий момент (2026 год) в России действует смешанный формат ведения учета стажа. Однако отчетность во всех случаях подается работодателем в СФР только в электронном виде.

Варианты ведения книжки:

Только в электронном виде: Если работник подал заявление о переходе на ЭТК или трудоустроился впервые после 1 января 2021 года.
Одновременно в бумажном и электронном виде: Если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая и он не подавал заявления о переходе на электронный формат. В этом случае работодатель обязан вести оба формата параллельно.

Пошаговая инструкция: Как работнику перейти на ЭТК

Если вы хотите «переехать» на электронную трудовую, вам необходимо выполнить следующие действия:

Принять решение. Взвесить все плюсы и минусы отказа от бумажного носителя. Помните, что обратный путь может быть затруднен (см. раздел ниже).
Написать заявление. Сотрудник должен подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Получить бумажную книжку на руки. После подачи заявления работодатель обязан вернуть работнику его бумажную трудовую книжку.
Проверить данные. Убедитесь, что все записи в бумажном варианте верны перед тем, как забрать документ на хранение.

Инструкция для работодателя: Как оформить переход сотрудника

Работодатель несет ответственность за правильность оформления перехода. Ошибки могут привести к штрафам.

Алгоритм действий:

• Уведомление. Работодатель должен был уведомить сотрудников о праве выбора формата ведения трудовой книжки (для тех, кто еще не определился).
• Прием заявления. Принять от работника заявление о переходе на ЭТК.
• Внесение записи. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она велась) перед ее выдачей работнику.
• Выдача документа. Вернуть бумажную трудовую книжку работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
• Отчетность. Подать форму отчетности (СЗВ-Т или аналогичную в актуальном формате) в Социальный фонд России в электронном виде.

Запись о переходе: Образец и правила заполнения

Один из самых важных этапов — правильное внесение записи. Согласно Приказу Минтруда, запись о переходе на ЭТК вносится в бумажную трудовую книжку перед ее выдачей работнику.

Примерная структура записи:

• Графа 3 (Сведения о работе): «Подано письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
• Графа 4 (Основание): Ссылка на заявление работника с указанием его даты и номера (если ведется нумерация внутренних документов).
• Графа 5 (Дата): Дата внесения записи.

> Внимание: Записи о временных переводах в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) не вносятся. В документ попадают сведения только о постоянных переводах, приеме и увольнении.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Это один из самых частых вопросов. Согласно разъяснениям государственных органов и законодательству:

• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК и забрал бумажную трудовую на руки, вернуться к бумажному формату у текущего работодателя уже нельзя.
• При трудоустройстве к новому работодателю гражданин может предоставить бумажную трудовую книжку. Однако, если в системе СФР стоит отметка о выборе электронного формата, новый работодатель продолжит вести учет в электронном виде, а бумажную книжку будет хранить как архивный документ или использовать для внесения записей до даты перехода, если это потребуется по согласованию (хотя юридически приоритет остается за электронным реестром).
• Для тех, кто не писал заявления о переходе, бумажная трудовая продолжает вестись параллельно с электронной.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если бумажная трудовая утеряна?

В случае утери бумажного документа (после «переезда» на ЭТК это менее критично, так как основной массив данных в СФР), работнику следует обратиться в СФР или через Госуслуги за выпиской из электронной трудовой. Именно она будет основным подтверждением стажа.

Нужно ли заверять выписку из ЭТК?

Для большинства случаев (оформление кредита, визы, подтверждение стажа) достаточно электронной выписки, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью. Она равнозначна бумажному документу с печатью.

Кто несет ответственность за данные в ЭТК?

Работодатель обязан своевременно и достоверно передавать сведения в СФР. Если обнаружена ошибка, работодатель должен подать корректирующую отчетность.

«Переезд» на электронную трудовую книжку — это необратимый шаг в сторону цифровизации трудовых отношений. В 2026 году это наиболее удобный и безопасный способ хранения информации о стаже. Работникам рекомендуется тщательно проверить все данные перед подачей заявления о переходе, а работодателям — строго соблюдать регламент внесения записей и подачи отчетности, чтобы избежать юридических рисков.

Помните: данные в электронном виде защищены от физического уничтожения и всегда доступны вам, где бы вы ни находились.