С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все записи о трудовой деятельности граждан будут храниться в электронном формате. Однако, несмотря на это, бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже существуют. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить запись в трудовой книжке при увольнении сотрудника, который переходит на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который был введен в России в 2020 году. Основные преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери данных — информация хранится в государственной системе и не может быть утеряна;
- Удобство доступа — работник может в любой момент получить доступ к своей трудовой истории через портал Госуслуг;
- Автоматическое обновление — записи вносятся в систему автоматически, что снижает риск ошибок;
- Экономия ресурсов — отпадает необходимость в хранении и ведении бумажных документов.
Важно! Сотрудник может выбрать, продолжать ли ему вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. Однако с 2026 года все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронную трудовую книжку.
Порядок действий при увольнении сотрудника, перешедшего на ЭТК
Подготовка к увольнению
Перед увольнением сотрудника, который выбрал электронный формат трудовой книжки, необходимо:
- Уточнить у сотрудника его выбор формата трудовой книжки. Если он уже перешел на ЭТК, то бумажная книжка может остаться без изменений, но новые записи будут вноситься в электронный формат.
- Проверить наличие записи о переходе на ЭТК в системе. Это можно сделать через портал Госуслуг или в личном кабинете работодателя на сайте Пенсионного фонда России.
- Подготовить приказ об увольнении с указанием причины и даты увольнения. В приказе необходимо сделать пометку о том, что сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки.
Оформление записи в трудовой книжке
При увольнении сотрудника, который выбрал электронный формат, в его бумажную трудовую книжку вносится следующая запись:
Пример записи:
«Сведения о трудовой деятельности с такого-то числа ведутся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».»
Эта запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Она подтверждает, что с определенной даты все новые записи о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном формате.
Внесение записи в систему ЭТК
После внесения записи в бумажную трудовую книжку необходимо:
- Внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку через программное обеспечение, предоставленное Пенсионным фондом России;
- Убедиться, что запись отобразилась в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг;
- Выдать сотруднику копию приказа об увольнении и справку о последнем месте работы (если требуется).
Особенности для сотрудников, работающих по совместительству
Если сотрудник работает как штатный работник и как внутренний совместитель, и он написал заявление на переход на электронную трудовую книжку, то:
- Запись о переходе на ЭТК делается в обоих местах работы;
- При увольнении с одного из мест работы в трудовой книжке делается соответствующая запись о прекращении трудовой деятельности на этом месте;
- Новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный формат.
Что делать, если сотрудник не перешел на ЭТК?
Если сотрудник не изъявил желания перейти на электронный формат, то:
- Все записи о его трудовой деятельности продолжают вноситься в бумажную трудовую книжку;
- При увольнении в трудовую книжку вносится стандартная запись об увольнении;
- Сотрудник может в любой момент перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за:
- Своевременное внесение записей в электронную трудовую книжку;
- Правильность оформления записей в бумажной трудовой книжке (если сотрудник не перешел на ЭТК);
- Соблюдение сроков передачи информации в Пенсионный фонд России;
- Конфиденциальность персональных данных сотрудников.
Важно! За несвоевременное внесение записей или нарушение порядка ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?
Нет, после перехода на электронный формат вернуться к бумажной трудовой книжке невозможно. Все новые записи будут вноситься только в электронный формат.
Что делать, если сотрудник утерял бумажную трудовую книжку?
Если бумажная трудовая книжка утеряна, то работодатель может выдать дубликат. Однако все новые записи будут вноситься в электронный формат.
Как сотрудник может проверить свои записи в ЭТК?
Сотрудник может проверить свои записи в электронной трудовой книжке через:
- Портал Госуслуг;
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России;
- Мобильное приложение «Госуслуги».
Нужно ли вносить запись об увольнении в ЭТК?
Да, при увольнении сотрудника необходимо внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку. Это делается через программное обеспечение, предоставленное Пенсионным фондом России.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России. При увольнении сотрудника, который выбрал электронный формат, необходимо правильно оформить записи как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке. Это поможет избежать ошибок и спорных ситуаций в будущем.
Работодатели должны своевременно обновлять информацию в обеих системах и следить за изменениями в законодательстве. Сотрудники, в свою очередь, могут быть уверены в сохранности своих данных и удобстве доступа к ним.
Помните: Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а новый формат ведения записей. Если сотрудник не перешел на ЭТК, то бумажная трудовая книжка продолжает действовать в прежнем режиме.