Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам. Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от и требует от работодателей обязательного формирования и подачи в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) отчета по форме СЗВ-ТД. На 2026 год система электронных трудовых книжек (ЭТК) полностью функционирует, и все работодатели обязаны соблюдать установленные правила ведения и отчетности.

Что такое СЗВ-ТД?

СЗВ-ТД — это Сведения о трудовой деятельности, форма отчетности, которую работодатель обязан направлять в ПФР для формирования и обновления электронных трудовых книжек своих сотрудников.

Этот отчет содержит информацию о:

приеме на работу;
увольнении;
переводе на другую постоянную работу;
изменении наименования должности, профессии или структурного подразделения;
выборе работником формы ведения трудовой книжки — электронной или бумажной.

СЗВ-ТД — это не просто отчет, а основа для формирования электронной трудовой книжки в информационной системе ПФР. Все записи, которые ранее делались вручную в бумажной книжке, теперь автоматически формируются на основе данных, переданных работодателем через СЗВ-ТД.

Когда нужно подавать СЗВ-ТД?

Сроки подачи СЗВ-ТД зависят от типа кадрового события. Ниже приведены актуальные на 2026 год сроки:

Срочная подача (в течение 1 рабочего дня)

Отчет СЗВ-ТД необходимо направить в ПФР в течение одного рабочего дня после наступления следующих событий:

прием на работу нового сотрудника;
увольнение сотрудника;
перевод сотрудника на другую постоянную должность (с изменением структурного подразделения или функций);
изменение наименования должности, профессии или структурного подразделения;
выбор работником электронной трудовой книжки (подача заявления).

Подача в установленные сроки (не позднее 15-го числа следующего месяца)

Если кадровое изменение не относится к вышеуказанным срочным случаям, отчет подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например:

если перевод сотрудника произошел 10 марта — отчет подается до 15 апреля;
если изменение наименования должности — 25 февраля — отчет подается до 15 марта.

Важно! Даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан формировать и передавать СЗВ-ТД для всех сотрудников — включая тех, кто не перешел на электронный формат. Это требование закона.

Как работники выбирают форму трудовой книжки?

Согласно законодательству, каждый работник имеет право выбрать:

Электронную трудовую книжку, все сведения о трудовой деятельности хранятся в ПФР и доступны через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
Бумажную трудовую книжку — традиционный формат, который хранится у работника или в архиве организации.

Правила выбора на 2026 год:

Работники, трудоустроенные до 31 декабря 2020 года, могли подать заявление о выборе формы до 31 декабря 2020 года. Если заявление не подавалось — автоматически сохраняется бумажная трудовая книжка.
Работники, принятые на работу с 1 января 2021 года, при заключении трудового договора обязаны выбрать форму ведения трудовой книжки. Если выбор не сделан — автоматически формируется электронная трудовая книжка.
Работники могут сменить выбор в любое время, подав новое заявление. При этом предыдущая форма (бумажная или электронная) не уничтожается — все сведения сохраняются в системе ПФР.

Пример: Сотрудник Иванов подал заявление 15 марта 2026 года о переходе с бумажной трудовой на электронную. Работодатель обязан в течение одного рабочего дня (до 16 марта) сформировать и отправить СЗВ-ТД с отметкой о смене способа ведения.

Как заполнять СЗВ-ТД?

Форма СЗВ-ТД содержит следующие обязательные реквизиты:

Основные поля:

Реквизиты работодателя, ОГРН, ИНН, наименование, адрес;
Реквизиты работника, ФИО, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные;
Дата события — дата приема, увольнения, перевода и т.д.;
Код события — цифровой код, соответствующий типу кадрового изменения (например, 01 — прием, 02 — увольнение, 03 — перевод, 04 — смена способа ведения);
Наименование подразделения, должности, профессии — как указано в трудовом договоре;
Основание для изменения — номер приказа, дата приказа.

Особенности при смене формы трудовой книжки:

Если работник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в поле «Код события» указывается 04, а в поле «Основание» — номер и дата заявления работника. В этом же отчете указываются все предыдущие сведения о трудовой деятельности, которые уже были в бумажной книжке (если они не передавались ранее).

Пример заполнения:

Сотрудник Петров А.П. (СНИЛС: 123-456-789 10) подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Приказ № 15 от . В СЗВ-ТД указывается:

Код события: 04
Дата события:
Основание: заявление № 1 от
Должность: бухгалтер
Подразделение: бухгалтерия

Как передавать СЗВ-ТД?

СЗВ-ТД передается в ПФР только в электронной форме через:

Специализированные программы: 1С:Зарплата и управление персоналом, СБИС, Контур.Экстерн, Такском и др.;
Личный кабинет работодателя на сайте ПФР (с ЭЦП);
Телекоммуникационные каналы связи (ТКС) с использованием ЭЦП.

Важно! Отчеты без электронной цифровой подписи (ЭЦП) не принимаются. ЭЦП должна быть выдана уполномоченному лицу (например, директору или главному бухгалтеру) и зарегистрирована в ПФР.

Что такое СТД-Р?

Помимо СЗВ-ТД, работодатель обязан выдавать каждому сотруднику форму СТД-Р — Сведения о трудовой деятельности в бумажном виде.

СТД-Р выдается:

при приеме на работу — если работник выбрал электронную трудовую;
при увольнении — всем сотрудникам, независимо от формы трудовой книжки;
по запросу работника — в течение 3 рабочих дней.

СТД-Р содержит те же сведения, что и СЗВ-ТД, но в удобной для сотрудника форме — с печатью и подписью работодателя. Это документ, подтверждающий трудовой стаж, который работник может предоставить при оформлении пенсии, кредита или при трудоустройстве.

Что делать с бумажными трудовыми книжками?

Даже если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, бумажная книжка не уничтожается. Она остается у работодателя в архиве на срок хранения личного дела — не менее 75 лет.

Все записи, сделанные в бумажной книжке до перехода на электронную форму, должны быть внесены в систему ПФР через СЗВ-ТД. После этого в электронной трудовой книжке появляется полная история трудовой деятельности.

Частые ошибки работодателей в 2026 году

Не подавать СЗВ-ТД при смене должности — даже если сотрудник остался в том же подразделении, но изменилось наименование должности — это обязательное событие.
Игнорировать заявления работников — если работник подал заявление о переходе на электронную книжку, но работодатель не отправил СЗВ-ТД — это нарушение закона.
Не выдавать СТД-Р при увольнении — штраф за отсутствие СТД-Р при увольнении может составить до 50 000 рублей для организации.
Отправлять СЗВ-ТД без ЭЦП — отчет не будет принят ПФР, и будет считаться несданным.
Не вести сведения о трудовой деятельности для всех сотрудников, даже если сотрудник выбрал бумажную книжку, СЗВ-ТД подается обязательно.

Штрафы за нарушения

За нарушение сроков или порядка подачи СЗВ-ТД предусмотрены штрафы:

Для организации: от 30 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение;
Для должностного лица: от 1 000 до 5 000 рублей;
За несвоевременную передачу СТД-Р: до 50 000 рублей.

ПФР активно использует автоматизированный контроль. Несданные или некорректные отчеты отмечаются в системе, и работодателю приходит уведомление с требованием устранить нарушение.

Переход к электронным трудовым книжкам: как и когда подавать СЗВ-ТД