Переход на электронную форму ведения трудовой деятельности – актуальный вопрос для многих организаций. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодателю необходимо правильно оформить соответствующие документы и внести необходимые записи в бумажную (или уже существующую электронную) трудовую книжку.
Что требует закон
Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ от (изменения в трудовом законодательстве), работодатель может вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, но при этом необходимо оформить заявление работника о переходе на электронную форму.
- Заявление подаётся в письменной форме (можно в электронном виде, но с подписью).
- В заявлении указываются: название организации, Ф.И.О. директора, Ф.И.О. сотрудника, дата подачи и просьба о переходе на электронную трудовую книжку.
- Заявление вручается руководителю организации.
Как оформить запись в трудовой книжке
После получения заявления в кадровую документацию вносится запись о переходе на электронную форму. При этом:
- Указывается дата, проставленная в самом заявлении (это и есть дата перехода).
- Если сотрудник ранее подавал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, но впоследствии увольняется, запись о переходе всё равно должна быть сделана.
- Запись о переходе фиксируется в той же трудовой книжке, в которой ранее вносились сведения о работе.
Пошаговая инструкция для кадровой службы
Для корректного оформления перехода следует выполнить следующие действия:
- Проверка полученного заявления. Убедитесь, что в нём указаны все необходимые реквизиты (название организации, Ф.И.О. директора, Ф.И.О. сотрудника, дата подачи).
- Подтверждение даты начала электронного ведения. В заявлении должна быть указана дата, с которой бумажная трудовая книжка перестаёт использоваться.
- Внесение записи в трудовую книжку. В соответствующее поле вносится запись о переходе на электронную форму, с указанием даты.
- Обновление электронного архива. После внесения записи обновите электронный кадровый справочник.
- Уведомление сотрудника. Выдайте сотруднику подтверждение о внесённой записи и инструкцию по работе с электронной формой.
Частые вопросы и ответы
- Что делать, если заявление подано в день приёма на работу? В этом случае сначала оформляют запись о приёме, а затем – запись о переходе на электронную форму.
- Нужно ли издавать приказ о переходе? Нет, при переходе на электронную форму приказ не требуется; достаточно самого заявления и записи в трудовой книжке;
- Как вести электронную трудовую книжку? С года для новых сотрудников бумажная форма не используется – сразу создаётся электронная.
- Можно ли отменить переход? Отмена возможна только до момента внесения записи в трудовую книжку; после этого отмена требует нового заявления.
Пример заявления о переходе на электронную трудовую книжку
В ________________________ (наименование организации) от ________________________ (Ф.И.О. сотрудника) Заявление Я, ________________________ (Ф.И.О. сотрудника), прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат с даты «________________» (указать дату). С уважением, ________________________ (подпись)
Что делать дальше
После того как запись о переходе внесена, следует:
- Обновить внутренние регламенты по кадровому учёту.
- Обеспечить доступ к электронной версии трудовой книжки для сотрудника и уполномоченных лиц.
- Сохранить копию заявления в архиве компании (можно в электронном виде).
- Консультироваться с юристом, если возникнут сомнения в соблюдении требований закона.
Соблюдение этих шагов позволит избежать расхождений в кадровой документации и обеспечить законность перехода на электронную форму ведения трудовой деятельности.
Автор статьи: кадровый специалист, 23 мая 2026 г.