В России в последние годы произошёл значительный переход от бумажной трудовой книжки к её цифровой версии․
Ниже вы найдёте подробный разбор того, когда именно начался обязательный режим ведения только электронной трудовой книжки (ЭТК), какие изменения в законодательстве привели к этому, а также как работодатели и работники могут ориентироваться в новых правилах․
Исторический контекст перехода
- 1 января 2020 года – в России начался пилотный режим внедрения электронных трудовых книжек․ Работодатели получили возможность вести записи в цифровом формате, но бумажная версия оставалась обязательной․
- 1 января 2021 года – обязательный режим для новых трудовых отношений․ С этого дня все новые трудовые договоры оформляются с возможностью ведения записей только в электронной форме, если работник не выразил письменного отказа․
- 1 января 2022 года – полный переход для работников, которые впервые трудоустраиваются․ Для них бумажная трудовая книжка больше не создаётся, а только электронная․
- 1 января 2026 года – завершение переходного периода․ По закону большинство работодателей и работников окончательно перейдут на цифровой формат ведения трудового стажа․
Законодательные основы
Переход к электронным трудовым книжкам регулируется рядом нормативных актов:
- Федеральный закон «Об обязательном использовании электронных трудовых книжек» от г․ № 441-ФЗ․
- Приказ Минтруда РФ от г․ № 1060 «Об утверждении порядка внедрения электронных трудовых книжек»․
- Постановление Правительства РФ от г․ № 1 «Об обязательном использовании электронных трудовых книжек»․
Эти акты закрепляют:
- обязательность создания ЭТК для всех новых работников, начиная с 1 января 2021 года;
- обязательность ведения записей только в электронной форме для работников, которые впервые трудоустраиваются после 31 декабря 2020 года;
- право работника отказаться от бумажной версии, если он желает․
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
При приёме на работу работодателю необходимо:
- Провести проверку в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) на наличие уже существующей записи․
- Если запись отсутствует, оформить электронную трудовую книжку в течение три‑пяти рабочих дней после заключения трудового договора․
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет в системе «Госуслуги» или через приложение работодателя․
Для работодателя важно убедиться, что все данные, включая дату начала работы, должность, оклад и другие сведения, корректно внесены в электронную форму․ Ошибки могут привести к проблемам при проверке трудового стажа․
Исключения и особенности
- Отказ от бумажной версии – работник может подать письменное заявление о желании иметь только электронную трудовую книжку․ В этом случае бумажный документ не создаётся․
- Сотрудники, трудоустроенные до 31 декабря 2020 года – их трудовой стаж фиксируется в бумажной трудовой книжке․ При переходе на ЭТК в 2021‑2022 год эти записи сохраняются в бумажном виде, а новые записи ведутся только в электронном формате․
- Переходный период – с 1 января 2026 года переходный период заканчивается, и все новые трудовые договоры оформляются исключительно в электронном виде․
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процесс состоит из нескольких шагов:
- Подготовка документов – трудовой договор, паспорт, справка о предыдущем месте работы (если применимо)․
- Ввод данных в систему – кадровый специалист вводит информацию в электронную форму, которую проверяет работодатель․
- Подпись и подтверждение – после проверки работодатель подписывает электронную запись, а работник получает доступ к своей ЭТК․
- Сохранение копии – работник может скачать PDF‑копию своей ЭТК для личного архива․
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Для получения выписки работник обращается в портал «Госуслуги» или в личный кабинет работодателя․ В выписке отражаются:
- Дата начала работы;
- Должность и место работы;
- Оклад и его изменения;
- Сведения о перерывах в трудовой деятельности․
Выписка имеет юридическую силу и может быть использована при оформлении новых трудовых договоров, получении пенсии и др․
Практические рекомендации для работодателей
- Обучите кадровый отдел работе с системой ЭТК, чтобы избежать ошибок при вводе данных․
- Проверьте наличие электронных записей для всех сотрудников, чтобы избежать конфликтов при проверке стажа․
- Обеспечьте доступ сотрудников к их ЭТК через безопасный канал (например, через «Госуслуги»)․
- Соблюдайте сроки ввода данных – в течение 3‑5 рабочих дней после заключения договора․
Практические рекомендации для работников
- Проверьте наличие записи в ЭТК сразу после начала работы․
- Сохраняйте копию выписки в личном архиве․
- При смене работы убедитесь, что все данные перенесены в новую ЭТК․
- Если вы хотите отказаться от бумажной трудовой книжки, подайте письменное заявление в работодателя․
С 1 января 2021 года в России действует обязательный режим ведения только электронной трудовой книжки для всех новых сотрудников․ С 1 января 2022 года переход к цифровому формату стал обязательным для тех, кто впервые трудоустраивается․ По 1 января 2026 года переходный период завершится, и большинство работников и работодателей полностью перейдут на электронный формат ведения трудового стажа․
Эта трансформация делает процесс оформления трудовых отношений более быстрым, прозрачным и удобным как для работодателей, так и для работников․ Следуйте рекомендациям, чтобы избежать ошибок и обеспечить корректное ведение вашего трудового стажа․