В 2025‑2026 годах в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При приёме нового сотрудника работодателю необходимо оформить запись о переходе из бумажной трудовой книжки в электронный формат. Ниже приведён подробный разбор процесса‚ нормативные ссылки и образец записи‚ который можно использовать в бумажной трудовой книжке.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Электронный документ‚ содержащий всю историю трудовой деятельности работника.
• Ведётся в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 2022) и регламентируется Федеральным законом «О труде».
• Содержит те же сведения‚ что и бумажная трудовая книжка‚ но хранится в электронном виде в системе «Е‑Офис».

Когда и как оформляется переход?

1. Уведомление сотрудника – работодатель информирует нового сотрудника о возможности перехода на ЭТК.
2. Заявление сотрудника – работник подписывает заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку – работодатель делает запись о переходе‚ чтобы соблюсти требования Минтруда.
4. Выдача бумажной копии – сотруднику выдаётся подписанная запись‚ которую он хранит до перехода в электронный формат.
5. Переход в ЭТК – после согласования и подписания всех документов работник регистрируется в системе «Е‑Офис».

Нормативные акты‚ регулирующие запись о переходе

• Федеральный закон «О труде» от  г. № 1067‑И.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 2022).
• Приказ Минтруда РФ от  г. № 45 «Об утверждении Порядка перехода на электронную трудовую книжку».
• Постановление Правительства РФ от  г. № 547 «Об утверждении правил регистрации и хранения электронных трудовых книжек».

Образец записи в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже приведён шаблон‚ который можно скопировать в бумажную трудовую книжку. Важно‚ чтобы запись была выполнена в соответствии с требованиями Порядка № 2022.

№ 1. ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

Дата перехода: 
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Наименование организации: ООО «РосТорг»
Номер и дата приказа о приёме на работу: № 123 от 
Номер и дата приказа о переходе на ЭТК: № 456 от 
Подпись руководителя: _______________________
Подпись сотрудника: _______________________

Важные моменты:

• Запись должна быть сделана в отдельной строчке‚ как указано в Порядке.
• В поле «Номер и дата приказа о переходе на ЭТК» указывается приказ‚ который оформляется одновременно с приёмом на работу.
• Подписи руководителя и сотрудника обязательны.
• В случае отказа сотрудника от перехода запись о переходе не ставится‚ а в трудовой книжке фиксируется только приём на работу.

Как оформить заявление сотрудника о переходе на ЭТК

Ниже пример заявления‚ которое сотрудник подписывает при приёме на работу.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ прошу перейти из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку в соответствии с Порядком № 2022 и приказом Минтруда № 45 от .


Подпись: _______________________

Что делать‚ если сотрудник подал заявление в день приёма?

1. Сразу же оформить запись о приёме на работу в бумажной трудовой книжке.
2. В той же строке добавить запись о переходе на ЭТК‚ как указано в образце выше.
3. Выдать сотруднику копию записи и получить подпись.
4. Зарегистрировать сотрудника в системе «Е‑Офис» и передать данные в электронный реестр.

Как проверить корректность записи?

• Проверьте наличие всех обязательных полей: даты‚ номера приказов‚ подписи.
• Убедитесь‚ что запись соответствует требованиям Порядка № 2022.
• Сохраните копию записи в электронном архиве отдела кадров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли перейти на ЭТК позже‚ после приёма? – Да‚ но в таком случае запись о переходе делается в отдельной строке‚ а не в той же‚ что о приёме.
2. Что делать‚ если сотрудник отказался от перехода? – Не ставьте запись о переходе‚ но обязательно оформите приём на работу.
3. Как хранить бумажную копию записи? – В соответствии с Порядком № 2022 хранить в течение 30 лет.
4. Можно ли использовать шаблон из интернета? – Да‚ но обязательно адаптировать под конкретную организацию и проверить на соответствие актуальным нормативам.

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Правильное оформление записи в бумажной трудовой книжке обеспечивает законность и прозрачность процесса‚ а также упрощает контроль со стороны государственных органов. Следуйте приведённому образцу и инструкциям‚ чтобы избежать ошибок и обеспечить корректный переход для ваших сотрудников.

Если у вас возникли вопросы по конкретным деталям оформления‚ обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в службу поддержки «Е‑Офис».